Die Verdienstbescheinigung (auch Gehalts- oder Lohnbescheinigung genannt) ist ein schriftlicher Nachweis über das Arbeitsentgelt, das Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin erhalten. Sie enthält regelmäßig Angaben über das Bruttogehalt, Abzüge (z. B. Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), das Nettogehalt sowie weitere Zulagen oder Sonderzahlungen.
Pflichten für Arbeitgeber
Die Pflicht zur Ausstellung von Verdienstbescheinigungen ergibt sich insbesondere aus § 108 GewO: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen […].“
Diese Vorschrift verpflichtet den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin, eine Abrechnung über das Arbeitsentgelt in verständlicher Form zu erstellen, sofern sich die Angaben im Abrechnungszeitraum geändert haben.
Bedeutung und Verwendung
Verdienstbescheinigungen werden regelmäßig monatlich erstellt und dienen verschiedenen Zwecken, etwa:
- als Nachweis für Behörden (z. B. Kindergeld, Wohngeld, BAföG, Elterngeld),
- für Kreditanträge bei Banken,
- bei der Steuererklärung,
- zur Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber oder beim Arbeitsamt.
Ausstellung auf Verlangen
Außerhalb der monatlichen Abrechnung besteht kein genereller Anspruch auf eine gesonderte Verdienstbescheinigung. Allerdings sind Unternehmen bei berechtigtem Interesse verpflichtet, auf Verlangen eine solche Bescheinigung auszustellen, etwa bei Anträgen auf Sozialleistungen. In manchen Bundesländern sind Formulare wie die „Entgeltbescheinigung zur Vorlage bei der Agentur für Arbeit“ (gemäß § 313 SGB III) gebräuchlich.
Abgrenzung zur Entgeltbescheinigung
Für bestimmte sozialrechtliche Zwecke – insbesondere für die Berechnung von Kranken- und Mutterschaftsgeld – reicht eine allgemeine Verdienstbescheinigung nicht aus. In diesen Fällen ist eine standardisierte Entgeltbescheinigung nach § 108 SGB IV gemäß den Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) erforderlich.
Diese spezielle Entgeltbescheinigung wird auf Anforderung der Krankenkasse erstellt und enthält alle zur Berechnung des Kranken- oder Mutterschaftsgeldes notwendigen Informationen – z. B. beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, Einmalzahlungen, steuerliche Angaben und relevante Zeiträume. Sie ist im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs mit den Krankenkassen verpflichtend.
Unterschiede auf einen Blick
| Verdienstbescheinigung | Entgeltbescheinigung (für Krankengeld/Mutterschaftsgeld) | |
|---|---|---|
| Zweck | Allgemeiner Einkommensnachweis | Berechnung von Kranken-/Mutterschaftsgeld |
| Form | Nicht standardisiert | Standardisiert gemäß EBV |
| Inhalt | Brutto-/Nettoverdienst, Abzüge | Spezifische Angaben für die Sozialversicherung |
| Erstellung auf Anforderung durch | Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin | Krankenkasse |
| Rechtsgrundlage | Keine spezielle | § 108 SGB IV, Entgeltbescheinigungsverordnung |
Die Verdienstbescheinigung ist ein formloser Einkommensnachweis, während die Entgeltbescheinigung ein rechtlich vorgeschriebenes, standardisiertes Dokument für bestimmte Sozialleistungen darstellt. Für die Berechnung von Kranken- oder Mutterschaftsgeld ist ausschließlich Letztere zulässig.