Entsendung ins Ausland: Voraussetzungen und Vorschriften

Wann handelt es sich um eine Arbeitnehmerentsendung?

Grundsätzlich gilt deutsches Sozialversicherungsrecht nur für Personen, die ihre Beschäftigung in Deutschland ausüben. Eine Ausnahme gibt es aber: Wenn Sie eine angestellte Person vorübergehend zum Arbeiten ins Ausland schicken, also entsenden, ist sie unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig.

Welche Voraussetzungen gibt es für eine Entsendung?

Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, damit im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung die deutsche Sozialversicherung gültig ist:

• Die Arbeitskraft übt die Beschäftigung im Auftrag des inländischen Unternehmens aus.
• Die Beschäftigung muss im Voraus zeitlich befristet sein.
• Das Entgelt muss in Deutschland abgerechnet werden.

Es handelt sich nicht um eine Auslandsentsendung, wenn

• die entsandte Person im Ausland wohnt und von einem deutschen Unternehmen für eine Tätigkeit in ihrem Heimatland oder einem anderen Land eingestellt wird
• und die Person vor der Tätigkeit im Ausland nicht in Deutschland beschäftigt gewesen ist oder dort ihren Wohnsitz oder Aufenthaltsort gehabt hat.

Generell ist die Mitarbeiterentsendung in die EU, die EWR-Statten sowie in die Schweiz deutlich leichter als zum Beispiel in die USA oder China, da hierfür ein standardisiertes und maschinelles Antragsverfahren existiert.

Welche Vorschriften müssen für Auslandsentsendungen in die EU, die EWR-Staaten und in die Schweiz eingehalten werden?

Bei Entsendungen ins Ausland innerhalb der EU, den EWR-Staaten und der Schweiz gelten einige Bedingungen für die Anwendung des deutschen Sozialversicherungsrechts:

• Die voraussichtliche Dauer der Entsendung darf 24 Monate nicht überschreiten.
• Die entsandte Person darf eine andere vor Ort nicht ablösen.
• Ihr Unternehmenssitz muss in Deutschland sein. Das heißt, Sie erwirtschaften mindestens 25 Prozent Ihres Umsatzes hierzulande oder der Anteil Ihrer Beschäftigten in Deutschland beträgt mehr als 25 Prozent.

Werden diese Bedingungen erfüllt, bleibt Ihr Arbeitnehmer oder Ihre Arbeitnehmerin weiterhin in Deutschland sozialversichert.

Neue Impulse für Ihr Business mit dem Barmer Newsletter für Firmenkunden

Bleiben Sie informiert über wichtige Neuerungen in der Sozialversicherung und spannende Entwicklungen in der Arbeitswelt. Erfahren Sie frühzeitig von Fachseminaren und Angeboten des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Jetzt abonnieren

Entsendebescheinigung A1: Nachweis über die Sozialversicherung

Als Nachweis für die bereits bestehende Sozialversicherung in Deutschland benötigen Beschäftigte die Entsendebescheinigung A1. Das Dokument belegt den ausländischen Sozialbehörden bei einer Prüfung, dass die Entsendeten bereits in Deutschland sozialversichert sind. Liegt die Entsendebescheinigung nicht vor, kann das dazu führen, dass die Angestellten die Arbeit sofort niederlegen müssen. Unternehmen können außerdem zur zusätzlichen Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet werden.

Übrigens: Auch für kurzfristige Dienstreisen (z. B. Fachmessen, Weiterbildungen) in ein anderes europäisches Land muss die Bescheinigung A1 beantragt und mitgeführt werden.

In unserem Informationsportal für Arbeitgeber erfahren Sie, wann eine Entsendung vorliegt und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Außerdem finden Sie dort die Verfahrensbeschreibung für das A1-Verfahren.

Wer stellt die A1-Entsendebescheinigung aus?

Wenn Ihr Arbeitnehmer oder Ihre Arbeitnehmerin bei der Barmer versichert ist, stellen wir den Nachweis für Sie aus. Sie erhalten die A1-Entsendebescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen auf elektronischem Weg. Bitte drucken Sie die Bescheinigung aus und händigen Sie diese Ihrem Mitarbeiter aus.

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die A1-Bescheinigung beantragen.

Neu ab 2025: A1-Entsendebescheinigung für Grenzgänger

Auch bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten kann es künftig notwendig sein, eine A1-Bescheinigung zu erstellen. Damit weisen Sie nach, welches Sozialversicherungsrecht zur Anwendung kommt. Die neue Regelung gilt sowohl für Beschäftigte und Selbstständige, die im EU-Ausland wohnen und in Deutschland arbeiten, als auch für Personen, die in Deutschland tätig sind, deren Unternehmen aber im Ausland sitzt. Den Antrag können Arbeitgeber, Arbeitnehmende oder Selbstständige direkt online stellen.

A1-Verfahren für Selbstständige

Seit 01.01.2022 erfolgt das A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Selbstständige ebenfalls maschinell. Selbstständige müssen damit die A1-Anträge für eine vorübergehende Ausführung ihrer selbstständigen Tätigkeit in einem anderen EU-, EWR-Staat oder der Schweiz elektronisch beantragen. Für diese Beantragung steht ihnen das SV-Meldeportal zur Verfügung. Sind die Voraussetzungen für eine A1-Bescheinigung erfüllt, erhalten Sie diese ebenfalls maschinell über die Software zurück.

In unserem Informationsportal für Arbeitgeber erfahren Sie, wann eine Entsendung vorliegt und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.

