Arbeitsvertrag und Homeoffice: Das müssen Arbeitgeber beachten

Haben Beschäftigte einen Anspruch auf Homeoffice?

Nein, in Deutschland gibt es derzeit keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Ein entsprechender Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), der das Recht auf Homeoffice einführen wollte, liegt aktuell auf Eis. Insofern können Angestellte von ihrem Arbeitgeber nicht grundsätzlich verlangen, von zu Hause aus zu arbeiten. Es liegt allein im Ermessen des Unternehmens, ob Arbeiten im Homeoffice möglich ist oder nicht.

Übrigens: Ebenso wenig, wie es ein Recht auf Homeoffice gibt, besteht eine Pflicht dazu. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber ohne Vereinbarung keine Heimarbeit anordnen kann.

Homeoffice – was bedeutet das eigentlich?

Umgangssprachlich hat sich der Begriff „Homeoffice“ für die Arbeit in den eigenen vier Wänden eingebürgert. Eine gesetzliche Definition von „Homeoffice“ gibt es bislang nicht. In der Regel wird unter Homeoffice Telearbeit verstanden: eine flexible Arbeitsform, bei der Beschäftigte ganz oder teilweise zu Hause arbeiten.

Gut zu wissen: 
Telearbeit ist nicht gleichzusetzen mit mobiler Arbeit. Darunter ist ortsunabhängiges Arbeiten ohne einen festen Arbeitsplatz zu verstehen. Die Angestellten können sowohl von zu Hause aus als auch an anderen Orten arbeiten. Hierfür stellt der Arbeitgeber in der Regel die notwendigen mobilen Endgeräte wie Laptops oder Smartphones zur Verfügung.

Muss Homeoffice im Arbeitsvertrag festgehalten werden?

Ja, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden das Arbeiten außerhalb des Betriebs ermöglichen wollen, muss dies im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden. Neben dem Arbeitsort sollte der Vertrag unter anderem Regelungen zur Arbeitszeit, der Art der Tätigkeit, den Arbeitsmitteln sowie zum Datenschutz enthalten.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, können die Rahmenbedingungen zum Homeoffice in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden. Mit einer individuellen Zusatzvereinbarung können Sie die Regelungen konkretisieren und ergänzen.

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Welche Regelungen gelten für das Homeoffice?

Arbeitsort

Der Arbeitsort ist einer der wichtigen Punkte im Arbeitsvertrag. Er muss klar definiert sein. In Deutschland schreibt das Nachweisgesetz vor, dass Sie als Arbeitgeber den Einsatzort im Arbeitsvertrag angeben müssen. Diese Verpflichtung ist in § 2 Abs. 1 Nr. 4 des NachwG festgelegt. Es ist auch möglich zwei Arbeitsorte aufzuführen. Neben dem betrieblichen Büro kann ebenso das Homeoffice (Wohnung der Mitarbeitenden) als Arbeitsort angegeben werden.

Auf Versetzungsklausel achten

Ist im Vertrag oder in einer Betriebsvereinbarung das Homeoffice als regelmäßiger Arbeitsort festgelegt, handelt es sich um Teleheimarbeit. Diese Festlegung kann nicht einfach geändert werden. Daher sollte man bereits bei der Vertragsgestaltung auf entsprechende Formulierungen achten, die eine Änderung des Arbeitsortes ermöglichen.

So kann beispielsweise eine Versetzungsklausel in den Telearbeitsvertrag aufgenommen werden. Diese ermöglicht es dem Arbeitgeber, den Arbeitnehmer jederzeit aus dem Homeoffice zurück in den Betrieb zu beordern.

Arbeitszeit

Im Homeoffice gelten die gleichen Arbeitszeiten wie im Betrieb. Auch die gesetzlichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur Höchstarbeitszeit, zu Ruhepausen sowie zum Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit sind zu beachten. Arbeitgeber sollten in der Homeoffice-Vereinbarung auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen.

Eine Besonderheit gibt es bei den Feiertagen: Liegt der Arbeitsort in einem anderen Bundesland als der Unternehmenssitz, gelten die Feiertagsregelungen des Arbeitsortes. Wenn mehrere Arbeitsorte im Arbeitsvertrag genannt sind, kann der tatsächliche Arbeitsort des Tages entscheidend sein, ob ein Feiertag gilt oder nicht. Da es keine allgemeingültige gesetzliche Regelung in diesem Fall gibt, sollten spezifische Regelungen bei mehreren Arbeitsorten im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Im Vertrag sollten Sie folgende Punkte zu den Arbeitszeiten festhalten:

• Anzahl der Tage im Homeoffice pro Woche
• Wochentage, an denen zu Hause gearbeitet wird
• Dienstbeginn und -ende an den Homeoffice-Tagen
• Zeiten, zu denen die Mitarbeitenden erreichbar sein müssen (über Telefon, E-Mail, betrieblich genutzte Software)

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber seit 2022 die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen und nachweisen. Am einfachsten geht das mit Online-Zeiterfassungssystemen, die ortsunabhängig genutzt werden können.

