Folgende Unterlagen gehören zu den Entgeltunterlagen
- Ausdruck des elektronischen Sozialversicherungsausweises
- Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
- 3. Meldebescheinigung zur Sozialversicherung gem. § 25 DEÜV
- Bescheinigung über gewährten Urlaub und Bildungsurlaub
- ggf. Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen (Vermögensbildung)
- Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversicherung (im Baugewerbe)
- Gesundheitszeugnis (z. B. im Lebensmittelgewerbe)
- Zeugnis
- Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Höhe des Arbeitsentgelts
- Unterlagen nach dem Nachweisgesetz
Vorlagepflicht von Entgeltunterlagen
Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses sind die Papiere mit Ausnahme des Zeugnisses und der Arbeitsbescheinigung dem Unternehmen vorzulegen. Seit Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) müssen die Mitarbeitenden dem Betrieb nur die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Damit können alle für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale abgerufen werden.
Aufbewahrungspflicht von Entgeltunterlagen
Die Entgeltunterlagen sind vom Unternehmen, soweit sie den Mitarbeitenden nicht nach der Einsicht zurückzugeben sind, sorgfältig aufzubewahren und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder an die Beschäftigten auszuhändigen. Die Aushändigung erfolgt im Betrieb, da es keine Pflicht zur Versendung der Papiere gibt.
Dies gilt nicht, wenn das Unternehmen die Papiere nicht rechtzeitig bei Beendigung ordnungsgemäß ausgefüllt hat. Aus Beweisgründen sollte die Übergabe der Papiere vom Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin quittiert werden.
Das Unternehmen hat kein Zurückbehaltungsrecht an den Papieren, wenn ihm ein/e Arbeitnehmer/in z. B. noch Geld schuldet. Möglicherweise macht sich das Unternehmen sogar schadensersatzpflichtig, wenn Mitarbeitende z. B. eine neue Stelle nicht antreten können, weil der Betrieb aus von ihm zu vertretenden Gründen die Papiere nicht rechtzeitig fertiggestellt und übergeben hat.
Insbesondere die Arbeitsbescheinigung muss das Unternehmen korrekt und rechtzeitig ausfüllen und Arbeitnehmenden aushändigen, damit es zu keinen Verzögerungen bei der Zahlung von Arbeitslosengeld kommt.