Berufsstarter stellen sich häufig dieselben Fragen: Was erwartet mich am ersten Arbeitstag? Komme ich mit den Kolleginnen und Kollegen gut klar? Hab ich mich für den richtigen Arbeitgeber entschieden? Mit den folgenden Tipps unterstützen Sie Ihre neuen Talente, damit diese gut im Betrieb ankommen.
Damit sich Neueinsteiger vom ersten Tag an willkommen fühlen, ist ein professionelles Onboarding-Konzept sehr hilfreich. Onboarding beschreibt den gesamten Prozess der Einführung ins neue Unternehmen – von der Aushandlung des Arbeitsvertrags bis zur Ausstattung mit Informationen, Werkzeugen und Ressourcen für die künftige Rolle und Aufgabe. Der Prozess des Onboardings beginnt häufig schon vor dem ersten Arbeitstag und kann sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken. Studien zeigen, dass mangelndes Onboarding ein häufiger Grund ist, warum Arbeitskräfte bereits nach kurzer Zeit das Unternehmen wieder verlassen.
So profitieren Unternehmen vom Onboarding
Ein umfassendes Onboarding bietet für Betriebe einige Vorteile:
- Frühzeitiges Onboarding reduziert die Zahl der Abspringenden und wirkt Kündigungen in der Anfangszeit entgegen
- Onboarding nimmt Nachwuchskräften die Angst vor Ungewissem und stärkt ihre Motivation und Produktivität
- Es hilft, persönliche Kontakte aufzubauen und erhöht die Bereitschaft, sich auf Dauer ans Unternehmen zu binden
- Onboarding reduziert Stress und Aufregung und ermöglicht einen entspannten Start am neuen Arbeitsplatz
- Es bestätigt nicht nur die Neuen in ihrer Arbeitgeberwahl, sondern steigert auch die Attraktivität bei künftigen Bewerbern
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Ein Onboarding beinhaltet mehrere Phasen
Das Onboarding hilft Ihnen, neue Mitarbeitende schnell zu integrieren und deren Bindung, Gesundheit und Produktivität fördern. Der Onboarding-Prozess startet in der Regel mit dem sogenannten Preboarding. Dies ist ein wichtiges Instrument, um neu gewonnenen Fachkräften die Vorbereitung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Besonders wenn zwischen Bewerbung und Arbeitsbeginn mehrere Wochen liegen.
Die Preboarding-Phase beginnt mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag. In dieser Willkommensphase ist es möglich, neuen Beschäftigten erste positive Erfahrungen zu vermitteln und Ihnen das Gefühl zu geben, beim richtigen Arbeitgeber zu sein. Besonders, wenn die Bewerbung digital abläuft, ist eine persönliche Unterstützung in Präsenz hilfreich. Dies kann durch eine Einladung zum Team-Meeting erfolgen oder durch eine Besichtigungstour am künftigen Einsatzort, um die neue Arbeitsumgebung kennenzulernen. Auch erste Schulungen und Trainings können dazu beitragen, nicht nur technische oder fachliche Skills zu vermitteln, sondern auch die soziale Integration zu fördern.
Ab dem ersten Arbeitstag wird es dann ernst: Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Beschäftigten über die Organisation und Abläufe im Betrieb aufklären und sie in ihre Arbeitsbereiche einführen. Jobeinsteiger sind außerdem oft dankbar, wenn sie praktische Tipps für die ersten Tage im neuen Unternehmen erhalten.
So sollte ein Onboarding-Prozess aufgebaut sein
Damit Ihr Onboarding-Prozess positiv verläuft, sind mehrere Faktoren entscheidend:
- Strukturierter Ablauf: Ein klar definierter Zeitplan mit festen Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Checklisten sorgt für Orientierung – für neue Mitarbeitende und das Team.
- Persönliche Betreuung: Neue Kolleginnen und Kollegen benötigen eine eindeutige Ansprechperson, die sich um sie kümmert. So helfen Sie, Formalitäten zu klären, Dokumente einzureichen oder praktische Fragen zu beantworten, wie etwa die Suche nach einer Wohnung.
