Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – das sollten Arbeitgeber wissen

• Wenn sich Mitarbeitende krankmelden, können Sie per Software eine Datenabfrage an die Barmer senden.
• Sobald uns die AU-Daten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie diese als Antwort in Ihre Software zurück.
• Die Krankenkassen übermitteln den Firmen künftig neben reinen AU-Zeiträumen auch Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten sowie die Angabe, ob es sich um einen Unfall handelt.

Leider können die Krankenkassen Sie hier nicht unterstützen. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.

Der Datenaustausch ist eine gesetzliche Pflicht für alle gesetzlichen Krankenkassen und Firmen, andere Übermittlungsformen sind datenschutzrechtlich nicht zulässig.

Sollte Sie Schwierigkeiten bei der technischen Umsetzung bzw. mit der eingesetzten Software haben, können Sie das SV-Meldeportal der Firma ITSG einsetzen.

Leider können die Krankenkassen hier keine Hilfe leisten. Wir haben keinen Einblick in die einzelnen Softwareprodukte am Markt. Hierfür wenden Sie sich bitte an Ihre IT, Ihren IT-Dienstleister oder den Softwareanbieter.

Als Faustregel gilt: Eine Abfrage der AU-Daten ist ab dem Tag nach der AU-Ausstellung am sinnvollsten.

Fragen Sie AU-Daten ab, wenn Beschäftigte zu diesem Zeitpunkt bereits verpflichtet sind, die Arbeitsunfähigkeit durch die ärztliche Praxis feststellen zu lassen. Daher sollte die Abfrage frühestens einen Tag nach Ausstellung erfolgen. Bei einer Folge-Krankschreibung empfehlen wir, eine Abfrage frühestens 1 Kalendertag nach dem bisherigen Ende der Arbeitsunfähigkeit zu stellen.

1. Nutzen Sie für die Abfrage am besten immer die Versicherungsnummer der Rentenversicherung (ehemals „Sozialversicherungsnummer“). Diese ist einmalig und in fast jedem Fall bei uns gespeichert. Hierdurch ist eine fehlerhafte Zuordnung nahezu ausgeschlossen.
2. Die Stammdaten Ihres Mitarbeiters bzw. Ihrer Mitarbeiterin müssen korrekt sein. Bei uns werden die Versichertendaten wie im Personalausweis gespeichert, d. h. mit zweitem oder dritten Vornamen und ohne Abkürzung bzw. Spitznamen.
3. Beachten Sie, dass das Beginn-Datum der Arbeitsunfähigkeit je nach
   Sachverhalt unterschiedliche Bedeutungen hat. Bei erstmaliger Krankschreibung ist das Beginn-Datum der Krankschreibung anzugeben.
   Bei Folgekrankschreibungen das Datum des (vermuteten) nächsten
   Arztbesuchs nach Ablauf der vorherigen Krankschreibung.

Grundsätzlich können wir Ihnen im Verfahren AU-Daten ab dem 01.10.2021 zur Verfügung stellen. Bei unserer Antwort ist auch eine direkte Ansprechperson vor Ort genannt.

Inhaltlich dürfen wir Ihnen im Verfahren ausschließlich unveränderte Krankheitszeiten übermitteln, die entweder:

• aus einer übermittelten eAU (neue, reguläre „Krankschreibung“) resultiert,
• automatisch aus einer Papierkrankschreibung ausgelesen werden konnte (z. B. wenn eine Störung im eAU-Verfahren vorliegt),
• aufgrund einer stationären Krankenhausbehandlung von einem Krankenhaus übertragen wurde.

Händisch zu erfassenden sonstige Papierbescheinigungen (z. B. Bescheinigungen, die nicht auf einem GKV-Muster e01 ausgestellt wurden), ausländische Krankschreibungen, Zeiten einer ambulanten Behandlung im Krankenhaus oder Zeiten einer Rehabilitation können aus rechtlichen Gründen nicht abgefragt werden.

Unverändert bedeutet, dass jeder Fehler innerhalb einer eAU oder Fehler, die bei der Digitalisierung von Papier-Bescheinigungen aufgetreten sind, mit an Sie zu übermitteln sind. Jegliche Korrekturen die wir, z. B. nach Rücksprache mit der Praxis oder Sichtung des digitalisierten Vordrucks, vornehmen, dürfen wir bei der Übermittlung nicht berücksichtigen.

Das bedeutet aber auch, dass selbst bei einer legitimen Reklamation über falsche Daten keine Korrektur erfolgen darf. Ausnahme: Eine eAU würde von der Praxis storniert und neu gemeldet werden.

Jede Anfrage durchläuft immer drei fachliche Prüfungen:

Prüfschritt 1:

Stimmt der Beginn des von Ihnen angefragten AU-Zeitraums (AU ab AG) mit dem Tag des Beginns des uns vorliegenden AU-Zeitraums bzw. stat. Krankenhausaufenthalts überein, übermitteln wir Ihnen diesen AU-Zeitraum.

