- Was brauche ich um Mitarbeiter einzustellen? Checkliste für Arbeitgeber hilft
- 1. Betriebsnummer beantragen
- 2. Arbeitserlaubnis überprüfen
- 3. Beschäftigungsverhältnis klären
- 4. Schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen
- 5. Versicherungspflicht prüfen
- 6. Neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden
- 7. Versicherungsbeiträge abführen
- 8. Steuer-ID dem Finanzamt mitteilen
Sie expandieren und suchen neues Personal? Oder haben eine Firma gegründet und stellen zum ersten Mal Beschäftigte ein? Wir zeigen Ihnen in einer Schritt für Schritt-Checkliste, an was Sie jetzt denken müssen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen und anmelden.
Was brauche ich um Mitarbeiter einzustellen? Checkliste für Arbeitgeber hilft
1. Betriebsnummer beantragen
Wenn Sie eine Firma neu gegründet haben und zum ersten Mal Beschäftigte einstellen, müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen. Diese Nummer benötigen Sie für alle Meldungen und Zahlungen an die Krankenkasse. Die achtstellige Identifikationsnummer vergibt die Bundesagentur für Arbeit. Auf der Website der Bundesagentur für Arbeit können Sie das entsprechende Formular ausfüllen und direkt absenden. Eine Gebühr wird nicht erhoben.
2. Arbeitserlaubnis überprüfen
Ihre Bewerberin oder Ihr Bewerber kommt aus dem Ausland? Bevor Sie Fachkräfte aus dem Ausland in Ihrem Unternehmen anstellen, müssen Sie sich vergewissern, dass diese in der Bundesrepublik arbeiten dürfen.
Staatsangehörige der EU-Mitgliedstaaten, der EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz benötigen grundsätzlich keine Aufenthaltserlaubnis für eine Beschäftigung. Angehörige der Drittstaaten brauchen für die Arbeitsaufnahme einen Aufenthaltstitel oder ein Visum.
Zulassung zum deutschen Arbeitsmarkt
3. Beschäftigungsverhältnis klären
Abgesehen von den Arbeitsrechtsvorschriften gilt in Deutschland die Vertragsfreiheit für Arbeitsverhältnisse. Je nach Vereinbarung können Sie zwischen diesen Formen wählen:
- Unbefristete oder befristete Beschäftigung
Hierbei handelt es sich um sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen. Sie müssen Beiträge für Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung abführen. - Minijob
Bei dieser Form der geringfügigen Beschäftigung, dem Minijob, liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 538 Euro. Als Arbeitgeber zahlen Sie pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie zur gesetzlichen Unfallversicherung. - Kurzfristige Beschäftigung
Eine kurzfristige Beschäftigung darf nicht länger als drei Monate am Stück bzw. 70 Arbeitstage im Kalenderjahr andauern. Beide Parteien zahlen keine Sozialversicherungsabgaben. - Midijob
Der Midijob liegt im Übergangsbereich zur sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung. Das Arbeitsentgelt liegt zwischen 538,01 Euro und 2.000 Euro. - Arbeitsverhältnisse zum Zwecke der beruflichen Bildung
Wenn Sie Auszubildende, Studenten oder Praktikanten einstellen, gehen Sie mit diesen ebenfalls eine Art von Arbeitsverhältnis ein. Statt der eigentlichen Arbeitsleistung steht hier der Bildungszweck im Vordergrund.
Beschäftigungsverhältnis klären
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4. Schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen
Ist das Beschäftigungsverhältnis geklärt, sollten Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit Ihrem personellen Neuzugang abschließen. Bei befristeten Arbeitsverträgen ist die schriftliche Form Pflicht. Dabei ist darauf zu achten, dass der befristete Arbeitsvertrag vor Arbeitsaufnahme geschlossen wird, da sonst ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zustande kommt.
Bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen sind auch mündlich geschlossene Arbeitsverträge rechtsgültig. Die Schriftform ist aber auch hier empfehlenswert, zumal das Nachweisgesetz den Arbeitgeber verpflichtet, spätestens nach einem Monat die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Für Ausbildungsverträge ist die Schriftform gesetzlich vorgesehen. Zwar sind sie auch ohne Schriftform rechtsgültig, ein Verstoß dagegen kann aber als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Bei minderjährigen Auszubildenden müssen den Vertrag neben dem Auszubildenden und dem Ausbilder auch beide Erziehungsberechtigte unterschreiben.
5. Versicherungspflicht prüfen
Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, die Versicherungspflicht Ihres neuen Mitarbeiters in der Sozialversicherung zu beurteilen. Die Versicherungspflicht und die Höhe der Beitragszahlungen richten sich nach der Art der Beschäftigung und nach dem Verdienst.
Wenn Versicherungspflicht besteht, werden die Beiträge für die meisten Zweige der Sozialversicherung anteilig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Dies betrifft:
- die gesetzliche Krankenversicherung,
- die gesetzliche Rentenversicherung,
- die gesetzliche Arbeitslosenversicherung sowie
- die soziale Pflegeversicherung.
6. Neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden
Wenn Sie Beschäftigte einstellen, sind Sie verpflichtet, diese bei einer Krankenkasse anzumelden und Beiträge dorthin abzuführen. Die Krankenkasse ist die Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Eine Ausnahme gilt bei geringfügig Beschäftigten. Für Beiträge und Meldungen ist in diesen Fällen nicht die Krankenkasse, sondern die Minijob-Zentrale zuständig.
Für die Anmeldung bei der Krankenkasse reicht es aus, wenn Sie durch Ihre Mitarbeiter über die Kassenwahl informiert werden. Die fristgerechte Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung durch die Krankenkasse ist nicht mehr erforderlich. Besteht keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenversicherung, können Sie selbst eine Krankenversicherung auswählen.
Über die Krankenkassenwahl müssen Sie Ihre neue Arbeitskraft informieren. Sobald Ihre Anmeldung bei der Krankenkasse eingegangen ist und die Mitgliedschaft eingerichtet wurde, erhalten Sie von der Krankenkasse eine elektronische Mitgliedschaftsbestätigung.
Die neuen Kollegen und Kolleginnen können Sie übrigens auch ganz einfach und schnell bei der Barmer anmelden.
7. Versicherungsbeiträge abführen
Als Arbeitgeber müssen Sie für Ihre Angestellten die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung berechnen und diese mit Hilfe eines Beitragsnachweises bei der Krankenkasse melden und überweisen. Denken Sie daran, dass die Beiträge immer zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt werden müssen.
8. Steuer-ID dem Finanzamt mitteilen
Bei Beschäftigungsbeginn muss der Arbeitnehmer Ihnen seine Steuer-Identifikationsnummer mitteilen. Mit dem Geburtsdatum und der Steuer-ID melden Sie den Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren des Finanzamtes an. Auch müssen Sie angeben, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Danach können Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters elektronisch abrufen und so die korrekte Lohnsteuer berechnen und abführen.
