- Arbeitszeiten erfassen: Wann und wie soll das künftig erfolgen?
- Vorgesehene Ausnahmen für das Erfassen von Arbeitszeiten
- Diese Arbeitszeiten muss der Arbeitgeber dokumentieren
- Personenkreis, der Arbeitszeiten erfassen darf
- Aufbewahren und Auskunft erteilen über Arbeitszeiten
- Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit Betriebsrat
- Diese möglichen Folgen hat ein Verstoß
Die bereits im vergangenen Jahr angekündigte Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) lässt weiter auf sich warten. Es liegt lediglich ein Referentenentwurf von März 2023 vor. Dieser sieht vor allem eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung vor. Wir fassen hier noch einmal die wichtigsten Punkte aus dem Entwurf für Sie zusammen und erklären, welche Regelungen schon jetzt für Arbeitgeber relevant sind.
Arbeitszeiten erfassen: Wann und wie soll das künftig erfolgen?
Ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts gibt vor, dass Arbeitgeber alle Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen. Das ist bereits geltendes Arbeitszeitrecht. Wie die Aufzeichnungspflicht genau aussehen soll, ist noch offen. Der Referentenentwurf (RefE) des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zum neuen Arbeitszeitgesetz sagt dazu:
- Die Arbeitszeiten sollen an dem Tag erfasst werden, an dem sie geleistet werden. Nachträgliche Korrekturen sind erlaubt und müssen möglich sein.
- Wie die tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden soll, steht noch nicht fest. Aktuell ist von elektronischen Systemen bis hin zu von Hand ausgefüllten Listen jede äußere Form möglich.
Laut RefE des BMAS soll ein System zur elektronischen Zeiterfassung im neuen Arbeitszeitgesetz verpflichtend werden. Eine händische Aufzeichnung ist danach nicht mehr möglich. Auch nicht, wenn diese nachträglich digitalisiert wird.
Wichtig zu wissen:
Definiert sind mögliche Übergangsregelungen, die ab Inkrafttreten des Arbeitszeitgesetzes greifen sollen. Eingeräumt werden dann folgende Fristen bis zur Umstellung auf entsprechende digitale Systeme:
- ein Jahr für alle Betriebe
- zwei Jahre für Betriebe zwischen 51 und 250 Mitarbeitenden
- fünf Jahre für Betriebe mit maximal 50 Mitarbeitenden
Vorgesehene Ausnahmen für das Erfassen von Arbeitszeiten
Das reformierte Arbeitszeitgesetz sieht Ausnahmen von den möglichen Regelungen vor. Dabei berücksichtigt es Aspekte wie die Größe eines Unternehmens oder Tarifverträge.
Keine generelle Pflicht für die elektronische Arbeitszeiterfassung besteht für:
- Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden
- Privathaushalte mit Hausangestellten
- Ausländische Unternehmen, die keinen Standort in Deutschland haben und maximal zehn Beschäftigte entsenden
- Unternehmen, in denen ein Tarifvertrag, eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung etwas anderes vorgeben, zum Beispiel für einen bestimmten Personenkreis. Hierzu zählen Führungskräfte, Leiter öffentlicher Dienststellen oder Mitarbeitende im liturgischen Bereich von Kirchen oder anderen Religionsgemeinschaften.
Die Arbeitszeiten täglich zu erfassen, ist keine Pflicht, wenn eine entsprechende tarifliche, betriebliche oder dienstliche Vereinbarung vorliegt. Die Dokumentation ist dann bis spätestens sieben Tage nach der geleisteten Arbeit möglich.
Diese Arbeitszeiten muss der Arbeitgeber dokumentieren
Der erwähnte Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) regelt: Sie müssen als Arbeitgeber alle Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen. Damit folgt das BAG einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs.
Konkret heißt das für Sie: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten von Beschäftigten müssen festgehalten werden. Bis zu diesem Beschluss galt das nur für Überstunden und Sonntagsarbeit.
Hintergrund für die neue Pflicht ist unter anderem der Schutz der Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden laut Arbeitsschutzgesetz. Ein objektives und verlässliches System soll beide Seiten dabei unterstützen, wöchentliche Höchstarbeitszeiten sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten einzuhalten.
Wichtig zu wissen:
Für die Vertrauensarbeitszeit oder andere flexible Arbeitszeitmodelle gilt: Sie sollen weiterhin möglich sein. Aber nur inklusive Dokumentation aller Arbeitszeiten.
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Personenkreis, der Arbeitszeiten erfassen darf
In diesem Punkt gibt es keine Änderung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Als Unternehmen dürfen Sie weiterhin entscheiden, wer die Arbeitszeiten erfasst. Das können die Beschäftigten direkt sein, ihre Vorgesetzten oder Sie als Arbeitgeber.
Was sich ebenfalls nicht ändert: Sie sind als Arbeitgeber verantwortlich dafür, dass sich alle an die öffentlich-rechtlichen Vorgaben halten. Ausgenommen von der Dokumentationspflicht sind die zuvor beschriebenen Ausnahmefälle.
Aufbewahren und Auskunft erteilen über Arbeitszeiten
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung Ihrer Beschäftigten aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für mindestens zwei Jahre. Genauso verpflichtet sind Sie, Mitarbeitenden auf Wunsch Einblick in die Aufzeichnungen zu gewähren. Laut Auskunftspflicht ist das zum Beispiel als Ausdruck oder mit einer E-Mail möglich.
Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit Betriebsrat
Der Betriebsrat hat in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung dann ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die inhaltliche Ausgestaltung des aktuell geforderten Systems geht. Sollten dazu aber bereits gesetzliche oder tarifliche Vorgaben bestehen, müssen sie eingehalten werden.
Diese möglichen Folgen hat ein Verstoß
Wer sich nicht an das geltende Arbeitszeitrecht hält, muss mit einem Bußgeld rechnen. Hier drohen bis zu 30.000 Euro Strafe. Dies gilt sowohl für die Aufzeichnungspflicht als auch die Aufbewahrungspflicht.
