Anhand unserer häufig gestellten Fragen (FAQs) können Sie im Vorfeld wichtige Fragen klären. Darüber hinaus sind wir immer persönlich für Ihre Anliegen da.
Fragen und Antworten zur Umlage
Was passiert, wenn im Laufe des Jahres die 30 Arbeitnehmergrenze über- beziehungsweise unterschritten wird?
Die Teilnahme des Arbeitgebers am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) ist jeweils zum Beginn eines Kalenderjahres für die Dauer dieses Kalenderjahres festzustellen. Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen teil, wenn er in dem der Feststellung vorausgegangenen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten, der nicht zusammenhängend verlaufen muss, nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat.
Aus Gründen der Praktikabilität wird empfohlen, bei dieser Feststellung jeweils von der Zahl der am Ersten des Kalendermonats beschäftigten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen auszugehen. Die Feststellung über die Teilnahme am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bleibt auch dann maßgebend, wenn sich im laufenden Kalenderjahr die Beschäftigtenzahl erheblich ändert.
Wie muss ein Unternehmer, der mehrere Firmen besitzt, mit Blick auf das U1-Verfahren rechnen? Kann er die einzelnen Belegschaften zahlenmäßig einfach addieren oder muss er separat (Mitarbeiter pro Firma) rechnen?
Wenn es sich bei dem Arbeitgeber um eine natürliche Person handelt, wie etwa Einzelunternehmen oder OHG, muss er die Köpfe seiner Mitarbeiter in den einzelnen Firmen zusammenzählen. Dabei sind auch die im Haushalt des Arbeitgebers tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Die Teilnahmepflicht wird für alle Betriebe einheitlich beurteilt.
Anders bei juristischen Personen, wie GmbHs oder Aktiengesellschaften. Sie müssen – gleich, ob sie einem Konzern angehören oder nicht – für jeden Betrieb eigenständig prüfen, ob sie den Status eines Kleinbetriebes (mit bis zu 30 Mitarbeitern) haben. Wenn ja, werden sie in das Umlageverfahren einbezogen.
Wie sieht es mit einem Mitarbeiter aus, der von seinem Arbeitgeber vorübergehend ins Ausland entsandt wird? Zählt dieser trotzdem zu der für das U1-Verfahren relevanten Anzahl von Mitarbeitern?
Ja. Der Beschäftigte bleibt ja Mitarbeiter des Unternehmens. Er hat somit nach dem EFZG Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und nimmt deshalb am Umlageverfahren teil. Anders sieht das aus, wenn sein „Stammarbeitgeber“ das Arbeitsverhältnis auflöst und er bei einem ausländischen Arbeitgeber einen neuen Arbeitsvertrag unterschreibt.
Dann kommt ausländisches Recht zur Anwendung. Dieser Arbeitnehmer wird dann weder mitgezählt, noch sind Umlagebeiträge für ihn zu entrichten. Gleiches gilt, wenn mit dem Arbeitnehmer ein Ruhen seines Arbeitsvertrages vereinbart wurde und er währenddessen mit dem ausländischen Arbeitgeber einen zusätzlichen Arbeitsvertrag abschließt.
Ich bin Rentner und habe eine Putzfrau, die für mich auf 400 Euro Basis die Treppe putzt. Muss ich die anmelden?
Ja, Arbeitgeber und damit gegebenenfalls ausgleichsberechtigt ist auch, wer im Haushalt Arbeitnehmer (Hausgehilfen) beschäftigt. Für alle geringfügig Beschäftigten ist immer die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der knappschaftlichen Krankenversicherung (Miniob-Zentrale) die zur Erstattung verpflichtete Krankenkasse.
Ich bin ein "Ein-Mann-Unternehmen" (Architekt, Grafiker etc.). Muss ich mich auch anmelden?
Nein, hat ein Betrieb keine Beschäftigten (mehr), kommt es nicht zu einer Teilnahme am Ausgleichsverfahren.
Wie sind Saisonarbeiter (zum Beispiel Erntehelfer aus dem Ausland) zu berücksichtigen?
Grundsätzlich wie andere Arbeitnehmer auch. Allerdings ist das Arbeitsentgelt von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen nicht umlagepflichtig zum U1-Verfahren, wenn deren Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf nicht mehr als vier Wochen angelegt ist.
Sind ABM-Kräfte zu der für die Umlage relevanten Anzahl von Mitarbeitern hinzuzurechnen?
Ja. Auch ABM-Kräfte zählen bei der Ermittlung der Arbeitnehmerzahl mit.
Ich habe Leiharbeiter, wie sind diese zu berücksichtigen?
Bei Leiharbeitnehmern im Sinne des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes ist der Verleiher Arbeitgeber. Diese sind somit in Ihrem Betrieb nicht zu berücksichtigen.
Unser Unternehmen (Stadtwerke) ist eine juristische Person des Privatrechts mit Hauptaufgaben, die sonst einer juristischen Person des deutschen öffentlichen Rechts obliegen. Wir sind tarifgebunden über den TVÖD und den TVV. Besteht hier Umlagepflicht, da weniger als 30 AN beschäftigt werden?
