Pauschalsteuerbeträge

Das Lohnsteuerrecht sieht die Möglichkeit vor, dass Unternehmen die Lohnsteuer vielfach pauschal erheben können, um die individuelle Besteuerung bei den Mitarbeitenden zu vermeiden. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen müssen die Zuwendungen dann nicht mehr in ihrer Steuererklärung angeben.

Möglichkeiten der Lohnsteuerpauschalierung

Die Pauschalierungsmöglichkeiten ergeben sich in erster Linie aus den §§ 40 bis 40b EStG.

Pauschalierung auf Antrag

Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Unternehmens zulassen, dass die Lohnsteuer mit einem unter Berücksichtigung der Vorschriften des § 38a EStG zu ermittelnden Pauschsteuersatz erhoben wird, soweit

• von dem Betrieb sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt werden oder
• in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben ist, weil der Betrieb die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.

Bei der Ermittlung des Pauschsteuersatzes ist zu berücksichtigen, dass die vorgeschriebene Übernahme der pauschalen Lohnsteuer durch das Unternehmen für Beschäftigte eine in Geldeswert bestehende Einnahme im Sinne des § 8 Absatz 1 EStG darstellt (Nettosteuersatz).

Die Pauschalierung ist in den Fällen der Nummer 1 ausgeschlossen, soweit der Betrieb einem Arbeitnehmer bzw. einer Arbeitnehmerin sonstige Bezüge von mehr als 1.000 Euro im Kalenderjahr gewährt. Der Arbeitgeber hat dem Antrag eine Berechnung beizufügen, aus der sich der durchschnittliche Steuersatz unter Zugrundelegung der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der durchschnittlichen Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für diejenigen Mitarbeitenden ergibt, denen die Bezüge gewährt werden sollen oder gewährt worden sind. Einzelheiten sowie ein Berechnungsbeispiel enthalten R 40.1 LStR und H 40.1 LStH.

Mahlzeitenabgabe im Betrieb

Das Unternehmen kann gemäß § 40 Absatz 2 Seite 1 Nummer 1 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Mitarbeitenden unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Beschäftigten unentgeltlich oder verbilligt abgibt. Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht ohnehin als Lohnbestandteile vereinbart sind.

Mahlzeitenabgabe bei einer Auswärtstätigkeit

Das Unternehmen kann laut § 40 Absatz 2 Seite 1 Nr. 1a EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er oder auf seine Veranlassung ein Dritter Beschäftigte anlässlich einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind. Ein Anwendungsfall wäre, wenn Mitarbeitende etwa weniger als 8 Stunden auf Dienstreise sind und damit keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben. In diesem Fall kann der Betrieb zur Vermeidung der individuellen Steuerpflicht die kostenlos gewährte Mahlzeit mit dem jeweiligen Sachbezugswert besteuern.

Betriebsveranstaltungen

Der Betrieb kann gemäß § 40 Absatz 2 S. 1 Nummer 2 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt. Zu beachten ist, dass zwei Betriebsveranstaltungen grundsätzlich steuerfrei sind (§ 19 Absatz 1 Seite 1 Nummer 1a EStG). Dabei beträgt der Freibetrag pro Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmende in 2023 110 Euro. Ab 2024 soll der Freibetrag auf 150 Euro angehoben werden.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen sind grundsätzlich steuerpflichtig. Der Betrieb kann die Zuwendungen gemäß § 40 Absatz 2 S. 1 Nummer 3 EStG mit 25 % pauschalversteuern, wenn er diese zusammen mit Erholungsbeihilfen, die in demselben Kalenderjahr früher gewährt worden sind, 156 Euro für Beschäftigte, 104 Euro für deren Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Vom Unternehmen gewährte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind zum Beispiel bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden Abwesenheit 2023 bis zu 14 Euro steuerfrei. Steuerpflichtige Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer sog. Auswärtstätigkeit können gemäß § 40 Absatz 2 S. 1 Nummer 4 EStG mit 25 % pauschaliert werden, soweit diese die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. Beispiel: Ein Unternehmen zahlt einem Arbeitnehmer anlässlich einer neunstündigen Dienstreise in 2023 eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro. Steuerfrei sind 14 Euro. Die übrigen 14 Euro können mit 25 % pauschalversteuert werden. Hierdurch entsteht keine individuelle Steuerpflicht. Ab 2024 sollen die Verpflegungspauschalen auf 15 Euro bzw.  30 Euro erhöht werden (siehe geplante Änderungen Wachstumschancengesetz).

PC, Datenverarbeitungsgeräte

Die Lohnsteuer kann vom Unternehmen gemäß § 40 Absatz 2 S. 1 Nummer 5 EStG pauschal mit 25 % erhoben werden, wenn er den Arbeitnehmenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte übereignet. Das gilt auch für Zubehör und Internetzugang. Das Gleiche gilt für Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen der Mitarbeitenden für die Internetnutzung gezahlt werden. Bei einer unentgeltlichen, bloßen Nutzungsüberlassung besteht gegebenenfalls Steuerfreiheit gemäß § 3 Nummer 45 EStG.

