Entfernungspauschale: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Was ist die Entfernungspauschale?

Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt eine Entfernungspauschale, die unabhängig vom tatsächlichen Aufwand und vom Verkehrsmittel als Werbungskosten abzugsfähig ist. Dadurch erhalten alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die gleichen steuerlichen Vorteile, gleichgültig ob sie einen PKW benutzen, den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Motorrad oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale berechnet sich mit 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer pro Entfernungskilometer. Abzugsfähig ist die Gesamtstrecke Wohnung - erste Tätigkeitsstätte.

Wobei gilt die Entfernungspauschale?

• Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Absatz 1 Seite 3 Nummer. 4 EStG)
• Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 EStG)
• Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (zum Beispiel Zeitungszusteller/in, Forstarbeiter/in)
• Fahrten zu einem vom Unternehmen festgelegten ständigen Treffpunkt oder Sammelpunkt (zum Beispiel Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, ein Busdepot oder Fährhafen)

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Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?

Seit 2022 kann für jeden Arbeitstag, an dem Beschäftigte ihre erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 Euro und für jeden weiteren Kilometer von 0,38 Euro angesetzt werden.

Entfernungspauschale: Gibt es einen Höchstbetrag?

Die anzusetzende Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro im Kalenderjahr begrenzt (§ 9 Absatz 1 Seite 1 Nummer 4 Seite 2 EStG). Diese Begrenzung gilt nicht, wenn für die Fahrten ein eigenes oder ein zur Nutzung überlassenes Kfz benutzt wird. Die Arbeitnehmenden müssen dem Finanzamt lediglich nachweisen oder glaubhaft machen, dass sie die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurückgelegt haben.

Was gilt bei Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs?

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind neben der Entfernungspauschale zusätzlich die übersteigenden (und somit höheren) tatsächlichen Aufwendungen abzugsfähig, wenn sie der oder die Arbeitnehmende nachweist (§ 9 Absatz 2 Seite 2 EStG). Ein Taxi gilt nicht als öffentliches Verkehrsmittel. Mit der Pauschale sind grundsätzlich sämtliche Aufwendungen abgegolten (Ausnahme: im Einzelfall beruflich entstandene Unfallkosten). Für die Entfernungsermittlung ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend, ausnahmsweise auch eine verkehrsgünstigere Strecke. 

Die Entfernungspauschale kann für die Wege zu derselben ersten Tätigkeitsstrecke für jeden Arbeitstag nur einmal angesetzt werden. Findet nur eine Fahrt pro Arbeitstag statt (zum Beispiel nur die Hin- oder die Rückfahrt), kommt auch nur die halbe Entfernungspauschale zum Ansatz. Das Gesetz lässt neben den bereits genannten höheren Kosten für öffentliche Verkehrsmittel auch für behinderte Arbeitnehmer Ausnahmen zu. Sie dürfen ihre tatsächlichen Kosten anstelle der Entfernungspauschale ansetzen (§ 9 Absatz 2 EStG).

Steuerfreie oder mit 15 % pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind auf die Entfernungspauschale anzurechnen und mindern den Werbungskostenabzug(siehe Bescheinigungspflicht in Zeile 17 und 18 der Lohnsteuerbescheinigung). Nicht die Entfernungspauschale, sondern die tatsächlichen Aufwendungen sind anzusetzen für:

• Flugstrecken (Werbungskostenabzug in Höhe des nachgewiesenen Flugpreises),
• Entgeltzahlungen des Arbeitnehmers in Fällen einer steuerfreien Sammelbeförderung,
• Fahrten behinderter Menschen; bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs ist ein Ansatz der tatsächlichen Kosten mit den für Reisekosten geltenden km-Sätzen zulässig.

Sonderregelungen bei der Entfernungspauschale

Die Sonderregelung für behinderte Menschen (Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen) setzt das Vorliegen einer Gesamtbehinderung von mindestens 70 % oder einer Gesamtbehinderung von mindestens 50 % und einer erheblichen Gehbehinderung voraus.

Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte zweckbestimmte Leistung

Die vorgenannten Regelungen zur Lohnsteuerpauschalierung und der damit verbundenen Beitragsfreiheit greifen nur dann, wenn die Zuschüsse/Zahlungen des Arbeitgebers eine zweckbestimmte Leistung darstellen, die zusätzlich zum ohnehin arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Wird eine zweckbestimmte Leistung unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn oder durch Umwandlung des arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohns gewährt, liegt keine zusätzliche Leistung vor (§ 8 Abs. 4 EStG).

Eine zusätzliche Leistung liegt aber dann vor, wenn sie unter Anrechnung auf eine andere freiwillige Sonderzahlung, zum Beispiel freiwillig geleistetes Weihnachtsgeld, erbracht wird. Unschädlich ist, wenn der Arbeitgeber verschiedene zweckgebundene Leistungen zur Auswahl anbietet oder die übrigen Arbeitnehmer die freiwillige Sonderzahlung erhalten (R 3.33 LStR). Zur Zulässigkeit einer Gehaltsumwandlung vgl. BMF-Schreiben vom 22.5.2013, IV C 5 - S 2388/11/10001 - 02.

Entfernungspauschale: Was gilt bei Dienstfahrten/Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug?

Für dienstliche oder geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug des Arbeitnehmers oder Arbeitnehmerin kann der Betrieb – anders als bei den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – Reisekosten steuerfrei zahlen. Folglich dürfen bei Benutzung des eigenen PKWs die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen tatsächlichen Fahrtkosten oder pauschal 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer steuerfrei vom Unternehmen gezahlt werden.

Bei Verwendung eines geleasten PKW dürfen Leasingsonderzahlungen nicht zusätzlich zum Kilometersatz von 0,30 Euro steuerfrei gezahlt werden (BFH, Urteil vom 15.4.2010 - VI R 20/08).