Werden mehrere passende AU-Datensätze gefunden, werden mehrere Rückmeldungen erstellt und es geht zusätzlich mit Prüfschritt 2 weiter. Konnte keine passende Rückmeldung ermittelt werden, wird ebenfalls mit Prüfschritt 2 fortgefahren. 

Prüfschritt 2:

Konnte mit Prüfschritt 1 kein passender Zeitraum festgestellt werden oder in Prüfschritt 1 wurden mehrere parallele AU-Zeitenträume gefunden, dann prüfen wir zusätzlich, ob der Beginn des vom Arbeitgeber angefragten AU-Zeitraums in einen bei uns vorliegenden Zeitraum, aber nicht genau auf den Beginn, fällt. 

Beispiel 1:

• AU ab AG: 25.10.2021
• Krankschreibung A: 25.10. – 05.11.2021
• Krankschreibung B: 01.11. – 14.11.2021

Ergebnis: Mit Prüfschritt 1 wird keine AU-Zeit ermittelt. In Prüfschritt 2 wird Krankschreibung A gefunden und dem AG gemeldet. 

Beispiel 2:

• AU ab AG: 01.11.2021
• Krankschreibung A: 25.10. – 05.11.2021 
• Krankschreibung B: 01.11. – 14.11.2021 
• Stationäre KH-Behandlung: 01.11. – 10.11.2021

Ergebnis: Es sind alle drei AU-Zeiten dem AG zu melden. In Prüfschritt 1 werden Krankschreibung B und die stat. KHB gefunden. Prüfschritt 2 wird wegen dem Fund paralleler AU-Zeiten ausgeführt. Dabei wird zusätzlich Krankschreibung A ermittelt.

Prüfschritt 3:

Nur sofern kein passender AU-Zeitraum bzw. stat. KHB mit den Prüfschritten 1 und 2 festgestellt wird, prüfen wir, ob der Beginn des von Ihnen angefragten Zeitraums (AU ab AG) maximal 5 Kalendertage nach dem Beginn eines AU-Zeitraums bei uns liegt. In diesem Prüfschritt sind folglich AU-Zeiten zu übermitteln, die ein Beginn Datum im Zeitraum AU ab AG +1 Tag bis AU ab AG +5 Tage aufweisen. Liegt innerhalb dieses Zeitintervalls eine AU-Zeit vor, übermitteln wir diese. Im Feld „AU-seit“ wird der vom Vertragsarzt bzw. Krankenhaus übermittelte und vom und vom Arbeitgeber abweichende Beginn der Arbeitsunfähigkeit übermittelt. 

Beispiel 3:

• AU ab AG: 20.10.2021 
• AU-Bescheinigung A: 21.10. – 24.10.2021 
• AU-Bescheinigung B: 25.10. – 01.11.2021 
• AU-Bescheinigung C: 26.10. – 27.10.2021 

Ergebnis: Es liegt keine AU-Zeit mit AU-Beginn gleich AU ab AG vor. Außerdem fällt das Datum AU ab AG nicht in eine der drei vorhandenen AU-Zeiträume. Im dritten Prüfschritt wird der 5-TagesZeitraum nach Au ab AG gebildet (21.10.-25.10.2021). Innerhalb dieses Intervalls liegen die Krankschreibungen A und B, die dem AG dann auch gemeldet werden. Genau erklären wir Ihnen dies in unserem Webinar zum Arbeitgeberverfahren.

Dies liegt daran, dass mehrere gespeicherte Krankschreibungszeiten auf die o. g. Kriterien zutreffen. Zum Beispiel, weil Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin von mehreren Praxen gleichzeitig betreut wird. Oder, im ungünstigsten Fall, weil es einen Lesefehler bei der Digitalisierung einer Krankschreibung gab. Weitere Informationen unter „Warum ist es wichtig, dass die Daten unverändert sind?“

Leider ja. Vermutlich bestanden diese Fehler bereits in den eingehenden Daten, bzw. sind bei der Digitalisierung der Krankschreibung entstanden. Wie in der Frage „Warum ist es wichtig, dass die Daten unverändert sind?“ erläutert, dürfen wir immer nur die unveränderten Daten an Sie übermitteln. Auch bei ganz offensichtlichen Fehlern.

Suchen Sie im ersten Schritt den Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden, vielleicht liegt nur ein Verständigungsfehler vor. Falls dies nicht zutrifft, benötigen Sie im Zweifel eine Kopie der Krankschreibung. 

Bitte beachten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden nicht verpflichtet sind, die komplette Krankschreibung (inkl. Diagnose & Praxis) an Sie zu schicken.

Diese Meldung tritt häufig bei Fehlern durch die Digitalisierung der Krankschreibung auf. Konnte ein Datum nicht korrekt erfasst oder erkannt werden, wird dieses zur manuellen Prüfung auf den 31.12.9999, bzw. 31.12.2999 gesetzt. Da ausschließlich unveränderte, und nicht die durch eine Sichtprüfung geänderte, Daten an Sie übermittelt werden dürfen, verbleibt es bei der Speicherung des falschen Platzhalterdatums. 

