Meldungen

Laut §§ 28a ff. SGB IV sind Unternehmen verpflichtet, die Meldungen zur Sozialversicherung für ihre Beschäftigten bei der zuständigen Einzugsstelle zu erstatten. Grundsätzlich ist nur noch eine papierlose Übermittlung per Datenfernübertragung zugelassen. Die Krankenkassen stellen den Unternehmen zu diesem Zweck das Programm SV-Meldeportal zur Verfügung. Einzugsstelle für Meldungen ist die Krankenkasse, bei Meldungen von geringfügigen Beschäftigungen ist stets die Minijobzentrale der Knappschaft-Bahn-See zuständig. Die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) regelt das Meldeverfahren.

Die zu meldenden Daten sind erforderlich, damit die Träger der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ihre Aufgaben reibungslos und zügig erledigen können. Für die Unfallversicherung ist für jeden im Vorjahr Beschäftigten eine zusätzliche UV-Jahresmeldung (Grund der Abgabe 92) bis zum 16.2. zu übermitteln.

Sofortmeldung

Des Weiteren wird zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung in bestimmten Wirtschaftsbereichen eine Sofortmeldung gefordert (§ 28a Absatz 4 SGB IV). Mit der Sofortmeldung ist vom Unternehmen der Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses bei dessen Aufnahme zu melden. Die Sofortmeldung ist direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) zu übersenden. Sie ersetzt nicht die reguläre Anmeldung nach § 6 DEÜV.

Meldeanlässe und Meldefristen im Überblick

Allgemeines

Das Meldewesen wird durch die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt. Danach sind alle Meldungen maschinell zu übermitteln. Die Barmer bietet Möglichkeiten der maschinellen Übermittlung an.

Für Personen, die lediglich zur Rentenversicherung und/oder Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind, ist die Krankenkasse zuständig, bei der der Beschäftigte versichert ist (zum Beispiel als Studierende, Familienangehörige etc.).

Sind krankenversicherungsfrei Beschäftigte in keiner gesetzlichen Krankenkasse, sondern z. B. privat krankenversichert, wählt der Arbeitgeber die Krankenkasse.

Meldeverfahren

Im automatisierten Verfahren sind die Meldedaten an die zuständige Einzugsstelle oder an die von ihnen beauftragten Annahmestellen zu übermitteln.

Können die Annahmestellen der Krankenkassen die übermittelten Daten nicht unmittelbar verarbeiten, ist die Einschaltung zentraler Annahmestellen der Krankenkassen möglich. Für die Barmer ist der vdek zuständig:

Verband der Ersatzkassen e.V.
Askanischer Platz 1
10963 Berlin
E-Mail/Kontaktadresse Technik mv.arbeitgeber@vdek.com
Telefon: 030 / 26931-1617

Meldungen im automatisierten Verfahren sind durch Datenübertragung zu erstatten. Über die durch Datenübermittlung erstatteten Meldungen ist den Beschäftigten von ihren Arbeitgebern bis zum 30. 4. eines Jahres für alle im Vorjahr erstatteten Meldungen eine maschinell erstellte Bescheinigung zuzusenden. Die Bescheinigung muss alle gemeldeten Daten inhaltlich getrennt wiedergeben.

Voraussetzung

Die Datenübertragung darf nur aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe erfolgen.

Für jede Übermittlung wird eine laufende Dateinummer erzeugt. Diese Zählnummer ist in lückenlos aufsteigender Reihenfolge anzugeben. Ist bei der Datenanlieferung die  Reihenfolge nicht gegeben, werden die Daten des Unternehmens nicht an die Krankenkasse weitergeleitet und auch nicht verarbeitet.

Bei der Übermittlung sind folgende Betriebsnummern (BBNR) anzugeben:

BBNR AB
Betriebsnummer des Absenders (Arbeitgeber, die zur Datenübermittlung nach der DEÜV zugelassen sind).

BBNR AS
(Optional) Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (falls vorhanden, zum Beispiel Steuerberatungen)

BBNR EP
Betriebsnummer des Empfängers (als Konstante die Betriebsnummer des vdek: 15 451 439)

BBNR KK
Betriebsnummer der Krankenkasse (KKNR) Barmer 42 93 89 66

BBNR VU
Betriebsnummer des Verursachers (Betriebsstätte)

Es muss unbedingt auf die Chronologie der übermittelten Daten geachtet werden. Weiter ist darauf zu achten, dass der Arbeitgeber das Verarbeitungsprotokoll der Annahmestelle erhält und archiviert. Wurde eine Datenübermittlung von der Annahmestelle nicht verarbeitet, darf keine weitere Datenübermittlung an die Annahmestelle erfolgen. In einem solchen Fall ist dann die Chronologie nicht mehr gewahrt und dies führt bei allen Beteiligten zu Mehrarbeit.

