Weniger Bürokratie und mehr Zeit für die eigentlichen Unternehmensaufgaben – das verspricht das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Im Oktober 2024 hat der Bundesrat dem Gesetzentwurf zugestimmt, der die Wirtschaft jährlich um 944 Millionen Euro entlasten soll. Vor allem bei Verwaltungsverfahren sind zahlreiche Vereinfachungen geplant. Erfahren Sie, mit welchen Entlastungen Unternehmen 2025 rechnen können.
Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Eine der wichtigsten Änderungen ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Diese müssen ab 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre statt zehn Jahre aufbewahrt werden.
Weniger Archivierungskosten
Für Unternehmen bedeutet das: Sie können ihre Belege früher vernichten und damit Aufbewahrungskosten für die physische oder elektronische Archivierung sparen.
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt jedoch nicht für alle Unterlagen. Für einige steuerlich relevante Unterlagen bleiben die bisherigen Aufbewahrungsfristen bestehen.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten ab 1. Januar 2025:
| Aufbewahrungspflichtige Unterlagen | Frist bisher | Frist ab 2025 |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | 10 Jahre |
| Handels- oder Geschäftsbriefe (auch E-Mails) | 6 Jahre | 6 Jahre |
| Lohnsteuerunterlagen | 6 Jahre | 6 Jahre |
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) | 10 Jahre | 8 Jahre (neu) |
| Unterlagen zur betrieblichen Gewinnermittlung | 10 Jahre | 8 Jahre (neu) |
Die Neuregelung gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist.
Hinweis:
Keine Änderung gibt es bei den Aufbewahrungsfristen für Unterlagen in der Sozialversicherung: Hier bleibt die Aufbewahrungsfrist unverändert bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
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Einführung einer Vollmachtsdatenbank
Arbeitgeber können künftig eine Generalvollmacht für die Sozialversicherungsträger in einer Vollmachtsdatenbank hinterlegen.
Generalvollmacht statt Einzelvollmachten
Bisher mussten Arbeitgeber ihren Steuerberatenden schriftliche Einzelvollmachten für die jeweiligen Sozialversicherungsträger ausstellen. Mit der neuen Regelung genügt eine Generalvollmacht. Diese wird elektronisch in der Datenbank erfasst und kann von allen Sozialversicherungsträgern abgerufen werden.
Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ab Januar 2028 zunächst freiwillig, ab Januar 2030 verpflichtend.
Tipp: Eine Vollmacht für die Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie unter Anträge und Formulare.
Arbeitsverträge können digital abgeschlossen werden
Das Bürokratieentlastungsgesetz erleichtert den digitalen Abschluss von Arbeitsverträgen. Arbeitgeber können dann auch per E-Mail über die Vertragsbedingungen informieren.
Schon nach bisheriger Rechtslage konnten Arbeitsverträge digital unterschrieben, per E-Mail versandt oder sogar mündlich geschlossen werden. Das Nachweisgesetz schreibt jedoch vor, dass Arbeitgeber ihren künftigen Mitarbeitenden die wesentlichen Vertragsbedingungen bei Arbeitsbeginn schriftlich aushändigen müssen. Ein Nachweis in Textform oder elektronischer Form war ausgeschlossen.
Textform statt Schriftform reicht künftig aus
Das ändert sich nun mit dem Bürokratieentlastungsgesetz. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen können dann auch in Textform abgefasst und den Beschäftigten elektronisch übermittelt werden, sofern
- das Dokument für die Mitarbeitenden zugänglich ist,
- gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- das Unternehmen bei der Übermittlung eine Empfangsbestätigung verlangt.
Diese neue Maßnahme bringt vor allem für solche Arbeitsverhältnisse eine Erleichterung, bei denen Arbeitgeber und Arbeitnehmende an verschiedenen Orten tätig sind und bisher der Postweg genutzt werden musste, um Originalunterschriften auszutauschen.
Ausnahmen sind zu beachten
Ausgenommen von der neuen Regelung sind Wirtschaftsbereiche, die häufig von Schwarzarbeit betroffen sind. Hier müssen Arbeitsverträge weiterhin schriftlich abgeschlossen werden. Dies betrifft folgende Branchen:
- Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Transportgewerbe
- Gebäudereinigung
- Fleischwirtschaft
- Wach- und Sicherheitsdienste
Auch bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen greift die neue Regelung nicht. Diese müssen weiterhin in der Schriftform erfolgen.
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Beantragung von Elternzeit, Pflegezeit, Familienpflegezeit
Das neue Gesetz bringt nicht nur Erleichterungen für Arbeitgeber mit sich. Auch Mitarbeitende profitieren vom Abbau bürokratischer Hürden.
Künftig können sie folgende Ansprüche in Textform, zum Beispiel per E-Mail, geltend machen:
- Elternzeit
- Teilzeit während der Elternzeit
- Familienpflegezeit
- Pflegezeit
Bisher mussten diese Anträge mit den entsprechenden Unterlagen schriftlich per Post bei den zuständigen Behörden eingereicht werden.
Die Änderung ermöglicht eine einfachere und schnellere Bearbeitung der Anträge.
Hinweis:
Arbeitgeber können die Anträge nun ebenfalls in Textform ablehnen.
Zeugnisse in elektronischer Form möglich
Eine weitere Neuerung betrifft die Ausstellung von Arbeitszeugnissen: Sie können mit Zustimmung der Mitarbeitenden in digitaler Form ausgestellt und übermittelt werden. Dies beinhaltet auch die elektronische Signatur.
Aushangpflichten entfallen
Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz oder das Jugendarbeitsschutzgesetz müssen künftig nicht mehr im Betrieb ausgehängt, sondern können elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
Bislang waren Arbeitgeber dazu verpflichtet, relevante gesetzliche Informationen für alle Mitarbeitenden öffentlich auszuhängen. Diese Aushangpflicht bedeutete insbesondere für größere Unternehmen mit mehreren Standorten einen erheblichen Mehraufwand. So mussten die Vorschriften regelmäßig aktualisiert und in Papierform neu ausgehängt werden.
Die Neuregelung erlaubt, dass die Beschäftigten über das Intranet, E-Mail oder andere betriebsinterne Kommunikationsplattformen über gesetzliche Bestimmungen informiert werden.
