Werkstudenten: Einstellung und Versicherungspflicht

Wie können Firmen von Werkstudenten profitieren?

Ein Werkstudentenvertrag bringt sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für die Werkstudenten selbst Vorteile. Einerseits haben Sie weniger Lohnnebenkosten, während für die Studierenden mehr Netto vom Brutto ihres Gehalts übrig bleibt. Auf der anderen Seite ist dies eine gute Gelegenheit, zukünftige Mitarbeiter für Ihre Firma zu gewinnen.

Sind Werkstudenten sozialversicherungspflichtig?

Wenn Sie Werkstudentinnen und Werkstudenten bei sich beschäftigen, entfallen für Sie und die Studierenden die Abgaben zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Diese Versicherungsfreiheit nennt man auch Werkstudentenprivileg.

Rentenversicherungsbeiträge fallen an

Lediglich die Rentenversicherungsbeiträge sind für beide Seiten anteilig fällig, wobei für diese die „Midijob-Regelungen“ gelten. Die Beiträge zur studentischen Krankenversicherung zahlen die Studierenden dagegen selbst, sofern kein Anspruch auf kostenlose Familienversicherung besteht. Sie als Arbeitgeber haben hierbei keine Beiträge zu leisten.

Im Gegensatz zum Aushilfsjob auf Minijob-Basis spielt die Höhe des Arbeitsentgelts bei dieser Anstellung keine Rolle. Aber es gibt einige Dinge zu beachten, wenn Sie einen Werkstudenten oder eine Werkstudentin bei sich anstellen möchten.

Wer darf als Werkstudent eingestellt werden?

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die angehenden Akademiker "ordentliche Studenten" sind. Das bedeutet, dass sie aktuell an einer Hochschule, einer Universität oder einer staatlich anerkannten Fachschule eingeschrieben sind und den Großteil ihrer Zeit in das Studium investieren. Aber: Nicht jeder, der studiert, kann auch als Werkstudent angestellt werden.

Denn es gibt Studenten, für die das Werkstudentenprivileg nicht, noch nicht oder nicht mehr gilt. Zahlreiche Ausnahmen erschweren oft eine klare Einschätzung. Wir helfen Ihnen dabei. Mit unserer Checkliste können Sie überprüfen, ob es sich um einen ordentlichen Studenten handelt, der als Werkstudent und somit versicherungsfrei bei Ihnen arbeiten darf:

Checkliste Beschäftigung von Werkstudenten

Wie viele Stunden dürfen Werkstudenten eingesetzt werden?

Neben dem Studentenstatus spielt die Arbeitszeit eine wichtige Rolle. Damit das Studium weiterhin im Mittelpunkt steht, dürfen Studierende während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeiten.

Das gilt übrigens für alle Jobs, die Werkstudenten haben. Die Stundenanzahl muss dann zusammengerechnet werden. Kommt er insgesamt über 20 Wochenstunden, fallen Sozialversicherungsbeiträge an und das Werkstudentenprivileg ist hinfällig.

In Ausnahmefällen sind auch mehr als 20 Stunden möglich

Aber es gibt Ausnahmen. Wenn der Studierende abends, nachts oder an den Wochenenden arbeitet, darf er durchaus über 20 Stunden in der Woche kommen. Allerdings muss dann die 26-Wochen-Grenze eingehalten werden.

Konkret heißt das: Der Student darf im Laufe eines Jahres nicht mehr als 26 Wochen (oder 182 Kalendertage) über 20 Stunden wöchentlich arbeiten. Und: Das Studium darf durch den Job nicht vernachlässigt werden. Arbeitet der Student an mehr als 26 Wochen innerhalb eines Jahres, entfällt das Werkstudentenprivileg und somit auch die Versicherungsfreiheit.

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Dürfen Werkstudenten in den Semesterferien länger arbeiten?

Während der Semesterferien ist es kein Problem, wenn Ihr studentischer Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin über 20 Stunden in der Woche für Sie arbeitet. Denn während der vorlesungsfreien Zeit wird das Studium durch einen Fulltime-Job nicht beeinträchtigt. Aber beachten Sie: Auch hier müssen Sie die 26-Wochen-Grenze im Blick behalten. Wird diese überschritten, fallen Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an.

Wie viel Einkommen dürfen Werkstudenten erzielen?