SV-Daten einfach online melden

Unternehmen, die kein eigenes Lohnabrechnungsprogramm nutzen, können ihre Meldungen, Beitragsnachweise und Erstattungsanträge nach dem AAG auch digital über das SV-Meldeportal an die Barmer übermitteln.

Zum SV-Meldeportal

Versicherungsnummer (VSNR)

Die zwölfstellige Versicherungsnummer spielt als Identifikationsmerkmal eine besondere Rolle im Meldeverfahren. Der Rentenversicherungsträger vergibt für jeden Beschäftigten eine Versicherungsnummer, die auch Bestandteil des Sozialversicherungsausweises ist.

Hat ein Arbeitnehmer bzw. eine Arbeitnehmerin noch keine Versicherungsnummer, kann die Anmeldung dennoch sofort maschinell abgesetzt werden. Es müssen zu den üblichen Daten der Anmeldung das Geburtsdatum, der Geburtsort, das Geburtsland, der Geburtsname sowie das Geschlecht angegeben werden. 

Die Versicherungsnummer wird dann gleichzeitig mit der Meldung beantragt. Zur Vermeidung von Doppelvergaben sollte vor der Meldung mit gleichzeitiger Beantragung der Versicherungsnummer abgeklärt werden, ob der oder die Beschäftigte tatsächlich noch keine Versicherungsnummer hat.

Unternehmen müssen vor Erstellung einer DEÜV-Meldung über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über ihre maschinelle Ausfüllhilfe das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nutzen (§ 28a Absatz 3a Satz 1 SGB IV).

Ab 1.1.2024 muss immer dann die Versicherungsnummer abgefragt werden, wenn „bei einer Anmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Beschäftigung keine Versicherungsnummer programmseitig vorliegt“.

Vonseiten der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sind weitere Verbesserungen in den elektronischen Meldeverfahren und konkrete Vorgaben für die Abfrage der Rentenversicherungsnummer für Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen geplant, um das Problem der Nutzung von fehlerhaften und fehlenden Versichertennummern in der betrieblichen Praxis weiter zu minimieren.

Grund der Abgabe (Schlüsselzahlen)

Anmeldungen

Eine Anmeldung ist zu erstatten, wenn ein Beschäftigungsverhältnis oder eine Berufsausbildung begonnen wird. Die Meldefrist beträgt maximal sechs Wochen. Eine Anmeldung ist auch vorzunehmen, wenn das Beschäftigungsverhältnis arbeitsrechtlich fortbesteht, aber eine Abmeldung zum Beispiel wegen Krankenkassenwechsel, Beitragsgruppenwechsel oder sonstiger Gründe vorgenommen wurde. Eine Anmeldung ist sowohl für versicherungspflichtige als auch für versicherungsfreie (geringfügig) Beschäftigte zu erstellen. Tritt Versicherungspflicht erst im Laufe der Beschäftigung ein, ist für die geringfügige Beschäftigung eine Abmeldung und für die versicherungspflichtige Beschäftigung eine Anmeldung zu erstatten.

Abmeldungen

Eine Abmeldung ist zu erstatten, wenn ein Beschäftigungsverhältnis oder eine Berufsausbildung endet. Außerdem beim Wechseln von Versicherungsfreiheit zur Versicherungspflicht oder umgekehrt. Die Meldefrist beträgt maximal sechs Wochen. Eine Abmeldung ist auch erforderlich, wenn das Versicherungsverhältnis endet, das Arbeitsverhältnis aber fortbesteht.

Besonderheit bei privat Krankenversicherten

Privat Krankenversicherte, die nach der Entgeltfortzahlung Krankentagegeld erhalten, sind den gesetzlich Krankenversicherten gleichgestellt. Das bedeutet, dass bei einer Krankentagegeldzahlung von mehr als einem Kalendermonat eine Unterbrechungsmeldung mit Grund 51 zu erfolgen hat. In allen anderen Fällen, in denen die Entgeltzahlung länger als ein Zeitmonat unterbrochen ist, hat eine Abmeldung mit Grund 34 zu erfolgen (zum Beispiel unbezahlter Urlaub, Elternzeit etc.). Da es in der privaten Krankenversicherung keinen Anspruch auf Mutterschaftsgeld gibt, ist auch in diesen Fällen eine Abmeldung mit Grund 34 nach einem Monat vorzunehmen.

Jahresmeldungen

50 Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. eines Jahres Beschäftigten bis zum 15.2. des Folgejahres zu erstatten. Die Jahresmeldung entfällt, wenn zum Beispiel eine Unterbrechung bereits gemeldet wurde oder wenn wegen einer Änderung im Versicherungs- oder Beschäftigungsverhältnis eine sonstige Entgeltmeldung zum 31.12. vorzunehmen war.

