Was ist eine Abmahnung?
Der Begriff der Abmahnung ist im Gesetz nicht definiert. Allgemein wird unter einer Abmahnung die Missbilligung eines Fehlverhaltens verstanden, die mit der Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung für den Fall, dass die beschäftigte Person ihr Verhalten nicht ändert, verbunden ist.
Wozu gibt es eine Abmahnung?
Eine Abmahnung dient in der Regel der Vorbereitung der Kündigung. Erforderlich ist sie nur, wenn die beschäftigte Person Kündigungsschutz genießt. Keiner Abmahnung bedarf es auch bei gravierenden Störungen im Vertrauensbereich – zum Beispiel wenn Mitarbeitende das Unternehmen bestehlen –, sofern mit einer Wiederherstellung des Vertrauens nicht gerechnet werden kann.
Im Leistungsbereich (Bereitstellung von Gütern oder Dienstleistungen) kann auf eine Abmahnung nur ausnahmsweise verzichtet werden, zum Beispiel wenn die beschäftigte Person bereits signalisiert hat, ihr Verhalten nicht ändern zu wollen oder infolge der Pflichtverletzung dem Unternehmen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zuzumuten ist.
Nach wie vielen Abmahnung ist eine Kündigung möglich?
Es gibt keine Regelung, wie viele Abmahnungen ausgesprochen werden müssen, bevor Arbeitgeber zum Mittel der Kündigung greifen können. Insbesondere gibt es keine Regel, der zufolge in jedem Fall drei Abmahnungen ausgesprochen werden müssen.
Vielmehr gilt der Grundsatz: Je schwerer die Pflichtverletzung, desto weniger Abmahnungen sind erforderlich(vgl. umfassende Rechtsprechung). Außerdem ist auch zu berücksichtigen, dass eine Vielzahl von Abmahnungen zur Unglaubwürdigkeit des Unternehmens führen kann.
In welcher Form wird abgemahnt?
Eine besondere Form für die Abmahnung ist nicht vorgesehen. Aus Beweisgründen ist aber die Schriftform, sofern sie nicht ohnehin im einschlägigen Tarifvertrag vorgeschrieben ist, zu empfehlen. In jedem Fall muss das Unternehmen den Vertragsverstoß so genau beschreiben, dass die beschäftigte Person die verletzte Pflicht erkennen kann.
Abmahnung: Wie begründen?
Zudem muss es erklären, aus welchem Grund es das Verhalten der Mitarbeitenden für pflichtwidrig hält. Pauschale Vorwürfe machen die Abmahnung unwirksam. Ebenso reicht die Androhung "arbeitsrechtlicher Konsequenzen" nicht aus, denn dies könnte zum Beispiel auch eine Versetzung sein. Deshalb muss unmissverständlich darauf hingewiesen werden, dass der Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses bedroht ist.
Es existiert zwar keine Frist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Die Abmahnung kann aber ihren Zweck nur erfüllen, wenn sie möglichst zeitnah zum Fehlverhalten ausgesprochen wird.
Wie wird eine Abmahnung geschrieben?
Ausgesprochen werden kann die Abmahnung durch jede vorgesetzte Person des betreffenden Arbeitnehmers oder der betreffenden Arbeitnehmerin. Um gegebenenfalls vor Gericht Bestand haben zu können, muss die Abmahnung Folgendes beinhalten:
- Genaue Schilderung des Sachverhalts
- Eindeutige Wertung des Verhaltens als Vertragsverletzung
- Aufzählung der verletzten Pflichten
- Aufforderung zu künftigem vertragsgemäßem Verhalten
- Androhung bestandsbedrohender Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis
Auf keinen Fall sollten mehrere Vorwürfe in einem Abmahnungsschreiben zusammengefasst werden. Trifft auch nur ein Vorwurf nicht zu, so ist die Abmahnung insgesamt unwirksam.
Es gibt keine feste Frist, nach der Abmahnungen aus der Personalakte zu entfernen sind. Einzelne Arbeitsgerichte hielten zwar Fristen von zwei bis drei Jahren für möglich, das Bundesarbeitsgericht lehnte aber in ständiger Rechtsprechung eine starre Fristenregelung ab.
Mit Urteil vom 19.7.2012 - 2 AZR 782/11 stellte es klar: Das Unternehmen darf eine rechtmäßige Abmahnung auch dann noch aufbewahren, wenn vor einer verhaltensbedingten Kündigung noch einmal neu abgemahnt werden müsste, weil die alte Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Das Interesse an der Dokumentation der Störung des Arbeitsverhältnisses überwiegt.
Abmahnung: Was können Arbeitnehmer tun?
Die beschäftigte Person hat folgende Mittel, sich gegen eine Abmahnung zu wehren:
- Sie kann eine Gegendarstellung anfertigen und zur Personalakte nehmen lassen.
- Sie kann die Entfernung aus der Personalakte begehren.
- Alternativ bzw. darüber hinaus kann der Widerruf unzutreffender Äußerungen verlangt werden.
Weigert sich das Unternehmen, den Forderungen nachzukommen, können Arbeitnehmende ihre Ansprüche klageweise vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.