Durch das Umlageverfahren U1 erhalten Kleinunternehmen Aufwendungen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erstattet. Einbezogen sind Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten.
Was ist das Umlageverfahren U1?
Bei krankheitsbedingten Arbeitsausfällen haben Arbeitnehmer mit wenigstens vierwöchiger Betriebszugehörigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für mindestens sechs Wochen im Jahr.
Um in solchen Fällen entlastet zu sein, entrichten Unternehmen, die bis zu 30 Arbeitnehmer beschäftigen, Umlagebeiträge und können im Gegenzug Erstattungsansprüche geltend machen. Die Teilnahme am Ausgleichsverfahren entsteht kraft Gesetz und ist nicht von einem förmlichen Feststellungsbescheid abhängig.
Wie funktioniert die U1 Umlage?
Die Umlagepflicht wird zu Beginn eines Kalenderjahres für dessen Dauer festgelegt. Jeder Arbeitgeber prüft selbst, ob die Voraussetzungen zur Teilnahme am U1-Verfahren vorliegen. Die Arbeitnehmerzahl ist dabei entscheidend.
- Es nehmen diejenigen Arbeitgeber am Verfahren teil, die im vergangenen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hatten.
- Hat ein Betrieb nicht während des ganzen Vorjahres bestanden, nimmt er am Ausgleich teil, wenn in der überwiegenden Anzahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren.
- Im laufenden Kalenderjahr neu gegründete Unternehmen sind beteiligt, wenn anzunehmen ist, dass die Zahl der Beschäftigten während der überwiegenden Kalendermonate des Kalenderjahres der Neueinrichtung 30 nicht überschreiten wird.
Beispiel: Ein Unternehmen hat 2018 von Januar bis September (neun Monate) jeweils nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigt. Damit nimmt die Firma für das Jahr 2019 am U1-Verfahren teil.
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U1 Umlage: Ermittlung der Arbeitnehmeranzahl
Im Prinzip lässt sich die Frage, welche Mitarbeiter am U1-Verfahren teilnehmen, ganz einfach beantworten: Wer als Beschäftigter Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) hat, den darf/muss der Arbeitgeber zu der für das U1-Verfahren relevanten Anzahl von Arbeitnehmern hinzurechnen.
Für die Ermittlung der Arbeitnehmeranzahl werden u.a. Schwerbehinderte und Auszubildende (einschließlich Praktikanten und Volontäre) nicht mitgezählt.
Hinweis: Wird die Grenze von 30 anrechenbaren Beschäftigten nicht überschritten, sind auch für Auszubildende und Schwerbehinderte Umlagebeiträge zu zahlen. Im Gegenzug können dann auch Erstattungsansprüche geltend gemacht werden.
Teilzeitbeschäftigte werden anteilig berücksichtigt:
- bis zu 10 Stunden: Faktor 0,25
- bis zu 20 Stunden: Faktor 0,5
- bis zu 30 Stunden: Faktor 0,75
Diese Grundsätze gelten auch für geringfügig Beschäftigte, unabhängig davon, ob ansonsten Versicherungsfreiheit besteht.
Schwankt die Arbeitszeit von Woche zu Woche, dann ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit in den einzelnen Kalendermonaten im Wege einer Durchschnittsberechnung zu ermitteln.
Beispiel: Ein Unternehmen beschäftigt:
- 25 Vollzeitkräfte mit 40 Wochenstunden regelmäßige Arbeitszeit (Faktor 1,00)
- 2 Teilzeitkräfte mit 20 Wochenstunden regelmäßige Arbeitszeit (Faktor 0,50)
- 3 Teilzeitkräfte mit 10 Wochenstunden regelmäßige Arbeitszeit (Faktor 0,25)
- 1 Azubi mit 40 Wochenstunden regelmäßige Arbeitszeit (keine Anrechnung)
- 1 Schwerbehinderten mit 40 Wochenstunden regelmäßige Arbeitszeit (keine Anrechnung)
Somit hat der Betrieb 26,75 (25,00 + 1,00 + 0,75) anrechenbare Arbeitnehmer. Demnach wird für den Beispielmonat die Zahl von 30 Mitarbeitern nicht überschritten. Umlagebeträge sind für alle 32 Beschäftigten zu zahlen.
Umlagepflicht feststellen
Wenn Zweifel über eine Teilnahmepflicht bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Krankenkasse. In Einzelfällen können Arbeitgeber ein förmliches Feststellungsverfahren zur Teilnahmepflicht am Ausgleichsverfahren beantragen.
Den Feststellungsbogen können Sie hier herunterladen oder bei Ihrer Geschäftsstelle anfordern. Anhand der Angaben im Feststellungsbogen wird dann geprüft, ob Teilnahmepflicht besteht.
Umlagepflicht: Wer muss Umlage 1 zahlen?
Liegen die Voraussetzungen für die Teilnahme Ihres Betriebes vor, müssen Sie die Umlagebeiträge an die zuständige Krankenkasse entrichten. Sie dokumentieren Ihre Teilnahme am Umlageverfahren mit der Abrechnung der Umlagebeiträge über den Beitragsnachweis.
Hinweis: Die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung beziehen seit jeher die Prüfung des Umlageverfahrens in die "Beitragsüberwachung" (Betriebsprüfungen) ein. Wird die Umlagepflicht erst bei einer solchen Prüfung nachträglich festgestellt, führt dies zur Nachforderung von Umlagebeiträgen.
Erstattungsanspruch beim U1 Umlageverfahren
Beim U1-Verfahren kann maximal ein Arbeitsentgelt in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung berücksichtigt werden. Bei der Erstattung ist vom Bruttoarbeitsentgelt auszugehen. Erstattet wird auf Antrag des Arbeitgebers, sobald er Arbeitsentgelt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz gezahlt hat.
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sowie Überstundenvergütungen und -zuschläge sind nicht zu berücksichtigen. Die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen werden nicht erstattet. Ebenso können Aufwendungen eines Arbeitgebers für Zeiten, in denen ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin wegen Erkrankung eines Kindes keine Arbeitsleistung erbracht hat, nicht erstattet werden.
Der Erstattungsanspruch besteht nur für die ersten sechs Wochen, in denen das Entgelt weitergezahlt wird. Nicht dazu gehört zum Beispiel Arbeitsentgelt, das auf Grund tarif- oder arbeitsvertraglicher Regelungen
- für einen Zeitraum von mehr als sechs Wochen fortgezahlt bzw.
- bei Arbeitsunfähigkeit in den ersten vier Wochen eines Arbeitsverhältnisses gezahlt wird.
Hinweis: Stellt ein/e Arbeitnehmer/in die Arbeitsleistung krankheitsbedingt während eines Arbeitstages oder einer Arbeitsschicht ein, so basiert das für die ausgefallenen Arbeitsstunden gezahlte Arbeitsentgelt nicht auf dem EFZG. Die Sechs-Wochen-Frist sowie der Erstattungszeitraum beginnen demnach erst am Folgetag.