Unterbrechungsmeldungen/sonstige Entgeltmeldungen

Eine Unterbrechungsmeldung wird immer dann fällig, wenn eine versicherungspflichtige Beschäftigung mindestens für einen Kalendermonat, ohne Fortzahlung des Arbeitsentgelts, unterbrochen wird. Dies ist beim Bezug von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Eltern- oder Erziehungsgeld, Verletztengeld, Krankentagegeld, Übergangsgeld, Versorgungskrankengeld oder während der Elternzeit der Fall. Dies führt manchmal zu merkwürdigen Ergebnissen, so kann im Extremfall eine Unterbrechung von 28 Tagen eine Meldung erfordern.

Beispiel 1
Krankengeld 1.2. – 28.2. (kein Schaltjahr)
Unterbrechungsmeldung
Es ist eine Unterbrechungsmeldung zu veranlassen, da hier der gesamte Monat Februar ohne beitragspflichtige Arbeitsentgeltzahlung bleibt.

In einem anderen Fall erfordert eine Unterbrechung von 60 Tagen keine Unterbrechungsmeldung.

Beispiel 2
Krankengeld 2.7. – 30.8. Keine Unterbrechungsmeldung
Es ist keine Unterbrechungsmeldung zu veranlassen, da weder der Monat Juli noch der Monat August vollständig ohne Arbeitsentgeltzahlung unterbrochen sind. Für den 1.7. und den 31.8. wurde Arbeitsentgelt gezahlt, sodass beide Monate als Beitragsmonate auf dem Rentenkonto geführt werden.

Besonderheiten bei Einmalzahlungen zwischen Januar und März (Märzklausel)

Außerdem ist eine Sondermeldung immer erforderlich, wenn für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt die Märzklausel anzuwenden ist, und eine Ab-/Jahresmeldung für das abgelaufene Kalenderjahr noch nicht erstattet wurde.

Jetzt alle Details erfahren in unserem Artikel zur Märzklausel.

Meldungen in Insolvenzfällen

Besonderheit von Meldungen im Zusammenhang mit einer Entgeltersatzleistung

Ende einer Entgeltersatzleistung, ohne Beschäftigungsaufnahme

Endet eine Entgeltersatzleistung, ohne dass die Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt sofort wieder aufgenommen wird (zum Beispiel wegen Ende des Leistungsanspruchs), bleibt die Versicherung noch einen Monat erhalten, sodass eine Abmeldung mit Grund 34 einen Monat nach Ablauf des letzten Tages, für den die Entgeltersatzleistung gezahlt worden ist, vom Arbeitgeber vorzunehmen ist.

Dies gilt auch, wenn das Beschäftigungsverhältnis arbeitsrechtlich weiterbesteht. Der Betrieb wird in der Regel von der Krankenkasse über das Ende der Entgeltersatzleistung informiert.

Mit dem Abgabegrund 34 ist nur der Zeitraum zu melden, in dem auch SV-Tage anzusetzen sind.

Beispiel 1
Beschäftigter, BGR. 1 1 1 1
arbeitsunfähig ab 11.8.
Entgeltfortzahlung bis 21.9.
Krankengeld vom 22.9. bis 25.4. des Folgejahres keine Beschäftigungsaufnahme.
Unterbrechungsmeldung 1.1. bis 21.9.
Entgelt … , BGR. 1 1 1 1, Grund 51
Abmeldung (Folgejahr) 26.4. bis 25.5.
Entgelt 000000, BGR. 1 1 1 1, Grund 34

Wird nach Ende einer Entgeltersatzleistung wegen Erreichen der Höchstanspruchsdauer (nahtlos) Arbeitslosengeld bezogen, ist die Monatsfrist nach § 7 Absatz 3 Satz 1 SGB IV ausgeschlossen; vielmehr ist in diesen Fällen mit dem letzten Tag der Entgeltersatzleistung eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 30 zu erstellen.

Beispiel 2
Beschäftigter, BGR. 1 1 1 1
Entgeltfortzahlung bis 11.4.
Krankengeld 12.4. bis 1.9.
Arbeitslosengeld ab 2.9.
Unterbrechungsmeldung 1.1. bis 11.4.
Entgelt… ,BGR. 1 1 1 1, Grund 51
Abmeldung 12.4. bis 1.9.
Entgelt 00000, BGR. 1 1 1 1, Grund 30

Ende einer Entgeltersatzleistung wegen Rentengewährung

Endet eine Entgeltersatzleistung wegen Gewährung einer vollen Erwerbsminderungsrente, ist zu unterscheiden, ob das Arbeitsverhältnis dem Grunde nach endet oder weiterbestehen würde. Gegebenenfalls sind tarifvertragliche Regelungen zu beachten. Wird eine volle Erwerbsminderungsrente oder eine Altersvollrente rückwirkend gewährt, ändern sich die Beitragsgruppen. Da in vielen Fällen zuvor eine Entgeltersatzleistung (zum Beispiel Krankengeld) bezogen wurde, sind folgende Beispiele denkbar:

Beispiel 1
Beschäftigter, BGR. 1 1 1 1
arbeitsunfähig ab 18.1.
Entgeltfortzahlung bis 28.2.
Krankengeld vom 1.3. bis 20.10.
Unterbrechungsmeldung 1.1. bis 28.2.
Entgelt…, BGR. 1 1 1 1, Grund 51
Krankengeld endet mit Ablauf des 20.10., da lt. Rentenbescheid rückwirkend ab 1.5. volle Erwerbsminderungsrente.

