Informationen für Ärzte und Ärztinnen zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Die Medikationsliste fasst alle Arzneimittel-Verschreibungen einer Patientin oder eines Patienten zusammen. Sie basiert auf den E-Rezeptdaten. Per E-Rezept verordnete und in der Apotheke tatsächlich abgegebene Medikamente werden sofort und automatisch in die Medikationsliste der ePA übertragen. Ab der Anlage der ePA wird sie nach und nach befüllt. Somit erhalten Sie einen Überblick über die aktuelle Therapie einer Patientin oder eines Patienten und können bei der Verschreibung neuer Medikamente, mögliche Wechselwirkungen besser ausschließen.

OTC-Präparate erscheinen in der Liste nur, wenn sie auch per E-Rezept verschrieben wurden. Betäubungsmittel fließen noch nicht in die Medikationsliste, denn sie werden vorerst weiterhin auf dem Papier verordnet.

Die Medikationsliste ist nicht mit dem Medikationsplan zu verwechseln.

Über Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS), sofern Ihre Patientin bzw. Ihr Patient die eigene Akte für Ihre Einrichtung freigeben hat, entweder beim Stecken der Gesundheitskarte oder über die ePA-App. Die Medikationsliste steht als PDF-Datei zur Verfügung.

Patientinnen und Patienten haben die Möglichkeit der Übertragung der E-Rezeptdaten zu widersprechen oder ihre Medikationsliste für Leistungserbringende auszublenden. Diese Einstellungen können aber jederzeit über die ePA-App oder bei der Ombudstelle der Krankenkasse geändert werden. Medikamente innerhalb der Liste einzeln auszublenden, ist jedoch für Patientinnen und Patienten nicht möglich.

Mit der Behandlungshistorie bietet die Barmer ihren Versicherten als erste deutsche Krankenkasse einen digitalen Überblick zu den letzten Verschreibungen und Behandlungen. Patientinnen und Patienten können ihre Behandlungshistorie für Sie als Leistungserbringer/in freischalten – mit nur wenigen Klicks. So sehen Sie über Ihr eigenes Praxisverwaltungssystem, welche Vorerkrankungen bestehen oder welche Medikamente verordnet worden sind.

Die Behandlungshistorie bietet Ihnen als Ärztin bzw. Arzt folgende Vorteile:

• Einen besseren Überblick bei neuen Patientinnen und Patienten
• Eine zusätzliche Informationsquelle, um sich für die optimale Behandlung zu entscheiden
• Mehr Sicherheit, um bei der Verschreibung neuer Medikamente Wechselwirkungen auszuschließen

Die Behandlungshistorie ist in Form einer PDF-Datei verfügbar und beruht auf den Abrechnungsdaten, die bei der Barmer gespeichert sind. Sie bietet Ihnen folgenden Überblick:

• Verordnete Medikamente samt Wirkstoff, Stärke und Verordnungsdauer
• Verordnete Heil- und Hilfsmittel
• Erstellte Diagnosen
• Durchgeführte Prozeduren
• Krankenhausaufenthalte samt Grund, Dauer und Ort
• Namen der behandelnden Ärztinnen und Ärzte

Die Daten für die Behandlungshistorie werden alle sechs Wochen automatisch aktualisiert, sofern neue vorliegen. Da erbrachte Leistungen mit zeitlicher Verzögerung abgerechnet werden, werden die Daten in der Behandlungshistorie eventuell zeitversetzt angezeigt. Es kann also vorkommen, dass Daten von Behandlungen fehlen, die vor kurzem stattgefunden haben.

Sofern Informationen vorliegen, reicht die Behandlungshistorie bis zu drei Jahre zurück.

Beispiel ansehen

Über Ihr Praxisverwaltungssystem. Dieses ist mit der Telematik-Infrastruktur verbunden. Über diese Schnittstelle können Sie die ePA-Daten Ihrer Patientinnen und Patienten einsehen. Voraussetzung ist, dass diese im Vorfeld ihre ePA, die Barmer eCare anlegen, die Behandlungshistorie aktivieren und Ihrer Praxis einen Zugriff erteilen.

Alle notwendigen Informationen für Ihre Patientinnen und Patienten finden Sie hier: Ihre Behandlungshistorie auf einen Blick

Nutzt Ihre Arztpraxis bzw. Ihr Krankenhaus noch keine elektronische Patientenakte? Dann können Ihre Patientinnen und Patienten die Behandlungshistorie für Sie ausdrucken oder Ihnen als PDF-Datei zusenden.

