- Aufhebung der Rechtskreistrennung
- Elektronisches Meldeverfahren für Grenzgänger
- Abfrage AU-Daten und Krankheitszeiten
- Meldung von Kindern in der Pflegeversicherung
- Elternzeit im elektronischen Meldeverfahren
- Abfrage der zuständigen Krankenkasse
- SEPA-Lastschriftmandat erteilen
- Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen
2025 ändert sich wieder einiges im elektronischen Meldeverfahren und beim digitalen Datenaustausch. Hier ein Überblick, welche neuen Pflichten und Regelungen auf Ihr Unternehmen zukommen.
Aufhebung der Rechtskreistrennung
Die Unterscheidung zwischen den Rechtskreisen Ost und West in der Sozialversicherung wird 2025 aufgehoben. Dies bedeutet, dass im Meldeverfahren keine Rechtskreiskennzeichen mehr erforderlich sind. Lediglich für Beitragsnachweise sind über den 31.12.2024 hinaus noch die Kennzeichnung Ost/West abzugeben – unabhängig davon, ob die Beiträge für Zeiten vor oder für Zeiten ab dem 01.01.2025 nachzuweisen sind.
Was bei der Meldung sonst noch beachten ist, erfahren Sie auf der Seite zur Rechtskreistrennung.
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Elektronisches Meldeverfahren für Grenzgänger
Bei internationalen Beschäftigungen sind Unternehmen ab 2025 unter Umständen verpflichtet, eine A1-Entsendebescheinigung zu erstellen. Damit wird nachgewiesen, welches Sozialversicherungsrecht bei der grenzüberschreitenden Tätigkeit zur Anwendung kommt.
Die neue Regelung gilt für beschäftigte oder selbstständige Personen, die
- in einem anderen Mitgliedsstaat wohnen und in der BRD ihre Beschäftigung für einen in der BRD oder außerhalb der BRD ansässigen Unternehmen bzw. selbstständige Erwerbstätigkeit ausüben oder
- in der BRD wohnen und arbeiten, deren Unternehmen aber in einem anderen Mitgliedsstaat ansässig ist
Die A1-Entsendebescheinigung kann entweder über ein Lohnabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal übermittelt werden.
Den Antrag können Arbeitgeber, Arbeitnehmende oder Selbstständige direkt online stellen.
Abfrage AU-Daten und Krankheitszeiten
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird seit 2023 nur noch digital übermittelt. Neben den Krankheitstagen werden ab 2025 auch Reha-Zeiten und stationäre Krankenhausaufenthalte gemeldet, sofern diese von der Kranken- oder Rentenversicherung übernommen werden.
Wenn der Krankenkasse ausländische oder privatärztlich bescheinigte AU-Zeiten mitgeteilt wurden, kann auch diese Info im eAU-Verfahren abgerufen werden. Auch über einen Kassenwechsel während der AU wird ab 2025 informiert.
Wenn sich Mitarbeitende krankmelden, können Sie per Software eine Datenabfrage an die Barmer senden.
Sobald uns die AU-Daten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie diese als Antwort in Ihre Software zurück.
Über das eAU-Verfahren werden neben den reinen AU-Zeiträumen auch Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten übermittelt sowie Angaben, ob es sich um einen Unfall handelt.
Beachten Sie dabei, dass stationäre Behandlungszeiten zu Lasten der Berufgsgenossenschaften nicht im eAU-Verfahren abrufbar sind. Dies soll zu einem späteren Zeitpunkt folgen.
Die eAU informiert außerdem, ob eine ausländische oder privatärztliche Krankmeldung vorliegt. Hierbei sind allerdings keine exakten AU-Zeiten abrufbar.
Eine Übersicht aller Meldegründe finden Sie im Handout des Online-Seminars zur Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Alle Informationen zum SV-Meldeportal
Wie können Sie sich anmelden? Für welche Vorgänge können Sie das SV-Meldeportal nutzen? Alle Antworten auf diese Fragen sind auf einer Seite zusammengefasst.
Informationen zum SV-Meldeportal
Meldung von Kindern in der Pflegeversicherung
Die Beiträge zur Pflegeversicherung werden seit 2023 gestaffelt erhoben und orientieren sich an der Anzahl der Kinder. Zum Nachweis der Elterneigenschaft bzw. zur Meldung von Kindern wird voraussichtlich ab 1. Juli 2025 ein einheitliches, zentralisiertes Verfahren eingerichtet. Dadurch stehen die familiären Daten der Versicherten automatisiert zur Verfügung und können digital über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Die persönliche Nachfrage bei den Beschäftigten bzw. schriftliche Dokumentation im Betrieb sollen damit wegfallen.
Lesen Sie, wie die Beiträge zur Pflegeversicherung berechnet werden.
Meldungen zur Sozialversicherung
Als Unternehmen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten. In unserem Sozialversicherungslexikon haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zum Thema Meldungen zusammengestellt.
Elternzeit im elektronischen Meldeverfahren
Bereits im Jahr 2024 ist das neue Elternzeit-Meldeverfahren in Kraft getreten. Danach sind Unternehmen verpflichtet, Beginn und Ende einer Elternzeit an die jeweilige Krankenkasse zu übermitteln. Bis dahin musste bei Beschäftigten, die Elternzeit nehmen, lediglich eine Unterbrechungsmeldung an die zuständige Krankenkasse gesendet werden. Jetzt ist auch die Dauer der Elternzeit zu erfassen.
Wie Sie diese Meldung durchführen, lesen Sie auf der Seite zum Elternzeit-Meldeverfahren.