Grundsätzlich gibt es für Werkstudierende keine festgelegte Verdienstgrenze. Arbeitgeber können den Lohn frei verhandeln, jedoch müssen dabei verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. So gilt für Studentinnen und Studenten ebenso der gesetzliche Mindestlohn. Arbeitgeber sind verpflichtet, diesen Lohn zu zahlen, auch wenn der oder die Mitarbeitende nur eine begrenzte Stundenanzahl pro Woche arbeitet. Es ist daher ratsam, die Stundenvergütung bei der Planung der Arbeitszeiten entsprechend anzupassen, um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wann fallen für Werkstudenten Lohnsteuern an?

Bis zum Grundfreibetrag von 11.604 Euro (2024) zahlen Werkstudierende keine Einkommenssteuer. Übersteigt das erzielte Einkommen jedoch diese Grenze, fällt Lohnsteuer an. Die Lohnsteuer wird direkt vom Arbeitgeber abgeführt.

Werkstudenten, die BAföG beziehen, sollten zudem auf auf ihre Verdienstgrenzen achten, um die Förderberechtigung nicht zu verlieren. Der maximale Freibetrag für den Verdienst liegt 2024 bei 520 Euro monatlich. Wird dieser Betrag überschritten, wird das zusätzliche Einkommen auf das BAföG angerechnet. Das kann zu Kürzungen der Förderung führen. Bei der Berechnung wird nicht nur das monatliche Gehalt, sondern auch Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld berücksichtigt.

Wann werden für Werkstudenten Sozialbeiträge fällig?

Werkstudentinnen und Werkstudenten, die älter als 30 sind oder die ihre maximale Studiendauer überschritten habe, sind nicht mehr über die Familienversicherung versichert sondern freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Für diese sind monatliche Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung fällig. Die Höhe der Sozialbeiträge hängt dann von der jeweiligen Einkommenshöhe ab. Hierbei wird in der Regel ein Mindestbeitrag erhoben, der sich an einem fiktiven Einkommen orientiert. Sollte das tatsächliche Einkommen höher sein, steigen die Beiträge entsprechend ansteigen.

BAföG-Bezieher haben hingegen Anspruch auf einen Zuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung. Dieser Zuschuss wird zusätzlich zur regulären BAföG-Förderung gezahlt. Im Jahr 2024 beträgt der Zuschuss zur Krankenversicherung 185 Euro sowie zur Pflegeversicherung 48 Euro monatlich. Wichtig zu beachten ist, dass der Zuschuss nur gewährt wird, wenn die Studierenden auch tatsächlich Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung leisten. Privatversicherte können ebenfalls einen Zuschuss erhalten, dieser orientiert sich jedoch an den Sätzen der gesetzlichen Krankenversicherung.

Um den Zuschuss zu erhalten, müssen BAföG-Empfänger die entsprechenden Nachweise über ihre Krankenversicherungsbeiträge bei der BAföG-Stelle einreichen. Die Auszahlung des Zuschusses erfolgt dann gemeinsam mit der regulären BAföG-Förderung.

5 Tipps zur Beschäftigung von Werkstudenten

1. Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung: Zu Ihren Unterlagen gehört regelmäßig eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung des beschäftigten Werkstudenten. Bei der nächsten Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger können Sie somit nachweisen, dass Sie keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abzuführen haben.
2. Mehrere Beschäftigungen: Bitten Sie Ihren Werkstudenten um eine schriftliche Auflistung seiner anderen Jobs unter Angabe des jeweiligen zeitlichen Umfangs.
3. Werkstudentenvertrag: Wir empfehlen Ihnen außerdem, einen entsprechenden Absatz in den Werkstudentenvertrag aufzunehmen. Die Formulierung könnte etwa so lauten: "Um den Werkstudenten-Status zu erfüllen, wird vereinbart, dass der Arbeitnehmer während der Studienzeit nicht länger als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Diese Arbeitszeit kann nur während der vorlesungsfreien Zeit auf 40 Wochenstunden erhöht werden."
4. Arbeitszeitgrenzen: Das Studium sollte auch für Werkstudierende im Mittelpunkt stehen. Dennoch können diese grundsätzlich so lange arbeiten, wie vertraglich vereinbart ist – solange sie die 20-Stunden-Grenze einhalten. 
5. Steuerfreibeträge: Übersteigt das Einkommen den Grundfreibetrag, fällt auch für Werkstudierende Lohnsteuer an. Zudem sollten die Studentinnen und Studenten über die Auswirkungen auf das BAföG informiert werden.