DEÜV-Meldungen:
Abmeldung 1.3. bis 30.4.
Entgelt 000000, BGR. 1 1 1 1, Grund 32
Anmeldung 1.5.
BGR. 3 1 0 1, Grund 12,
Abmeldung 1.5. bis 20.11.
Entgelt 000000, BGR. 3 1 0 1, Grund 34

Wird bis direkt vor den Rentenbeginn oder darüber hinaus noch Arbeitsentgelt gezahlt und/oder eine Einmalzahlung gewährt, ist nach Beispiel 2 zu verfahren:

Beispiel 2
Beschäftigter, BGR. 1 1 1 1
arbeitsunfähig ab 21.4.
Entgeltfortzahlung bis 31.5.
Krankengeld vom 1.6. bis 20.10.
Einmalzahlung im Juli
Unterbrechungsmeldung 1.1. bis 31.5.
Grund 51
Sondermeldung 1.7. bis 31.7.
Entgelt… , BGR. 1 1 1 1, Grund 54
Krankengeld endet mit Ablauf des 20.10., da lt. Rentenbescheid rückwirkend ab 1.5. volle Erwerbsminderungsrente.
Unterbrechungsmeldung
Storno 1.1. bis 31.5.
Entgelt… , BGR. 1 1 1 1, Grund 51
Sondermeldung
Storno 1.7. bis 31.7.
Entgelt…, BGR. 1 1 1 1, Grund 54
Abmeldung 1.1. bis 30.4.
Entgelt…, BGR. 1 1 1 1, Grund 32
Anmeldung 1.5.
BGR. 3 1 0 1, Grund 12
Unterbrechungsmeldung 1.5. bis 31.5.
Entgelt… , BGR. 3 1 0 1, Grund 51
Sondermeldung 1.7. bis 31.7.
Entgelt… , BGR. 3 1 0 1, Grund 54
Abmeldung 1.6. bis 20.11.
Entgelt 000000, BGR. 3 1 0 1, Grund 34

Ende einer Entgeltersatzleistung wegen Rentengewährung mit besonderen Regelungen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wegen dauerhafter oder zeitlich begrenzter Erwerbsminderung ist – ebenso wie bei Erreichen einer Altersgrenze, die zum Altersrentenbezug führt – gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Arbeitsverhältnis endet jedoch dann, wenn dies in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag ausdrücklich so vorgesehen beziehungsweise vereinbart ist.

So sind in einigen Tarifverträgen beispielsweise Regelungen enthalten, wonach das Arbeitsverhältnis bei Gewährung einer vollen Erwerbsminderungsrente mit Ablauf des Monats endet, in dem der Bescheid des Rentenversicherungsträgers zugestellt wird. Beginnt die Rente erst nach der Zustellung des Rentenbescheids, endet das Arbeitsverhältnis mit Ablauf des dem Rentenbeginn vorangehenden Tages. Demzufolge kann in diesen Fällen das Beschäftigungsverhältnis nach Zubilligung einer Erwerbsminderungsrente vor Ablauf der Monatsfrist nach § 7 Absatz 3 Satz 1 SGB IV enden, sofern das Arbeitsverhältnis bereits während dieser Monatsfrist endet. Mit dem Abgabegrund 34 ist nur der Zeitraum zu melden, in dem auch SV-Tage anzusetzen sind.

Beispiel
Beschäftigter, BGR. 1 1 1 1
arbeitsunfähig ab 22.10.
Entgeltfortzahlung bis 2.12.
Folgejahr: Zubilligung unbefristete volle Erwerbsminderungsrente ab 1.2.
Zustellung Rentenbescheid 18.6.
Eingang Rentenmitteilung Krankenkasse 16.6.
Krankengeldbezug bis 16.6.
Ende Arbeitsverhältnis 30.6.

DEÜV-Meldungen:
Abmeldung 1.1. – 31.1.
Entgelt 000000, BGR. 1 1 1 1, Grund 32
Anmeldung 1.2.
BGR. 3 1 0 1 Grund 12
Abmeldung 17.6. – 23.6.
Entgelt 000000, BGR. 3 1 0 1, Grund 34