To-Do-Listen: Tipps für mehr Produktivität

Was ist eine To-Do-Liste?

Sie begleiten uns unser ganzes Leben: To-Do-Listen. Sie kleben am Kühlschrank, stecken in der Handtasche, füllen den Schreibtisch oder werden im Handy abgespeichert. Auf kleinen Zettelchen, Post-its, in Postergröße oder digital. Sie werden den Kindern als Sportbeutel-Erinnerung an die Haustür geklebt oder dem Partner bzw. der Partnerin auf's Handy geschickt, damit sie auch wissen, was im Supermarkt zu besorgen ist.

Wie schreibt man eine To-Do-Liste richtig?

To-Do-Listen sind ein wunderbares Werkzeug, um den Überblick zu behalten und nicht im Chaos zu versinken. Bevor man etwas aus dem Gedächtnis verliert, schreibt man es einfach auf einen Zettel oder in die App auf dem Handy. So hat man das Gefühl, nichts zu vergessen, die Aufgaben sind immer im Blick. 

Man baut Stress ab und gibt die Verantwortung an das Papier oder die App ab. Dieser Effekt ist wissenschaftlich belegt: Forscher der Florida State University fanden in einer Studie heraus, dass Menschen, die To-Do-Listen schreiben, fokussierter arbeiten und weniger Angst vor großen Aufgaben haben.

Außerdem schläft man besser: In einer anderen Studie fand ein Team um den Forscher Michael Scullin von der Baylor Universität in Waco (Texas) heraus, dass Testpersonen nachts schneller und entspannter einschliefen, wenn sie am Abend eine To-Do-Liste geschrieben hatten.

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In der Tat befriedigt das Aufschreiben ungemein: Ein großer Berg an Aufgaben wird praktisch in kleine Blöcke zerteilt, plötzlich erscheint er nicht mehr ganz so unüberwindbarer. Auch das Abhaken, nachdem man einen Punkt auf der Liste erledigt hat, verschafft Befriedigung – ebenso wie das Zerknüllen des Zettels, den man dann treffsicher in den Mülleimer werfen kann.

1. Verwenden Sie für die To-Do-Liste nur ein System

Loses Papier, ein Büchlein, Post-its und dann auch noch eine App? Wenn man To-Do-Listen schreibt, sollte man sich für ein System und ein Format entscheiden. Sonst verliert man schnell den Überblick, wo man etwas notiert hat.

2. Entscheiden Sie sich für Papier oder Digital?

• Papier
  Wählt man ganz klassisch Papier sollte dieses nicht zu überdimensioniert, aber auch nicht zu klein sein. Post-its sind wunderbar, weil man sie nach getaner Arbeit abreißen kann. Farbiges Papier hebt noch einmal die Wichtigkeit der Aufgaben hervor.  
• Handy-App
  Heute fühlen sich viele Menschen mit einer App wohler, weil man diese immer auf dem Handy dabei hat und schnell etwas hineinschreiben kann, wenn es einem unterwegs einfällt. Führt man die Liste digital, sollte man die jeweilige App gut auswählen. Sie muss einfach zu bedienen sein und der Stil sollte einem gefallen – sonst wird man sie nicht oft öffnen.
• Computer
  Für den Computer gibt es ebenfalls Tools, mit denen man virtuelle To-Do-Listen erstellen kann: Bei einigen beschreibt man kleine Karteikarten mit Aufgaben, die man dann nach Belieben in verschiedene Projekte schieben kann. Hat man sie erledigt, löscht man sie einfach. Familienmitgliedern oder Arbeitskollegen kann man Zugang gewähren.

3. Halten Sie die To-Do-Liste so klein wie möglich

Eine To-Do-Liste ist kein Plan für's Leben oder eine Auflistung aller Aufgaben des nächsten Jahres – ganz nach dem Motto: Alles aufschreiben, was einem gerade einfällt. Denn so verliert man schnell den Überblick oder ist von der Masse an unerledigten Aufgaben ganz erschlagen. Die Liste sollte kurz und knapp sein.

4. Sortieren Sie die To-Do-Listen nach Themen

Für jeden Lebensbereich sollte man eine eigene Liste eröffnen: Arbeit, persönliche Ziele, Einkäufe, Erledigungen, Packliste für den Urlaub. Auf keinen Fall private und berufliche Dinge vermischen.

5. Setzen Sie Prioritäten

Es empfiehlt sich, mehrere Listen zu schreiben, die nach Dringlichkeit gestaffelt sind:

• Die Jetzt-Liste: Dinge, die noch heute erledigt werden müssen. Im Idealfall sollten hier nicht mehr als drei To-Dos stehen.
• Die Bald-Liste: Aufgaben, die noch ein wenig Zeit haben, aber demnächst fällig sind.
• Die Hat-noch-Zeit-Liste: Auf diese Liste kommen Dinge, die wichtig sind, die aber nicht in der nächsten Woche erledigt werden müssen – einfach alles, was einem so im Kopf herumschwirrt. So werden auch langfristige Aufgaben nicht vergessen.

6. Auf der To-Do-Liste kommt das Wichtigste zuerst

Auf jeder einzelnen Liste sollten die unaufschiebbaren Dinge ganz oben aufgeschrieben werden. Man kann auch Ziffern für die Dringlichkeit vergeben.

7. Beschreiben Sie das To-Do so exakt wie möglich

Statt „Projekt beenden“ sollte man detaillierter werden, z. B. Rechnungen auszahlen, letzte Änderungen vornehmen usw. Man verliert nicht den Überblick und all diese Details sind wiederum Unterpunkte, die man dann abhaken kann.

8. Halten Sie die To-Do-Listen durch überprüfen oder streichen aktuell

Nachdem die Liste fertig ist und die ersten Dinge erledigt sind, sollte man immer wieder den Stand überprüfen: Was ist vielleicht nicht mehr wichtig oder was ist hingegen wichtiger geworden? Sind neue Dinge hinzugekommen? Muss man Projekte noch einmal aufsplitten? Und zum Schluss kommt dann das Schönste von allem: Streichen und zerknüllen.

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