Geflüchtete aus der Ukraine beschäftigen: Hilfreiche Tipps für Unternehmen

Voraussetzung für die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern ist ein entsprechender Aufenthaltstitel mit dazugehöriger Arbeitserlaubnis. Unter welchen Voraussetzungen eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erteilt werden kann, lesen Sie in einem Papier der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, das laufend aktualisiert wird. Weitere Hinweise finden Sie außerdem auf den Internetseiten des Bundesinnenministeriums.

Wie können Geflüchtete aus der Ukraine in Deutschland beschäftigt werden?

Wenn Sie Geflüchtete aus der Ukraine beschäftigen möchten, müssen Sie sich vor Aufnahme der Tätigkeit eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis vorlegen lassen und dies dokumentieren (Fotokopie). Für ukrainische Flüchtlinge gelten dieselben arbeitsrechtlichen Grundsätze wie für alle anderen Beschäftigten auch.

Das bedeutet, es kann ein mündlicher oder schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen werden. Bei einer mündlichen Vereinbarung müssen die wesentlichen Inhalte nach dem Nachweisgesetz vom Arbeitgeber schriftlich niedergelegt und den Beschäftigten ausgehändigt werden.

Wie werden Geflüchtete sozialversicherungsrechtlich angemeldet?

Da die meisten Geflüchteten noch nicht über eine deutsche Sozialversicherungsnummer verfügen, muss diese zusammen mit der Anmeldung bei der Rentenversicherung beantragt werden. Das geschieht entweder über das Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv.net.

Dazu sind neben den sonst üblichen Daten zusätzlich der Geburtsname, der Geburtsort und das Geburtsland anzugeben. Die Rentenversicherung meldet dann die neu vergebene Sozialversicherungsnummer über die Einzugsstelle an den Arbeitgeber zurück.

Die Anmeldung geht an die von den Beschäftigten gewählte Krankenkasse. Bei Minijobs und versicherungsfreien kurzfristigen Beschäftigungen ist die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle. Die Steuerung erfolgt über den Personengruppenschlüssel in der Anmeldung.

Erfahren Sie auf einen Blick, wie Sie Beschäftigte anmelden.  

Welche Sozialversicherungsbeiträge sind zu zahlen?

Sind ukrainische Geflüchtete versicherungspflichtig, fallen die üblichen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin die Umlagen zur Entgeltfortzahlungsversicherung (U1, U2), die Insolvenzgeldumlage und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung tragen. Für die Berechnung gelten die allgemeinen Grundsätze, auch hinsichtlich der besonderen Beitragsberechnung im Übergangsbereich.

Handelt es sich um einen Minijob, sind vom Unternehmen die pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung (13 %, wenn eine Versicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht) und zur Rentenversicherung (15 %) sowie die pauschalierte Lohnsteuer (2 %) zu zahlen.

Nutzen Sie unsere Übersicht zu den Beitragssätzen in der Sozialversicherung.  

Welche Steuerklasse haben ukrainische Geflüchtete?

Hinsichtlich der Lohnsteuer und des Lohnsteuerabzugs gibt es keine Besonderheiten. Allerdings verfügen die Geflüchteten in der Regel noch nicht über eine steuerliche Identifikationsnummer. Diese wird für den Abruf der ELStAM-Daten (Steuerabrechnungsdaten) durch den Arbeitgeber benötigt.

Für die Vergabe einer Identifikationsnummer ist die Anmeldung bei der Meldebehörde zwingend erforderlich. Ist den unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern keine Identifikationsnummer zugeteilt worden, stellt das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus.

Für eine Übergangszeit von maximal drei Monaten können Sie als Unternehmen den Lohnsteuerabzug nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (z. B. Steuerklasse I) vornehmen.

Sind Geflüchtete aus der Ukraine gegen Unfälle versichert?

Bei einer Beschäftigung besteht der gleiche Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung wie für andere Arbeitnehmende. Auch gelten die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen (z. B. Schutzausrüstung und Unfallverhütungsvorschriften) für alle Beschäftigten gleichermaßen.

Erhalten ukrainische Geflüchtete auch Kurzarbeitergeld?

Soweit die Geflüchteten arbeitslosenversicherungspflichtig beschäftigt sind, besteht grundsätzlich auch ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn der Arbeitsvertrag vor der Anmeldung der Kurzarbeit geschlossen wurde, der Arbeitsbeginn aber in die Zeit der Kurzarbeit fällt. Nach Beginn der Kurzarbeit neu eingestellte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben nur im Ausnahmefall einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Jetzt ausrechnen, wie viel Kurzarbeitergeld gezahlt wird.

Erhalten Geflüchtete Lohnfortzahlung und Krankengeld?

Es gelten die üblichen Regelungen auch für Geflüchtete. Bei einer Arbeitsunfähigkeit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Ausnahme: In den ersten vier Wochen einer Beschäftigung besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, es sei denn, ein anzuwendender Tarifvertrag bestimmt etwas anderes.

Nach Ablauf der Entgeltfortzahlung (sechs Wochen) besteht Anspruch auf Krankengeld, wenn der oder die Beschäftigte mit Krankengeldanspruch versichert ist. Ausnahmen sind also beispielsweise Beschäftigte in einem Minijob.

Lesen Sie mehr zum Thema Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeit. 

Bekommen ukrainische Geflüchtete auch Mutterschaftsgeld?

Frauen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen, haben grundsätzlich Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Der Status als Geflüchtete spielt dabei keine Rolle. Die Krankenkasse zahlt das Mutterschaftsgeld während der Schutzfristen bzw. während eines Beschäftigungsverbots mit maximal 13 Euro täglich.

Die Differenz zum Nettoentgelt wird vom Unternehmen getragen. Dieses kann sich seine Kosten dann über die Entgeltfortzahlungsversicherung (U2) erstatten lassen.

Informieren Sie sich ausführlich zum Umlageverfahren und den aktuellen Umlagesätzen.

Wie können Firmen die Sprachkenntnisse von ukrainischen Geflüchteten verbessern?

Der wohl wichtigste Faktor für eine schnelle Integration ist die Sprache. In der Praxis hat sich zum Beispiel das Modell mit Sprachpaten bewährt. Neu ins Unternehmen eintretende Mitarbeitende bekommen einen – dafür geeigneten – Paten an die Seite gestellt. Im Idealfall ist er oder sie der ukrainischen Sprache mächtig, oder die beiden können sich auf Englisch verständigen. Ziel ist es aber, die Kommunikation möglichst von Beginn an auf Deutsch zu führen.

Unterstützen können die Unternehmen das Erlernen der deutschen Sprache durch Sprachlerntools. Im Internet gibt es eine Reihe von Anbietern, die mit unterschiedlichen Modulen das Erlernen von Sprachen (auch Deutsch) ermöglichen.

Dazu gehören kleine Videos, individuelle Trainings oder Gruppengespräche (online). Natürlich muss die dafür notwendige technische Ausstattung (Tablet, Headset) zur Verfügung stehen.

Einige Angebote sind – zumindest in der Anfangsphase – sogar kostenfrei, etwa beim Goethe-Institut.