Auslandsentsendung in Staaten mit bilateralem Sozialversicherungsabkommen

Mit einigen Ländern hat Deutschland sogenannte bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Die Abkommen regeln den sozialen Schutz für Versicherte, die sich in einem der Vertragsstaaten aufhalten. Hierzu zählen etwa Länder wie China, Indien, Kanada oder die USA.

Eine komplette Übersicht finden Sie hier: Länder mit bilateralen Abkommen

Liegen die Voraussetzungen einer Auslandsentsendung vor, gilt während des Einsatzes im Ausland das deutsche Sozialversicherungsrecht. Die Barmer stellt in diesem Fall länderspezifische Bescheinigungen für Ihre Beschäftigten aus.

Bitte beachten Sie:

Die Abkommen umfassen nicht immer alle Zweige der Sozialversicherung, sondern häufig nur die Renten- oder Krankenversicherung. Die länderspezifischen Regelungen können Sie auf der Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA). Dort erhalten Sie auch die entsprechenden Formulare. 

Entsendung ins Ausland: Was gilt für Staaten ohne Sozialversicherungsabkommen?

Bei Ländern, mit denen kein Sozialversicherungsabkommen besteht, prüfen die Krankenkassen, ob es sich um eine Entsendung handelt und ob während der Beschäftigung das deutsche Sozialversicherungsrecht besteht. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Arbeitgeber eine Standardbescheinigung für die im Ausland beschäftigte Arbeitskraft.

Den Antrag auf Feststellung einer Entsendung im Sinne der Ausstrahlung können Sie hier herunterladen.

Allerdings kann es in diesen Ländern zu einer Doppelversicherungen kommen, das heißt, dass sowohl in Deutschland als auch im Entsendestaat Beiträge zur Sozialversicherung fällig werden. Eine Übersicht zu den vertragslosen Staaten sowie einen Antrag auf Entsendung ins vertraglose Ausland finden Sie auf der Internetseite der DVKA.

Arbeiten im Ausland mit der Barmer Krankenversicherung

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zum Thema Krankenversicherung bei Auslandsentsendung haben, helfen wir Ihnen weiter. Kontaktieren Sie uns gerne. 

Wann sind Ausnahmeregelungen für Entsendungen möglich?

Werden die Voraussetzungen für eine Entsendung ins Ausland nicht erfüllt, besteht die Möglichkeit, eine Ausnahmeregelung zu vereinbaren. Diese Regelung gewährleistet, dass für entsandte Personen weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt.

So beantragen Sie die Ausnahmevereinbarungen:

Die Ausnahmevereinbarung müssen Personalverantwortliche bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland beantragen.

Bitte beachten Sie:

Die Ausnahmevereinbarungen gelten nur für Entsendungen in EU/EWR-Staaten, die Schweiz sowie in Staaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen. Bei der Entsendung von Mitarbeitern in Länder ohne Sozialversicherungsabkommen sind Ausnahmevereinbarungen nicht möglich.

Krank beim Arbeitseinsatz im Ausland: Welche Leistungsansprüche haben entsandte Mitarbeiter?

Ihre Angestellten, die im Rahmen einer Entsendung im Ausland tätig sind oder sich vorübergehend auf Dienstreise befinden, haben Anspruch auf alle Leistungen der Krankenversicherung. Hierzu zählen auch die Leistungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft. Volle Leistungsansprüche haben ebenfalls mitversicherte Familienangehörige, wenn sie die Beschäftigten begleiten oder vor Ort besuchen. Dies gilt ferner, wenn Familienangehörige nur aufgrund einer aktuellen Elternzeit nicht familienversichert sind.

Medizinische Versorgung im Ausland: Wer zahlt?

Wenn Ihre Beschäftigten während der Auslandstätigkeit erkranken, müssen Sie als Arbeitgeber für die Kosten der medizinischen Leistungen vorübergehend einspringen. Die Barmer erstattet Ihnen die entstandenen Kosten bis zu der Höhe, die eine vergleichbare Behandlung in Deutschland gekostet hätte. Hierfür benötigen wir detaillierte und gegebenenfalls übersetzte Rechnungsunterlagen. Bei anspruchsberechtigten nicht familienversicherten Angehörigen, die bei einer anderen Krankenkasse versichert sind, erstattet diese anteilig die Behandlungskosten im Ausland. 

Bitte beachten Sie:

Da die Behandlung im Ausland privat erfolgt, übersteigen die Rechnungsbeträge fast immer die deutschen Sätze – nicht nur in hochpreisigen Ländern. Ihre Beschäftigten dürfen nicht mit den Mehrkosten belastet werden. Daher empfehlen wir Arbeitgebern den Abschluss einer zusätzlichen Versicherung bei einem privaten Versicherungsunternehmen, das für die Restkosten aufkommt. Eine Alternative sind Dienstreiseversicherungen, mit denen Sie auch andere Risiken absichern können.

Welche Auswirkungen auf Entsendungen gibt es durch den Brexit?

Zum 31.12.2020 endete der Übergangszeitraum für das Austrittsabkommen zwischen der Europäischen Union (EU) und dem Vereinigten Königreich (UK). Für die Zeit ab dem 01.01.2021 haben die EU und das UK ein Handels- und Kooperationsabkommen (Partnerschaftsvertrag) für die künftigen Beziehungen vereinbart. Aktuelle Informationen zu den sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen des Brexits bei Entsendungen finden Sie auf der Homepage der DVKA.

Um eine Entsendung im Rahmen des Partnerschaftsvertrag nachzuweisen, wird während eines Übergangszeitraums zunächst weiter eine A1-Bescheinigung ausgestellt und das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 (§ 106 SGB IV) angewendet.