Arbeitsmittel

Wie im Büro muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden auch im Homeoffice die notwendigen Arbeitsmittel (internetfähiger Laptop oder Smartphone) zur Verfügung stellen, damit diese ihrer Tätigkeit nachgehen können. In der Homeoffice-Vereinbarung sollte ein Passus darauf hinweisen, dass die private Nutzung der Arbeitsmittel ausgeschlossen ist.

Beschäftigte dürfen nicht dazu verpflichtet sein, ihre eigenen technischen Geräte zu nutzen. Sollte es begründete Ausnahmefälle geben, kann im Vertrag darauf hingewiesen werden, z. B. mit der Formulierung „Bring your own device“ (BYOD). Zudem sollte ein finanzieller Ausgleich für die dienstliche Nutzung privater Geräte vereinbart werden.

Zusatzkosten vertraglich regeln

Sofern nichts anderes vereinbart wurde, trägt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung (Schreibtisch, Bürostuhl). Zudem übernimmt der Arbeitgeber anteilig die Kosten für Miete, Heizung, Strom und Internet. Den Mitarbeitenden steht ein sogenannter Aufwendungsersatz zu. Um etwaige Unklarheiten zu vermeiden, sollte die Höhe des Aufwendungsersatzes im Arbeitsvertrag zum Homeoffice geregelt werden. Empfehlenswert ist eine monatliche Pauschale.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Bei einem Telearbeitsplatz ist der Arbeitgeber für den Arbeitsschutz verantwortlich. Es gelten die gleichen Standards wie bei einem Büroarbeitsplatz. Der Arbeitgeber muss eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen ermitteln, um Arbeitsunfälle, arbeitsbedingte Erkrankungen und psychische Belastungen zu vermeiden.

Gut zu wissen:
Eine Überprüfung des Arbeitsplatzes zu Hause ist nicht notwendig. Stattdessen können die Beschäftigten über Online-Fragebögen Angaben zu ihrem Arbeitsumfeld machen, die dann vom Arbeitgeber ausgewertet werden.

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt außerdem vor, dass die Mitarbeitenden über die Anforderungen der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel unterwiesen werden. 
Ebenso müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Beschäftigten im Homeoffice an einer arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) teilnehmen.

Jetzt lesen: Wie gesundes Arbeiten im HomeOffice gelingt

In einer Langzeitstudie hat die Barmer mit der Universität St.Gallen erforscht, wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert und wie Sie die Gesundheit von Beschäftigten im Homeoffice steigern.

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Datenschutz

Auch im Homeoffice sind die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 5 Abs.1 f DSGVO) müssen personenbezogene Daten im Homeoffice „vor unbefugter und unberechtigter Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Beschädigung“ geschützt werden. Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, sind sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende in der Pflicht.

So müssen Arbeitgeber ihren Homeoffice-Mitarbeitenden Hard- und Software zur Verfügung stellen, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht. Beispielsweise sollte der Zugriff auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens nur über einen VPN-Zugang erfolgen. Für die Zusammenarbeit und die Kommunikation sollten geeignete Tools (z. B. Microsoft Teams) auf den Endgeräten installiert sein.

Datenschutzvereinbarung abschließen

Beschäftigte müssen die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz einhalten. Es empfiehlt sich, den Homeoffice-Arbeitsvertrag um eine Datenschutzvereinbarung zu ergänzen, sofern keine entsprechende Betriebsvereinbarung existiert.

Folgende Punkte könnten aufgenommen werden:

• Passwortschutz der Anwendungen
• Vernichtung ausgedruckter Dokumente nach Gebrauch
• Schließen der Anwendungen vor Verlassen des Arbeitsplatzes
• Vermeiden der Sichtbarkeit von Daten auf dem Bildschirm
• Kein Zugriff auf personenbezogene Daten durch unbefugte Dritte

Neben den personenbezogenen Daten sind auch die betrieblichen Daten zu schützen. Eine entsprechende Klausel sollte auf den Schutz von Geschäftsgeheimnissen hinweisen.

Unfallversicherungsschutz

Mitarbeitende, die ihre beruflichen Aufgaben im Homeoffice erledigen, sind grundsätzlich durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Bis 2021 galt der Schutz nur für Unfälle, die in unmittelbaren Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit standen. In der Praxis war diese Abgrenzung jedoch oft schwierig, da im Homeoffice die Grenzen zwischen beruflichem und privatem Handeln verschwimmen. 

Mit der Neuregelung wurde diese Gesetzeslücke geschlossen (§ 8 SGB VII). Das bedeutet: Im Homeoffice besteht der gleiche Unfallversicherungsschutz wie bei der Arbeit im Betrieb.

Darüber hinaus sind auch die Wege zwischen häuslicher Arbeitsstätte und Kindertagesstätte versichert.