Wird Arbeitnehmern vom Arbeitgeber ein Kfz überlassen, so liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn es bzw. der Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt werden darf. Eine unentgeltliche Überlassung eines Kfz liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer das Kfz auf Veranlassung des Arbeitgebers least, dieser sämtliche Kosten trägt und im Innenverhältnis zum Arbeitnehmer allein über die Nutzung des Kfz bestimmt. Die Möglichkeit der Privatnutzung reicht aus, um einen geldwerten Vorteil anzunehmen.
Trägt der Arbeitgeber die Aufwendungen für ein privates Kfz des Arbeitnehmers, handelt es sich um eine Barlohnzuwendung und nicht um einen Nutzungsvorteil. Eine Besteuerung entfällt bei der Überlassung von Werkstatt- oder Montagewagen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug mit nach Hause nehmen darf, um direkt die Kunden/Einsatzstellen anfahren zu können. Gleiches gilt, wenn er danach an seinen Arbeitsplatz fährt. Dienstliche Fahrten führen nicht zur Einordnung als Arbeitslohn.
Berechnungsmethoden geldwerter Vorteil Firmen-PKW
Für die Ermittlung des Arbeitslohns aus der privaten Nutzung eines Firmenwagens kann zwischen zwei Berechnungsmethoden gewählt werden. Die einmal gewählte Methode darf für den Lohnsteuerabzug nur nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei einem Fahrzeugwechsel im laufenden Jahr gewechselt werden. Nutzt der Arbeitnehmer mehrere Kfz privat, darf er für jedes Fahrzeug entscheiden, nach welcher Methode der private Nutzungswert ermittelt werden soll, zum Beispiel für ein Fahrzeug individueller und für ein anderes Fahrzeug pauschaler Nutzungswert.
Methode 1 – Nachweis aller PKW-Kosten und der tatsächlichen Fahrleistung (§ 8 Abs. 2 S. 4 EStG):
Der Arbeitnehmer muss bei dieser Methode ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Es ist die Vorlage des lückenlos geführten Fahrtenbuchs im Original erforderlich. Die Erstellung des Fahrtenbuchs mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms wird vom Finanzamt nicht anerkannt.
Die Kosten für den Firmenwagen, wie Versicherung, Steuern, Treibstoff, Wartung, Reparaturen und die Abschreibung, müssen durch den Arbeitgeber festgehalten und anhand von Belegen nachgewiesen werden. Bei der Ermittlung der Gesamtkosten sind die Nettokosten des Fahrzeuges zzgl. Umsatzsteuer und Abschreibung maßgebend. Bei der Abschreibung kann abweichend von den Gewinnermittlungsgrundsätzen eine Nutzungsdauer von acht Jahren angenommen werden.
Der Arbeitslohn ergibt sich durch eine Verteilung der Gesamtkosten im Verhältnis der Fahrleistungen. Steuerpflichtig ist der Teil, der auf die privat gefahrenen Kilometer entfällt.
Auf den so berechneten Arbeitslohn können noch folgende Zahlungen des Arbeitnehmers angerechnet werden: pauschale oder kilometerbezogene Nutzungsvergütungen sowie Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten oder Sonderausstattungen. Höhere Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten können ggf. ins Folgejahr übertragen werden.
Methode 2 – Die 1-%-Regelung (§ 8 Abs. 2 S. 2, 3 und 5 EStG):
Der Arbeitslohn wird für jeden Monat pauschal mit 1 % des Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeuges zuzüglich der Sonderausstattung angesetzt. Der Listenpreis kann nicht um etwaige Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten gekürzt werden. Der Listenpreis ist auf volle 100 Euro abzurunden. Als Sonderausstattung wird nur diejenige berücksichtigt, die bereits werkseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung vorhanden war.
Nutzen mehrere Arbeitnehmer das Fahrzeug, ist der Vorteil entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen.
