Ob bei Krankheit, vor und nach der Geburt eines Kindes oder während der Elternzeit: Wenn Beschäftigte eine längere Zeit nicht arbeiten können, erhalten sie eine sogenannte Entgeltersatzleistung. Was alles dazu zählt und wie das Meldeverfahren funktioniert, erklären wir Ihnen hier.
Was ist eine DA EEL?
Die Abkürzung DA EEL steht für „Datenaustausch Entgeltersatzleistung“ und umfasst das digitale Meldeverfahren rund um Entgeltersatzleistungen. Eine Entgeltersatzleistung ist eine finanzielle Leistung, die Beschäftigte statt ihres Gehalts bekommen, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können. Damit diese Ersatzleistungen ausgezahlt werden können, müssen Sie als Arbeitgeber eine elektronische Gehaltsbescheinigung ausstellen.
Was zählt zu den Entgeltersatzleistungen?
Zu den Entgeltersatzleistungen zählen:
- Elterngeld nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz
- Mutterschaftsgeld vor und nach der Geburt
- Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit oder medizinischer Rehabilitation
- Kinderkrankengeld bei Erkrankung des Kindes
- Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit oder beruflicher Weiterbildung
- Altersteilzeitzuschläge
- Übergangsgeld bei Leistungen zur medizinischen Rehabilitation oder zur Teilhabe am Arbeitsleben
- Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld
- Insolvenzgeld wegen Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers
Diese Leistungen sichern die Betroffenen finanziell ab, indem sie das Gehalt ersetzen. Deshalb wurden sie früher auch Lohnersatzleistungen genannt.
Für diese Entgeltersatzleistungen sind unterschiedliche Träger der Sozialversicherung zuständig. Je nachdem, um welche Leistung es sich handelt, kann die Zahlung beispielsweise von der Kranken- und Pflegeversicherung, der gesetzlichen Rentenversicherung oder der Agentur für Arbeit kommen.
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Wann muss eine EEL-Meldung erstellt werden?
Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Entgeltersatzleistungen zügig erhalten, benötigen die Sozialversicherungsträger zeitnah alle erforderlichen Informationen. An folgende Fristen sollten Sie sich bei der Meldung halten:
- bei Mutterschaftsgeld: zum Beginn des Mutterschutzes, also sechs Wochen vor dem geplanten Geburtstermin
- bei Krankengeld: wenn absehbar ist, dass Beschäftigte länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind und die Lohnfortzahlung endet
- bei Kinderkrankengeld: sobald ein Elternteil die Erkrankung eines Kindes an den Arbeitgeber meldet und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde
- bei Übergangsgeld: sobald Mitarbeitende beispielsweise eine Reha-Maßnahme beantragen oder einen Arbeitsunfall hatten
Auch in allen anderen Fällen sollten Sie eine Meldung abschicken, sobald Sie erkennen, dass eine Entgeltersatzleistung eintreten wird.
Oftmals werden Sie auch von der Krankenversicherung Ihrer Beschäftigten erinnert, eine Meldung zu schicken.
Tipp: Nutzen Sie den Fristenrechner um alle wichtigen Fristen zur Entgeltfortzahlung im Blick zu behalten.
Wie funktioniert das EEL-Verfahren?
Die Meldung und Übermittlung der Daten erfolgt digital über den sogenannten „Datenaustausch DTA EEL“ (nach § 107 SGB IV). Das systemgeprüfte Programm müssen sowohl Arbeitgeber als auch Sozialversicherungsträger verpflichtend nutzen.
Das EEL-Verfahren ermöglicht eine schnelle und reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten und stellt sicher, dass die Beschäftigten zeitnah die ihnen zustehenden Leistungen erhalten.
Es gibt vereinzelte Ausnahmen: Wird beispielsweise Krankengeld wegen einer Organspende gezahlt, wird die Gehaltsbescheinigung in Papierform erstellt.
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An wen geht die EEL-Meldung?
Die Meldung erhält die Krankenkasse, bei der Ihr Angestellter bzw. Ihre Angestellte gesetzlich krankenversichert ist. Die Krankenkasse leitet die Meldung an den zuständigen Sozialversicherungsträger weiter. Dieser prüft die Ansprüche, berechnet die Höhe und veranlasst die Auszahlung. Als Arbeitgeber fallen für Sie während des Bezugs von Entgeltersatzleistungen übrigens keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Wichtig zu wissen:
Sind Angestellte nicht gesetzlich, sondern privat krankenversichert, muss die Meldung trotzdem an die Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenversicherung gehen. Sie können in diesem Fall die gesetzliche Krankenkasse frei wählen.
Welche Informationen werden über den DTA EEL gemeldet?
Damit die Sozialversicherungsträger die Entgeltersatzleistungen korrekt berechnen und auszahlen können, müssen Sie neben der Höhe des Gehalts auch weitere Daten über den DTA EEL schicken. Dazu zählen zum Beispiel:
- Name und Anschrift des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
- Rentenversicherungsnummer
- Betriebsnummer Ihres Unternehmens
- E-Mail-Adresse des Ansprechpartners im Betrieb für die EEL
Zusätzlich zu diesen Angaben müssen Schlüsselzahlen in die dafür vorgesehenen Felder des Systems eingetragen werden. Diese Zahlen erleichtern es den Sozialversicherungsträgern, die Meldungen zu bearbeiten.
Wenn Sie wissen möchten, wie sich der geldwerte Vorteil von Dienstwagen berechnet, finden Sie weitere Informationen in unserem Sozialversicherungslexikon.
Wichtig zu wissen:
Der GKV-Spitzenverband hat auf seiner Webseite umfassende Informationen rund um den Datenaustausch Entgeltersatzleistung veröffentlicht.
Hier finden Sie auch eine ausführliche Anleitung zum EEL-Verfahren mit einer Übersicht der Schlüsselzahlen sowie Fallbeispiele.
Was sollten Arbeitgeber bei der elektronischen Entgeltersatzleistung beachten?
• Achten Sie darauf, dass Sie immer die aktuellste Version des Programms für DA EEL nutzen. Das Programm wird regelmäßig aktualisiert. Informieren Sie sich vorab auf der Website des GKV-Spitzenverbands über die aktuellste Version.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Formularfelder korrekt und vollständig ausgefüllt haben. Unvollständige oder fehlerhafte Meldungen bedeuten zeitliche Verzögerung zulasten Ihrer Mitarbeitenden.
• Erstellen Sie eine Meldung, sobald absehbar ist, dass Ihr Angestellter bzw. Ihre Angestellte länger arbeitsunfähig sein wird.
• Sind Sie unsicher, welches Gehalt Sie uns im DA mitteilen müssen und wie ein Dienstwagen bzw. ein E-Bike berücksichtigt werden, finden Sie weitere Informationen unter Arbeitsentgelt bzw. Firmen-PKW und E-Bike.
• Wenn Sie ein Problem mit dem Erstellen von Datensätzen feststellen, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Software-Hersteller.
• Um Vorerkrankungen von Ihren Beschäftigten anzufragen, senden Sie uns bitte einen Datensatz. Telefonische Anfragen dürfen wir nicht beantworten