Entgeltfortzahlung: Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen

Der Arbeitgeber muss Beschäftigten das Gehalt weiterzahlen, wenn sie wegen Arbeitsunfähigkeit

• infolge Krankheit, 
• wegen nicht rechtswidriger Sterilisation oder eines nicht rechtswidrigen Schwangerschaftsabbruchs, 
• wegen Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen zulasten eines Sozialleistungsträgers

unverschuldet der Arbeit fernbleiben (EFZG).

Der Anspruch auf Gehaltsfortzahlung entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Sie besteht für jede Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen. Besteht wegen derselben Krankheit wiederholt Arbeitsunfähigkeit, ist der Anspruch auf insgesamt sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten begrenzt.

Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch besteht, wenn zwischen zwei Arbeitsunfähigkeitszeiten wegen derselben Erkrankung mehr als sechs Monate liegen oder zwölf Monate seit dem erstmaligen Eintritt der Arbeitsunfähigkeit vergangen sind.

Sie möchten wissen, ob Sie Vorerkrankungen anrechnen können?

Senden Sie uns bitte eine schriftliche Anfrage über den elektronischen Datenaustausch. Telefonisch dürfen wir Ihnen dazu keine Auskunft geben.

Das Gehalt ist in der Höhe fortzuzahlen, die der maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit entspricht. In der Vergangenheit geleistete Überstunden bleiben bei der Gehaltsfortzahlung unberücksichtigt.  

Tipp: Nutzen Sie den Fristenrechner um alle wichtigen Fristen zur Entgeltfortzahlung im Blick zu behalten.

Wenn Beschäftigte in Kurzarbeit krank werden, beachten Sie Folgendes: Tritt die Arbeitsunfähigkeit zu Beginn oder während der Kurzarbeit ein, übernimmt die Agentur für Arbeit die Gehaltsfortzahlung – in Form des Kurzarbeitergelds. Das gilt auch, wenn der Arbeitsausfall am selben Tag wie die Kurzarbeit beginnt. Waren Beschäftigte bereits vor Beginn der Kurzarbeit arbeitsunfähig, rechnen Sie das sogenannte Kurzarbeiter-Krankengeld nicht mit der Agentur für Arbeit ab, sondern direkt mit der zuständigen Krankenkasse. Hierfür steht Ihnen eine einheitliche Abrechnungsliste für Krankengeld bei Kurzarbeit zur Verfügung.

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Entgeltersatzleistungen zügig erhalten, benötigen die Sozialversicherungsträger zeitnah alle erforderlichen Informationen. An folgende Fristen sollten Sie sich bei der Meldung halten:

• bei Mutterschaftsgeld: zum Beginn des Mutterschutzes, also sechs Wochen vor dem geplanten Geburtstermin
• bei Krankengeld: wenn absehbar ist, dass Beschäftigte länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind und die Lohnfortzahlung endet
• bei Kinderkrankengeld: sobald ein Elternteil die Erkrankung eines Kindes dem Arbeitgeber mitteilt und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde
• bei Übergangsgeld: sobald Mitarbeitende beispielsweise eine Reha-Maßnahme beantragen oder einen Arbeitsunfall hatten 

Auch in allen anderen Fällen sollten Sie eine Meldung über den DA erstellen, sobald Sie erkennen, dass eine Entgeltersatzleistung eintreten wird.

Oftmals werden Sie auch von der Krankenversicherung Ihrer Beschäftigten erinnert, eine Meldung zu schicken.

Achten Sie darauf, dass Ihre Software immer die aktuellste Version des DA EEL nutzt. Der DA EEL und damit auch Ihre Software wird regelmäßig aktualisiert. Informieren Sie sich vorab auf der Website des GKV-Spitzenverbands über die aktuellste Version.

• Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Formularfelder korrekt und vollständig ausgefüllt haben. Unvollständige oder fehlerhafte Meldungen bedeuten zeitliche Verzögerung zulasten Ihrer Mitarbeitenden.
• Erstellen Sie rechtzeitig eine Meldung.
• Wenn Sie ein Problem mit dem Erstellen von Datensätzen feststellen, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Software-Hersteller.