Abfrage der zuständigen Krankenkasse
Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt, kennen aber die zuständige Krankenkasse oder die Rentenversicherungsnummer nicht? Die Daten können Sie seit 2024 über eine elektronische Abfrage herausfinden.
Im Idealfall informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über ihre Krankenkasse. Das ist aber nicht immer so. Liegen Ihnen entweder keine, nur unvollständige oder gar falsche Informationen vor, können Sie die zuständige Krankenkasse ab dem 01.01.2024 über den GKV-Spitzenverband abfragen.
Ablauf der Abfrage:
- Zur Abfrage nutzen Sie Ihr Abrechnungsprogramm (ein Zusatzmodul) oder eine elektronische Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
- Sie können Ihre Abfrage beim Verband unter dem Nachrichtentyp „Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse“ stellen.
- Eine Antwort erhalten Sie in der Regel nach 24 Stunden.
Unter dem Nachrichtentyp „Angabe Mitgliedschaft Krankenkasse“ bekommen Sie als Antwort vom Spitzenverband entweder:
eine „1“ (für: eine Mitgliedschaft ermittelt bei Vollständigkeit der Rückmeldungen der Krankenkassen) oder
eine „2“ (für: Mitgliedschaft nicht ermittelt, Rückmeldungen der Krankenkassen nicht vollständig oder Bestätigung für Mitgliedschaft durch mehr als eine Krankenkasse).
Wurde eine Mitgliedschaft ermittelt, wird zusätzlich die Betriebsnummer der Krankenkasse angegeben. Konnte keine Mitgliedschaft ermittelt werden, müssen Sie Ihre Beschäftigten darauf ansprechen.
Egal wie die Rückmeldung des GKV-Spitzenverbands ausfällt: Sie ersetzt die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse nicht.
Wichtig zu wissen:
Für die Abfrage der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse müssen Sie unter anderem die Versicherungsnummer der neuen Mitarbeitenden angeben.
Für die Rentenversicherungsnummer gilt das Gleiche: Neue Beschäftigte müssen Ihnen ihre Versicherungsnummer nachweisen. Dies können sie entweder mit ihrem Sozialversicherungsausweis oder einem Schreiben der Deutschen Rentenversicherung („Versicherungsnummernachweis“) tun. Die Versicherungsnummer wird in die Entgeltunterlagen aufgenommen und dient künftig den DEÜV-Meldungen.
Liegt Ihnen die Nummer nicht vor, müssen Sie diese ab dem 01.01.2024 vor der Anmeldung des neuen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abfragen. Dazu müssen Sie das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer und den Datensatz DSVV nutzen. Dies gilt sowohl für die DEÜV-Meldung über Ihr Entgeltprogramm als auch über eine elektronische Ausfüllhilfe.
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SEPA-Lastschriftmandat erteilen
Das elektronische Meldeverfahren sollten Sie ab 2025 auch nutzen, um ein SEPA-Lastschriftmandat für den Beitragseinzug zu erteilen, eine abweichende Korrespondenzanschrift oder die Daten Ihrer Steuerberatung oder Abrechnungsstelle mitzuteilen (Eintrag im Datenbaustein "Dienstleister"). Wenn Sie ein bestehendes SEPA-Mandat widerrufen möchten, sollten Sie dies ebenfalls elektronisch über einen Änderungsdatensatz mitteilen.
Das SEPA-Lastschriftmandat können Sie elektronisch über ein geeignetes Lohnabrechnungsprogramm oder per SV-Meldeportal übermitteln.
Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen
Bislang konnten Sie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung formlos beantragen. Ab Juli 2024 kann auch das elektronische Verfahren für den Antrag und die Bescheinigung einer Unbedenklichkeit genutzt werden.
Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung dient als Nachweis gegenüber anderen Unternehmen, Banken oder Institutionen – etwa bei öffentlichen Ausschreibungen. Mit dieser Bescheinigung können Sie beispielsweise zeigen, dass Sie Ihren Beitragszahlungspflichten zuverlässig nachkommen.
So erhalten Sie diese Bescheinigung:
- Die Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen Sie bei der zuständigen Krankenkasse (als Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrags) oder der Minijob-Zentrale.
- Sie können eine einmalige Bescheinigung anfordern oder ein Abomodell wählen. Mit dem Abo erhalten Sie die Bescheinigung auf Wunsch monatlich, viertel- oder halbjährlich – bis auf Widerruf des Abos. Sollten Sie bereits ein Abo haben, müssen Sie es mit Beginn des elektronischen Verfahrens neu beantragen.
- Die Beantragung erfolgt über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
- Die Rückmeldung erfolgt elektronisch mit einem Datensatz an Sie.
- Sie können jemand anderen, etwa Ihren Steuerberater, bevollmächtigen, die Unbedenklichkeitsbescheinigung für Ihr Unternehmen zu beantragen. Diese Vollmacht muss der Anforderung als PDF beigefügt werden.
- Die Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten Sie auf Deutsch und auf Wunsch zusätzlich auch auf Englisch.
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt es in zwei Ausführungen:
Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt Auskunft darüber, dass in den sechs Monaten vor der Anforderung die Beitragsnachweise und Zahlungen vollständig und pünktlich eingegangen sind.
Die einfache Bescheinigung wird dann ausgestellt, wenn aktuell keine Beitragsrückstände vorliegen, es aber in der Vergangenheit zu Problemen mit den Nachweisen und/oder Zahlungen kam. Für aktuelle Probleme sind gegebenenfalls Sonderregelungen möglich.