Fahrtkostenzuschüsse

Fahrtkostenzuschüsse des Betriebs sind ggf. gem. § 3 Nummer 15 EStG steuerfrei. Das Unternehmen kann die Lohnsteuer (ansonsten beziehungsweise alternativ) gemäß § 40 Absatz 2 S. 2 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 15 % oder 25% für Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung von Arbeitnehmenden zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den tatsächlichen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erheben, soweit diese Bezüge den Betrag nicht übersteigen, den die Mitarbeitenden als Entfernungspauschale im Rahmen des Werbungskostenabzugs geltend machen könnte, wenn die Bezüge nicht pauschal besteuert würden (R 40.2 Absatz 6 LStR). Aus Vereinfachungsgründen kann der Betrieb zur Ermittlung des pauschalierten Betrags ggf. unterstellen, dass das Kfz an 15 Arbeitstagen monatlich zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Erforderlich ist jedoch eine Prognose hinsichtlich der im Kalenderjahr zu erwartenden Zahl der Fahrten, sodass im Zweifel bei der Pauschalierung von einer niedrigeren Zahl der Arbeitstage auszugehen ist. Bei einer Pauschalierung mit 25 % entfällt die Anrechnung der pauschalbesteuerten Beträge auf die Entfernungspauschale der Mitarbeitenden.

Pauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung

Der Betrieb kann unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder auf die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, die Lohnsteuer gemäß § 40a Absatz 1 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % des Arbeitslohns erheben. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn Mitarbeitende bei dem Unternehmen gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird, die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt und der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 150 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigt oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird. Die Stundenlohngrenze liegt ab 2023 bei 19 Euro.

Minijob

Der Betrieb kann gemäß § 40a Absatz 2 EStG unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern (einheitliche Pauschsteuer) für das Arbeitsentgelt aus geringfügigen Beschäftigungen im Sinne des § 8 Absatz 1 Nummer 1 SGB IV oder des § 8a SGB IV, für das er Beiträge nach § 168 Absatz 1 Nummer 1b oder 1c SGB VI (geringfügig versicherungspflichtig Beschäftigte) oder nach § 172 Absatz 3 oder 3a bzw. 276a Absatz 1 SGB VI (versicherungsfrei geringfügig Beschäftigte) zu entrichten hat, mit einem einheitlichen Pauschsteuersatz in Höhe von insgesamt 2 % des Arbeitsentgelts erheben.

Zusammenrechnung der Minijobs

Entfällt die Möglichkeit der 2 %-Versteuerung wegen der Zusammenrechnung und des Überschreitens der aktuellen monatlichen Grenze von 538 Euro, kann gemäß § 40a Absatz 2a EStG der einzelne Betrieb die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 20 % des Arbeitsentgelts erheben, wenn es sich bei dem einzelnen Job um einen für sich betrachteten Minijob handeln würde.

Unfallversicherungen

Von den Beiträgen für eine Unfallversicherung von Arbeitnehmenden kann das Unternehmen gemäß § 40b Absatz 3 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 20 % der Beiträge erheben, wenn mehrere Mitarbeitende gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag versichert sind und der Teilbetrag, der sich bei einer Aufteilung der gesamten Beiträge nach Abzug der Versicherungssteuer durch die Zahl der begünstigten Beschäftigten ergibt, 100 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt. Ab 2024 soll der Grenzbetrag für die Anwendung der Pauschalierung entfallen.

Pauschalierung bei Sachzuwendungen

Der Betrieb kann die Einkommensteuer für Sachzuwendungen (Geschenke und betrieblich veranlasste Zuwendungen) an seine Arbeitnehmenden gemäß § 37b EStG mit 30 % pauschalieren. Die Finanzverwaltung lässt eine Freigrenze von 10 Euro für sogenannte Streuwerbeartikel zu. Die Einbeziehung von Zuwendungen in die Bemessungsgrundlage ist nur erforderlich, wenn diese bei Arbeitnehmenden bei deren Einkommensteuer auch steuerbar bzw. steuerpflichtig wären.

Ladestation/E-Autos

Das Unternehmen kann nach § 40 Absatz 2 Nummer 6 EStG bei Beschäftigten mit zusätzlich unentgeltlich oder verbilligt übereigneten Ladevorrichtungen für Elektro- oder Hybridfahrzeugen den Vorteil mit 25% pauschalieren. Dies gilt auch für Zuschüsse des Betriebs zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin für entsprechende Ladevorrichtungen.

Fahrradübereignung/Jobrad

Der Betrieb kann nach § 40 Absatz 2 Nummer 7 EStG bei unentgeltlicher oder verbilligter Übereignung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kfz darstellt, den Vorteil mit 25 % pauschalieren.

Freifahrtberechtigungen von Soldaten

Der Vorteil bei Soldaten und Soldatinnen durch die erhaltene Freifahrtberechtigung kann pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 Absatz 2 Seite 2 Nummer 3 EStG).