Das ändert sich 2024 im elektronischen Meldeverfahren

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung dient als Nachweis gegenüber anderen Unternehmen, Banken oder Institutionen – etwa bei öffentlichen Ausschreibungen. Mit dieser Bescheinigung können Sie beispielsweise zeigen, dass Sie Ihren Beitragszahlungspflichten zuverlässig nachkommen.

So erhalten Sie diese Bescheinigung:

1. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen Sie bei der zuständigen Krankenkasse (als Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrags) oder der Minijob-Zentrale.
2. Sie können eine einmalige Bescheinigung anfordern oder ein Abomodell wählen. Mit dem Abo erhalten Sie die Bescheinigung auf Wunsch monatlich, viertel- oder halbjährlich – bis auf Widerruf des Abos. Sollten Sie bereits ein Abo haben, müssen Sie es mit Beginn des elektronischen Verfahrens neu beantragen.
3. Die Beantragung erfolgt über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
4. Die Rückmeldung erfolgt elektronisch mit einem Datensatz an Sie.
5. Sie können jemand anderen, etwa Ihren Steuerberater, bevollmächtigen, die Unbedenklichkeitsbescheinigung für Ihr Unternehmen zu beantragen. Diese Vollmacht muss der Anforderung als PDF beigefügt werden.
6. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten Sie auf Deutsch und auf Wunsch zusätzlich auch auf Englisch.

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt es in zwei Ausführungen:

Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt Auskunft darüber, dass in den sechs Monaten vor der Anforderung die Beitragsnachweise und Zahlungen vollständig und pünktlich eingegangen sind.

Die einfache Bescheinigung wird dann ausgestellt, wenn aktuell keine Beitragsrückstände vorliegen, es aber in der Vergangenheit zu Problemen mit den Nachweisen und/oder Zahlungen kam. Für aktuelle Probleme sind gegebenenfalls Sonderregelungen möglich.

Im Idealfall informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über ihre Krankenkasse. Das ist aber nicht immer so. Liegen Ihnen entweder keine, nur unvollständige oder gar falsche Informationen vor, können Sie die zuständige Krankenkasse ab dem 01.01.2024 über den GKV-Spitzenverband abfragen.

Ablauf der Abfrage:

• Zur Abfrage nutzen Sie Ihr Abrechnungsprogramm (ein Zusatzmodul) oder eine elektronische Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal.
• Sie können Ihre Abfrage beim Verband unter dem Nachrichtentyp „Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse“ stellen.
• Eine Antwort erhalten Sie in der Regel nach 24 Stunden.

Unter dem Nachrichtentyp „Angabe Mitgliedschaft Krankenkasse“ bekommen Sie als Antwort vom Spitzenverband entweder:
eine „1“ (für: eine Mitgliedschaft ermittelt bei Vollständigkeit der Rückmeldungen der Krankenkassen) oder 
eine „2“ (für: Mitgliedschaft nicht ermittelt, Rückmeldungen der Krankenkassen nicht vollständig oder Bestätigung für Mitgliedschaft durch mehr als eine Krankenkasse).

Wurde eine Mitgliedschaft ermittelt, wird zusätzlich die Betriebsnummer der Krankenkasse angegeben. Konnte keine Mitgliedschaft ermittelt werden, müssen Sie Ihre Beschäftigten darauf ansprechen.

Egal wie die Rückmeldung des GKV-Spitzenverbands ausfällt: Sie ersetzt die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse nicht.

Wichtig zu wissen:
Für die Abfrage der Mitgliedschaft in einer Krankenkasse müssen Sie unter anderem die Versicherungsnummer der neuen Mitarbeitenden angeben.

Für die Rentenversicherungsnummer gilt das Gleiche: Neue Beschäftigte müssen Ihnen ihre Versicherungsnummer nachweisen. Dies können sie entweder mit ihrem Sozialversicherungsausweis oder einem Schreiben der Deutschen Rentenversicherung („Versicherungsnummernachweis“) tun. Die Versicherungsnummer wird in die Entgeltunterlagen aufgenommen und dient künftig den DEÜV-Meldungen.

Liegt Ihnen die Nummer nicht vor, müssen Sie diese ab dem 01.01.2024 vor der Anmeldung des neuen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abfragen. Dazu müssen Sie das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer und den Datensatz DSVV nutzen. Dies gilt sowohl für die DEÜV-Meldung über Ihr Entgeltprogramm als auch über eine elektronische Ausfüllhilfe.