An dem Ausgleichsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) nehmen bestimmte Arbeitgeber auch dann nicht teil, wenn sie nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beschäftigen. Diese Ausnahmeregelung gilt nach §11 Absatz 1 AAG unter anderem für die Einrichtungen und Unternehmungen, die hinsichtlich der für die Beschäftigten des Bundes, der Länder oder der Gemeinden geltenden Tarifverträge tarifgebunden sind.
Deshalb besteht keine Teilnahmepflicht am U1-Verfahren. Die Teilnahme am U2-Verfahren ist verpflichtend.
Gilt die Teilnahmepflicht am AAG auch für gemeinnützige Vereine?
Wenn für einen Verein Personen als Arbeitnehmer tätig werden und keine Ausnahmetatbestände nach § 11 oder 12 AAG vorliegen, nehmen auch diese Institutionen unter den üblichen Rahmenbedingungen am Umlageverfahren teil. Die Beurteilung von Ausnahmetatbeständen richtet sich nach § 11 AAG.
Hinweise zum Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen (PDF, 247.75 KB)
Nehmen auch Wohlfahrtsverbände am U1-Verfahren teil?
Die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege sind einschließlich ihrer selbstständigen und nicht selbstständigen Untergliederungen, Einrichtungen und Anstalten vom Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Verfahren) ausgenommen. Es sei denn, sie erklären der Krankenkasse schriftlich und unwiderruflich ihre Teilnahme am Umlageverfahren.
Hinweise zum Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen (PDF, 247.75 KB)
Besteht für Vorstände von Genossenschaftsbanken Teilnahmepflicht?
Mitglieder juristischer Personen, die zur gesetzlichen Vertretung berufen sind und auf Grund körperschaftlicher Verpflichtungen Arbeit leisten, sind keine Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne. Deshalb zählen Vorstandsmitglieder von Volks- und Genossenschaftsbanken nicht zu den Arbeitnehmern im Sinne des AAG. Sie werden im U1-Verfahren nicht mitgezählt. Umlagebeträge sind nicht zu zahlen; Erstattungen sind nicht möglich.
Wie ist die Teilnahmepflicht für eine Einrichtung zu beurteilen, die Rehabilitanden betreut, die ausschließlich Leistungen von einem Reha-Träger beziehen?
Eine Teilnahme am Ausgleichsverfahren – und damit ein Anspruch auf Erstattung beziehungsweise eine Pflicht zur Entrichtung der Umlage – kann immer nur dann entstehen, wenn ein Arbeitgeber Arbeitsentgelt zahlt. Nur dann kann es zu einer Entgeltfortzahlung kommen, die über das Umlageverfahren „versichert“ wird.
Einrichtungen der beruflichen Rehabilitation (§ 51 SGB IX) sind hinsichtlich der Teilnehmer an Leistungen in derartigen Einrichtungen keine Arbeitgeber im Sinne des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG).
Hinweise zum Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen (PDF, 247.75 KB)
Ich bin Geschäftsführer einer GmbH und (als Selbstständiger) freiwillig krankenversichert. Nehme ich am Umlageverfahren teil?
GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer) gelten in der Regel arbeitsrechtlich nicht als Arbeitnehmer. Sie sind bei der Feststellung der Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer beziehungsweise Arbeitnehmerinnen nicht zu berücksichtigen. Umlagebeträge sind nicht zu zahlen; Erstattungen sind nicht möglich. Auch bei diesem Personenkreis kommt es auf die arbeitsrechtliche Betrachtungsweise an. Lediglich ausnahmsweise kann das Anstellungsverhältnis eines Geschäftsführers ein Arbeitsverhältnis sein.
Welcher Ausgangswert wird für die Erstattung im U1-Verfahren zu Grunde gelegt?
Bei der Erstattung ist vom Bruttoarbeitsentgelt auszugehen. Das bedeutet, dass zu den erstattungsfähigen Aufwendungen auch gesetzliche Entgeltabzüge (Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Arbeitnehmerbeitragsanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) sowie vermögenswirksame Leistungen und Beiträge des/r Arbeitnehmers/in für betriebliche Versorgungseinrichtungen gehören.
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das zufällig während des Entgeltfortzahlungszeitraumes fällig wird, bleibt außer Betracht.
In welcher Höhe ist das Arbeitsentgelt bei einem Teilbeschäftigungsverbot zu erstatten?
Bei Weiterbeschäftigung einer Arbeitnehmerin kann lediglich der Unterschiedsbetrag zwischen dem bisherigen und dem im Rahmen der Weiterbeschäftigung auf Grund des Beschäftigungsverbots erzielten Verdienst erstattet werden.
Welche Besonderheiten gelten während des Bezugs von Kurzarbeitergeld?
Für die Zeit des Bezugs von Kurzarbeitergeld bemessen sich die Umlagen abweichend von der Bemessungsgrundlage für die Rentenversicherungsbeiträge nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung.
Wie ist die Teilnahmepflicht für Bezieher von Transferkurzarbeitergeld zu beurteilen?
Bezieher von Transferkurzarbeitergeld sind bei der Berechnung der Arbeitnehmeranzahl zu berücksichtigen. Die Umlage ist nur dann abzuführen, wenn tatsächlich Arbeitsentgelt gezahlt wird.