Bei einer fehlerhaften Lesung des AU BIS-Datums ist dies besonders auffällig, da hierdurch von einer laufenden Krankschreibung ausgegangen wird, obwohl tatsächlich der Fall schon lange beendet ist. Achten Sie in solchen Fallkonstellationen zwingend auch auf das Feststellungsdatum. 

Hier ein Beispiel zu dieser Fallkonstellation: 

1. AU-Fall: 

• 01.08. – 13.08.2022 

Hier konnte das BIS-Datum nicht korrekt gelesen werden, sodass in den Originaldaten 01.08.2022 – 31.12.2999 gespeichert ist. 

2. AU-Fall: 

• 15.01. – 21.01.2023 

Fragen Sie nun die eAU-Daten für diesen Fall, also den AU-Beginn 15.01.2023 ab, trifft die Anfrage sowohl auf die AU-Zeit 15. – 21.01.2023, als auch auf die AU 01.08.2022 – 31.12.2999 zu. Sie würden damit zwei Antwortdatensätze erhalten

Dies kann mehrere Gründe haben:

• Das gemeldete Beginn-Datum wurde falsch angegeben
• Es liegt uns noch kein Datensatz bzw. keine verarbeitungsfähige Krankschreibung in Papierform vor (z. B. weil die Praxis nur Papierbescheinigungen ausgedruckt hat und durch die zusätzlichen postalischen Übermittlungen eine längere Verarbeitungszeit anfällt)
• Eine eingereichte Krankschreibung nur manuell erfasst werden konnte

Unser Tipp: Schauen Sie zur Sicherheit, ob die angefragten Daten korrekt waren. Trotz der ersten negativen Rückmeldung unsererseits, prüfen unsere Systeme in den folgenden zwei Wochen automatisch, ob ein Daten- oder verarbeitungsfähiger Papiereingang doch noch zu verzeichnen ist. Ist dies der Fall senden wir Ihnen ebenfalls automatisch die angefragten Krankschreibungsdaten zu. Sollte nach dieser Zeit immer noch kein Eingang zu verzeichnen sein, kontaktieren Sie bitte Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihren Mitarbeiter und fordern Sie gegebenenfalls eine Kopie der Krankschreibung als AU-Nachweis an.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Mitarbeitender nicht verpflichtet ist, die komplette Krankschreibung (inkl. Diagnose & Praxis) an Sie zu Übermitteln.

Sollten Sie keinerlei Nachricht von uns erhalten, muss dies technisch überprüft werden. Vermutlich besteht ein Kommunikationsfehler zwischen Ihnen, uns und der IT-Stelle des vdek.

Prüfen Sie bitte im ersten Schritt mit Ihrer IT, ob Ihre Anfrage(n) zum vdek verschickt wurde(n) und keine (technische) Fehlerrückmeldung erfolgte. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie bzw. Ihre IT sich bitte als nächstes an den IT-Service des vdek. Dort kann gemeinsam geprüft werden, ob Ihre Datenanfrage dort eingegangen ist und wie diese dort weiter verarbeitet wurde. Gemeinsam mit dem vdek werden dann die weitere Schritte abgestimmt und ggf. die Barmer eingeschaltet, falls der Kommunikationsfehler zwischen vdek und uns besteht.

Den IT-Service des vdek erreichen Sie unter der Rufnummer: 030 26931 1617 oder per E-Mail unter it-service@vdek.com.

Dies liegt häufig an abweichenden Stammdaten oder einer nicht eingegebenen bzw. falschen Versicherungsnummer der Rentenversicherung. Lesen Sie dazu unsere Tipps unter „Was müssen Sie bei der Datenabfrage beachten, bzw. was sind die häufigsten Fehlerquellen?“

Erhalten wir eine eAU-Storno- & Neumeldung wird diese sofort verarbeitet. Liegt bereits eine erledigte Datenabfrage Ihrerseits vor, wird im Zug der Übermittlung die falsche Antwort an Sie storniert. Leider ist es uns nicht möglich gleichzeitig die „korrigierte“ Krankschreibung ebenfalls neu zu übermitteln. Bitte wiederholen Sie in diesem Fall die bereits getätigte Anfrage, sie erhalten die Antwort dann unverzüglich.

Sie können Krankschreibungszeiten immer nur bei der Krankenkasse stellen, bei der Ihre Mitarbeitenden zum AU-Zeitpunkt versichert waren. 

Auch hier ein kurzes Beispiel: 

Für eine Mitarbeiterin besteht bis zum 31.12.2022 eine Versicherung bei Krankenkasse „A“. Danach wechselt die Mitarbeiterin die Kasse und ist bei Krankenkasse „B“ versichert. 

Es besteht ein AU-Fall:

15.12.2022 bis 15.01.2023 mit folgenden Krankschreibungen: 

• „Erst-Krankschreibung“: 15.12. bis 03.01.2023
• "Folge-Krankschreibung“: (leer) bis 15.01.2023 

Die Daten der Erst-Bescheinigung erhalten Sie somit von Krankenkasse „A“, die Daten der Folge-Bescheinigung von der Krankenkasse „B“.