Wenn Sie unsicher sind, welches Arbeitsentgelt Sie uns im DA mitteilen müssen und wie ein Dienstwagen bzw. ein E-Bike berücksichtigt werden, finden Sie weitere Informationen unter Arbeitsentgelt bzw. Firmen-PKW und E-Bike.

Um Vorerkrankungen von Ihren Beschäftigten anzufragen, senden Sie uns bitte einen Datensatz über den DA EEL. Telefonische Anfragen dürfen wir nicht beantworten.

• Wenn sich Mitarbeitende krankmelden, können Sie per Software eine Datenabfrage an die Barmer senden.
• Sobald die Barmer die AU-Daten von der Arztpraxis elektronisch erhalten hat, bekommen Sie diese als Antwort in Ihre Software zurück.
• Die Krankenkassen übermitteln den Firmen künftig neben reinen AU-Zeiträumen auch Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten sowie die Angabe, ob es sich um einen Unfall handelt.

Leider können die Krankenkassen Sie hier nicht unterstützen. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.

1. Nutzen Sie für die Abfrage am besten immer die Versicherungsnummer der Rentenversicherung (ehemals „Sozialversicherungsnummer“). Diese ist einmalig und in fast jedem Fall bei uns gespeichert. Hierdurch ist eine fehlerhafte Zuordnung nahezu ausgeschlossen.
2. Die Stammdaten Ihres Mitarbeiters bzw. Ihrer Mitarbeiterin müssen korrekt sein. Bei uns werden die Versichertendaten wie im Personalausweis gespeichert, d. h. mit zweitem Vornamen und ohne Abkürzung bzw. Spitznamen.
3. Beachten Sie, dass das Beginn-Datum der Arbeitsunfähigkeit je nach Sachverhalt unterschiedliche Bedeutungen hat. Bei erstmaliger Krankschreibung ist das Beginn-Datum der Krankschreibung anzugeben. Bei Folgekrankschreibungen das Datum des (vermuteten) nächsten Arztbesuchs nach Ablauf der vorherigen Krankschreibung.

• Suchen Sie im ersten Schritt den Kontakt zu Ihrem Mitarbeitenden, vielleicht liegt nur ein Verständigungsfehler vor. Falls dies nicht zutrifft, benötigen Sie im Zweifel eine Kopie der Krankschreibung.
• Bitte beachten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden nicht verpflichtet sind, die komplette Krankschreibung (inkl. Diagnose & Praxis) an Sie zu schicken.

Auf unserer Website zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben wir das Verfahren detailliert beschrieben und eine noch größere FAQ für Sie zusammengestellt.

• Der Kinderkrankentage sind auf 10 Arbeitstage pro Kind begrenzt. Bei mehreren Kindern beträgt der Anspruch maximal 25 Arbeitstage je Versicherte im Kalenderjahr. Bei Alleinerziehenden beträgt der Anspruch pro Kalenderjahr 20 Arbeitstage pro Kind bzw. 50 Arbeitstage bei mehreren Kindern.
• Für die Jahre 2024 und 2025 wurden die Kinderkrankentage auf 15 Arbeitstage pro Kind, bei Alleinerziehenden auf 30 Arbeitstage pro Kind erhöht. Bei mehreren Kindern ist der Anspruch auf 35 bzw. 70 Arbeitstage für Alleinerziehende begrenzt.
• Werden Versicherte während einer stationären Behandlung ihres Kindes als Begleitperson mit aufgenommen, weil es medizinisch notwendig ist, wird dieser Zeitraum nicht auf den Höchstanspruch angerechnet.

• Das Kinderkrankengeld beträgt 90 Prozent des ausgefallenen Netto-Gehalts. Es beträgt 100 Prozent, wenn Beschäftigte in den letzten 12 Monaten eine beitragspflichtige Einmalzahlung erhalten haben.
• Das maximale Kinderkrankengeld richtet sich nach der Beitragsbemessungsgrenze und ist im Jahr 2024 auf 120,75 Euro pro Tag begrenzt.
• Von dem errechneten Kinderkrankengeld werden noch Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen.