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Längere krankheitsbedingte Ausfallzeiten von Mitarbeitenden stellen Arbeitgeber vor organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) bietet die Chance, Betroffene bei der Rückkehr ins Arbeitsleben zu unterstützen und künftige Fehlzeiten zu vermeiden. Erfahren Sie, wie Sie ein BEM-Gespräch erfolgreich vorbereiten und durchführen, um für beide Seiten eine nachhaltige Lösung zu finden.
Wann ist ein BEM-Gespräch erforderlich?
Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, müssen Sie als Arbeitgeber ein BEM-Gespräch anbieten.
Wann Sie zum ersten BEM-Gespräch einladen, ist unabhängig davon, ob die Betroffenen noch arbeitsunfähig oder bereits wieder an den Arbeitsplatz zurückgekehrt sind. Die Sechs-Wochen-Frist wird in den meisten Fällen während einer Arbeitsunfähigkeit erreicht. Es hat sich bewährt, den Erkrankten unmittelbar nach Erreichen der Frist ein Einladungsschreiben zukommen zu lassen.
Was muss in der Einladung zum BEM-Gespräch stehen?
Das Einladungsschreiben sollten Sie mit viel Sorgfalt verfassen. Fehler im Schreiben könnten eine spätere krankheitsbedingte Kündigung erschweren. Achten Sie deshalb auf die Form. Generell sollte der Brief freundlich und wohlwollend formuliert sein.
Das ist für das Einladungsschreiben wichtig:
Zweck und Ziele des BEM nennen: Erklären Sie, worum es bei einem BEM überhaupt geht. Weisen Sie darauf hin, dass es sich dabei um ein Unterstützungsangebot handelt, mit dem das Arbeitsverhältnis langfristig erhalten werden soll.
Termin vorschlagen: Unterbreiten Sie einen konkreten Terminvorschlag sowie ein bis zwei Alternativtermine.
Auf freiwillige Teilnahme hinweisen: Die eingeladenen Mitarbeitenden müssen dem Gespräch nicht zustimmen. Weisen Sie darauf hin, dass die Teilnahme am BEM freiwillig ist. Bitten Sie um eine schriftliche Zustimmung oder Ablehnung.
Über teilnehmende Personen informieren: Informieren Sie, wer alles an dem BEM-Gespräch teilnimmt. Außerdem darf der Hinweis nicht fehlen, dass die Beschäftigten eine Vertrauensperson ihrer Wahl hinzuziehen dürfen.
Datenschutzregeln einhalten: Bereits in der Einladung müssen Sie darauf hinweisen, welche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Der Datenverarbeitung müssen die Eingeladenen ausdrücklich zustimmen. Fügen Sie deshalb dem Anschreiben eine Einwilligungserklärung zur Datenerhebung und -verarbeitung bei.
Legen Sie der Einladung ein entsprechendes Antwortschreiben, das die Mitarbeitenden ausfüllen können, bei.
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Wenn Sie innerhalb der von Ihnen festgelegten Antwortfrist keine Rückmeldung erhalten, sollten Sie ein weiteres Einladungsschreiben als Erinnerung versenden.
Lehnen die Mitarbeitenden im Antwortschreiben das BEM ab, ist der BEM-Prozess an dieser Stelle bereits beendet. Dies ist auch der Fall, wenn auf das Erinnerungsschreiben keine Rückmeldung erfolgt.
Bei Zustimmung findet das Beratungsgespräch statt.
Wer nimmt am BEM-Gespräch teil?
Zum Teilnehmerkreis gehören:
der Arbeitgeber, alternativ: eine für das betriebliche Eingliederungsmanagement beauftragte Person
die betroffenen Mitarbeitenden
Sollen weitere Personen am Gespräch teilnehmen, zum Beispiel Vertreter des Betriebsrats oder der Schwerbehindertenvertretung, der Betriebsarzt oder Vorgesetzte, müssen die BEM-Berechtigten dem zustimmen.
Die Mitarbeitenden haben auch die Möglichgeit, eine Vertrauensperson zum Gespräch mitzubringen.
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Wie läuft ein BEM-Gespräch ab?
Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben zum Ablauf eines BEM-Gesprächs. Dennoch gibt es einige Mindeststandards, die Arbeitgeber einhalten sollten.
BEM-Gespräche erfordern ein sensibles Vorgehen und sollten gut vorbereitet sein. Das Gespräch kann nur mit Zustimmung der Mitarbeitenden geführt werden.
Das Gespräch beginnt mit einer Begrüßung. Danken Sie den BEM-Berechtigten für ihr Kommen. Drücken Sie Ihre Wertschätzung und Ihr Interesse an deren Gesundheit aus.
Bedenken Sie, dass die Themen Gesundheit und Krankheit im Zusammenhang mit der Arbeit sehr sensible Themen sind. Für viele Betroffene ist ein solches Gespräch sehr unangenehm, vielleicht sogar beängstigend. Schaffen Sie deshalb gleich zu Beginn eine freundliche und zugewandte Gesprächsatmosphäre. Ein BEM-Gespräch sollte als Chance und nicht als Bedrohung wahrgenommen werden.
Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden den Ablauf und das Ziel des Gesprächs. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Grundprinzipien eines BEM zu erläutern:
Freiwilligkeit und Selbstbestimmung: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Die Mitarbeitenden können das Verfahren jederzeit beenden, ohne dass dies arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich zieht.
Datenschutz: Als Arbeitgeber sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen alle Informationen der Beschäftigten, insbesondere gesundheitsbezogene Daten, vertraulich behandeln. Das heißt: Die Daten dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden, sondern nur in einer gesonderten BEM-Akte.
Nun gilt es, den Ursachen der Arbeitsunfähigkeit auf den Grund zu gehen. Zum Beispiel können ergonomisch schlechte Arbeitsplätze zu chronischen Schmerzen führen. Arbeitsüberlastung oder Unterforderung können für psychosomatische Beschwerden oder Depressionen verantwortlich sein. Auch anhaltende Konflikte mit Kollegen und Vorgesetzten oder im privaten Bereich können krank machen.
Ein BEM-Gespräch kann den Betroffenen einen geschützten und sicheren Rahmen bieten, um über die „wahren Gründe“ ihrer Erkrankung zu sprechen. Aber auch Sie als Arbeitgeber können in einem vertrauensvollen Gespräch viel darüber erfahren, was in Ihrem Unternehmen gut oder schlecht läuft.
Nach der Ursachenforschung werden Lösungen besprochen und individuelle Maßnahmen entwickelt, die den Wiedereinstieg in den Beruf erleichtern sollen.
Das können zum Beispiel folgende Maßnahmen sein:
Anpassung der Arbeitszeit oder des Arbeitsplatzes
Umschulung oder Weiterbildung
Unterstützung durch eine Therapie oder ein Coaching
Wichtig dabei: Die Betroffenen sollen eigene Vorschläge einbringen. Die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung motiviert, schafft Selbstvertrauen und lässt Wertschätzung erfahren.
Fassen Sie am Ende des Gesprächs die wichtigsten Inhalte noch einmal zusammen.
Um den Wiedereinstieg bestmöglich zu unterstützen, empfiehlt es sich, nach einigen Monaten weitere Termine mit Ihren Mitarbeitenden zu vereinbaren. Diese Termine dienen dazu, den aktuellen Stand zu besprechen.
Wie gelingt ein BEM-Gespräch?
Vor allem das erste Gespräch ist wichtig: Es gilt, das Vertrauen und die Kooperationsbereitschaft der Mitarbeitenden zu gewinnen. Deshalb sollten Sie ein BEM-Gespräch immer mit der nötigen Wertschätzung führen. Diese Checkliste für das BEM-Erstgespräch soll Ihnen dabei helfen.
Zuhören und verstehen – versuchen Sie, das Gesprächsthema „mit den Augen des anderen“ zu sehen.
Behandeln Sie Ihr Gegenüber so, wie Sie selbst behandelt oder angesprochen werden möchten.
Verharmlosen Sie die Probleme und Gefühle nicht und werten Sie sie nicht ab.
Nehmen Sie die persönlichen Erfahrungen und Äußerungen zu Belastungen, Sicherheitsbedenken und gesundheitlichen Beeinträchtigungen ernst.
Äußern Sie keine Vorwürfe, Belehrungen oder Zurechtweisungen.
Verschweigen Sie Probleme und Konflikte nicht, sondern sprechen Sie Differenzen offen an.
Stehen Sie zu eigenen Fehlern und sprechen Sie diese offen an. Versuchen Sie nicht, sich herauszureden oder sich zu rechtfertigen.
Fragen Sie bei Unklarheiten nach. Interpretieren Sie möglichst nichts in Aussagen hinein und vermeiden Sie Unterstellungen.
Nehmen Sie Kritik nicht persönlich, sondern betrachten Sie sie als Chance, eine Situation zu verbessern.
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