Zusätzlich ist der Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu ermitteln. § 8 Abs. 2 S. 3 EStG sieht hierfür ebenfalls alternativ zum Einzelnachweis eine am Listenpreis des Fahrzeugs orientierte pauschale Ermittlung vor. Der Vorteil wird für jeden Monat und Entfernungskilometer mit 0,03 % des Listenpreises angesetzt. Fährt der Arbeitnehmer nur sporadisch zur ersten Tätigkeitsstätte, ist der pauschale Ansatz von 0,03 % in der Regel überhöht, weshalb eine Einzelbesteuerung der Fahrten jeweils mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zugelassen wird. Der Arbeitgeber hat nach Abstimmung mit dem Arbeitnehmer insoweit jährlich ein Wahlrecht. Der Arbeitnehmer kann sich, gegebenenfalls auch im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung für eine andere als vom Arbeitgeber gewählte Methode entscheiden. Pauschale Nutzungsentgelte des Arbeitnehmers mindern den zu versteuernden Vorteil. Zudem mindern auch vom Arbeitnehmer selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (zum Beispiel Treibstoffkosten) den Nutzungswert (BMF-Schreiben vom 03.03.2022). Die bloße Weiterbelastung einzelner Kfz-Kosten führt dagegen nicht zu einer Vorteilsminderung.
Übersteigt der ermittelte pauschale Nutzungswert die insgesamt entstandenen Kosten für das Fahrzeug, ist der Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des Kfz anzusetzen, wenn nicht aufgrund des Einzelnachweises ohnehin ein geringerer Ansatz möglich ist (sogenannte Kostendeckelung).
Sonderregelungen bei Elektro-Dienstwagen
Seit 1.1.2019 werden für nach dem 31.12.2018 und bis zum 31.12.2030 neu angeschaffte oder geleaste Elektro-Dienstwagen der Listenpreis dieser bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils pauschal zur Hälfte angesetzt. Für extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge gilt die halbierte Bemessungsgrundlage nur dann, wenn sie eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer haben oder ihre Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 40 Kilometer beträgt. Für Hybridfahrzeuge ist zu beachten, dass deren vorgenannte Reichweite ab 2022 mindestens 60 und ab 2025 mindestens 80 Kilometer betragen soll. Ist ein Hybridelektrofahrzeug danach nicht begünstigt, gilt wie bisher der Nachteilsausgleich.
Für vor und nach dem oben genannten Zeitraum angeschaffte oder geleaste begünstigte Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt der "Nachteilsausgleich" unverändert weiter. Danach darf die Bemessungsgrundlage für das Kraftfahrzeug durch pauschale Beträge um die Kosten des Batterie- beziehungsweise Brennstoffzellensystems gemindert werden.
Für reine Elektrofahrzeuge, die nach dem 31.12.2018 angeschafft bzw. erstmals überlassen worden sind, kann ab 2024 bei Anschaffungskosten bis 70.000 Euro nur ein Viertel des Listenpreises als Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils angesetzt werden.
Regelungen zum Firmen-E-Bike
Überlässt der Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses ein Dritter dem Arbeitnehmer ein Elektrofahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung, gehört dieser Vorteil grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Zur Erleichterung der Besteuerung regeln gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 09.01.2020, wie der Arbeitgeber diesen geldwerten Vorteil vereinfacht ermitteln kann (BStBl I 2020 Seite 174). Seit 2019 bleiben vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, steuerfrei (§ 3 Nummer 37 EStG). Begünstigt sind ab 1.1.2019 bis zum 31.12.2030 angeschaffte Fahrräder.
Diese Steuerfreiheit umfasst das "übliche" Dienst-Fahrrad (ohne Elektroantrieb) sowie das Dienst-Elektrofahrrad, wenn es verkehrsrechtlich als Fahrrad einzuordnen ist (zum Beispiel keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht, zulässige Geschwindigkeit bis zu 25 Kilometer pro Stunde).
Andernfalls (Fahrrad erreicht Geschwindigkeiten von über 25 Kilometer pro Stunde, Kennzeichenpflicht) gelten die für Firmenwagen zu beachtenden Regelungen (1/4 Listenpreis).
Private Anbieter von (Leasing-) Elektrofahrräder haben aus dieser Vereinfachungsregelung ein „Dienstradmodell“ mit einer Gehaltsumwandlung entwickelt.
Für die Fahrradübereignung gelten Sonderregelungen. Der Arbeitgeber kann nach § 40 Absatz 2 Seite 1 Nummer 7 EStG die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschalieren, wenn er dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn ein betriebliches Fahrrad, das kein Kfz ist, unentgeltlich oder verbilligt übereignet.