- Klare Kommunikation: Wichtige Informationen zum Unternehmen einerseits und zu den Beschäftigten andererseits sollten bereits vor dem ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen. Dies erleichtert auch die Integration für den Personalbereich.
- Integration ins Team: Gemeinsame Mittagessen, kurze Vorstellungsrunden oder Teamevents fördern das Zugehörigkeitsgefühl. Neue Kolleginnen und Kollegen sollten das Unternehmen nicht nur kennenlernen – sie sollen sich als Teil davon fühlen.
- Aufbau von Fachwissen: Trainings, Schulungen oder Job Shadowing ermöglichen einen schnellen Kompetenzaufbau. Wer sich gefördert fühlt, ist motivierter und bleibt dem Unternehmen länger erhalten.
Wichtige Tipps für ein erfolgreiches Onboarding
Die folgenden Punkte helfen Ihnen, einen reibungslosen und erfolgreichen Start für Ihre neuen Beschäftigten zu schaffen und ihnen das Gefühl der Zugehörigkeit und Unterstützung zu vermitteln.
- Begrüßung und Einführung: Stellen Sie sicher, dass die neuen Mitarbeitenden herzlich begrüßt werden. Organisieren Sie z. B. ein Willkommenstreffen mit dem Team und führen Sie in die Unternehmenskultur und Mission ein.
- Einführung in die Arbeitsumgebung: Zeigen Sie den neuen Beschäftigten ihren Arbeitsplatz, die Büroeinrichtungen und wichtige Bereiche wie Küche, Toiletten und Notausgänge.
- Technische Ausstattung und Zugänge: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen technischen Geräte wie Laptop, Telefon und sonstige Hardware bereitstehen. Vergeben Sie Zugänge zu E-Mails, Intranets und erforderlichen Software-Tools.
- Personalrechtliche Formalitäten: Führen Sie neue Mitarbeitende durch alle notwendigen HR-Dokumente, Verträge und rechtlichen Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass alle Formalitäten ordentlich erledigt sind.
- Rollendefinition und Erwartungsklärung: Klären Sie die spezifische Rolle der Beschäftigten, ihre Verantwortlichkeiten sowie Erwartungen im Team. Stellen Sie die direkten Vorgesetzten und Mentoren vor.
- Schulung und Weiterbildung: Organisieren Sie Schulungen und Einführungsprogramme, die auf die Fähigkeiten und Skills der Neuzugänge zugeschnitten sind. Sorgen Sie speziell dafür, dass die notwendigen Kompetenzen für die neue Rolle erlernt werden.
- Soziale Integration: Unterstützen Sie auch die soziale Integration durch Teamevents und informelle Treffen. Ermutigen Sie zum Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, um ein starkes Netzwerk innerhalb des Unternehmens aufzubauen.
Erleichtern Sie Ihren neuen Talenten den Jobeinstieg
Durch Onboarding fördern Sie die Integration, Produktivität und Bindung Ihrer neuen Mitarbeitenden. Erfahren Sie alles zum Aufbau eines erfolgreichen Onboarding-Konzepts in einer persönlichen Beratung mit der Barmer.
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So unterstützt Sie ein Onboarding in der Ausbildung
Durch Onboarding können Sie auch Auszubildende ans Unternehmen binden und verhindern, dass diese in der Anfangszeit bereits wieder abspringen. Gerade im Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und Ausbildungsbeginn besteht oft ein erhöhtes Risiko, dass sich Berufsstarter für einen anderen Ausbildungsbetrieb entscheiden. Daher kommt es auch hier auf ein frühzeitiges Preboarding an, um die jungen Menschen bereits vor dem ersten Arbeitstag von Ihrem Betrieb zu überzeugen.
Nutzen Sie dann die Zeit des Onboardings, damit sich die Berufseinsteiger gegenseitig kennenlernen und untereinander soziale Beziehungen aufbauen können. Durch die Teilnahme an Einführungsveranstaltungen und den täglichen Kontakt zu Ausbildungsverantwortlichen wird ihnen die Angst vor neuen Aufgaben genommen und die Vorfreude auf den Job und eine weitere Karriere wächst.