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte ist eine digitale Plattform für die Dokumentation und den Austausch von Gesundheitsdaten. Sie wird allen Versicherten von den gesetzlichen Krankenkassen zur Verfügung gestellt, es sei denn sie widersprechen. Berechtigte Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Apotheken, Krankenhäusern sowie Therapeutinnen und Therapeuten haben Zugriff und können in der Akte sowohl Dokumente speichern als auch einsehen. Dadurch sollen Leistungserbringende leichter einen umfassenden Überblick über die Krankengeschichte gewinnen, ohne Dokumente anfordern zu müssen.

Ab wann haben die Patientinnen und Patienten ihre elektronische Patientenakte?

Die Anlage der Akten übernehmen die Krankenkassen für alle gesetzlich Versicherten, die nicht widersprochen haben. Diese startet ab dem 15. Januar 2025. Da die Zurverfügungstellung von mehreren Millionen von Akten Zeit in Anspruch nimmt, erfolgt die Anlage schrittweise. Sie wird ca. Ende Februar 2025 abgeschlossen sein.

Ob ihre Akte schon verfügbar ist, erfahren die Patientinnen und Patienten bei ihrer Krankenkasse.

Versicherten finden auf dem Themenportal der Barmer die wichtigsten Informationen zur ePA für alle.

Ab wann kann ich als Leistungserbringer mit der elektronischen Patientenakte arbeiten?

Die Ausstattung der Praxen und Krankenhäuser mit den neuen ePA-Funktionen startet ab dem 15. Januar 2025 zuerst in vier Gebieten: Franken (Bayern), Hamburg, KV Westfalen-Lippe und KV Nordrhein. Die Ärztinnen und Ärzte in anderen Regionen bekommen die neuen Funktionen erst nach Abschluss der Testphase. Dies bedeutet, dass sie die ePA zunächst noch nicht einsehen und befüllen können.

Welche Leistungserbringer bzw. medizinischen Einrichtungen dürfen auf die elektronische Patientenakte zugreifen?

• Arztpraxen
• Zahnarztpraxen
• Psychotherapiepraxen
• Pflegeheime und Pflegefachkräfte
• Hebammen
• Heilmittelpraxen
• Apotheken
• Einrichtungen des Öffentlichen Gesundheitsdienstes
• Betriebsärztinnen und -ärzte
• Rettungskräfte

Gibt es Unterschiede zwischen den elektronischen Patientenakten der Krankenkassen?

Für die elektronische Patientenakte gibt es zentrale Vorgaben, die von der gematik festgelegt werden. Dementsprechend haben die elektronischen Patientenakten aller gesetzlichen Krankenkassen dieselben Grundfunktionen und basieren auf denselben Sicherheitsstandards.

Die ePA-Apps können jedoch je nach Krankenkasse etwas unterschiedlich aussehen und ergänzende Zusatzfunktionen beinhalten.

Wie erhalte ich Zugang zur elektronischen Patientenakte meiner Patientin bzw. meines Patienten?

Mit dem Stecken der Gesundheitskarte geben die Patientinnen und Patienten Ihre Akte für Ihre Einrichtung frei. Über die ePA-App haben sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Berechtigungen anzupassen. Patientinnen und Patienten können einen Zugang verkürzen oder verlängern, sowie ihre Akte für eine Einrichtung von zu Hause freigeben oder komplett sperren.

Die freigegebenen Dokumente können Sie schließlich über Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS) einsehen – unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse Ihre Patientin oder Ihr Patient versichert ist. Auf diesem Weg können Sie auch weitere Dokumente einstellen. Apotheken haben über das Apothekenverwaltungssystem (AVS) Zugang zu den Dokumenten.

Wie lange habe ich Zugang zur elektronischen Patientenakte meiner Patientin bzw. meines Patienten?

Mit dem Stecken ihrer Gesundheitskarte vor Ort gewähren Patientinnen und Patienten Ihrer Einrichtung den vollständigen Zugriff. Die Standard-Zugriffsdauer unterscheidet sich je nach Typ.

Die Berechtigung gilt dann für die gesamte medizinische Einrichtung. Sie ist nicht auf einzelne Personen begrenzt.

Über die ePA-App ihrer Krankenkasse können Patientinnen und Patienten Berechtigungen auch vergeben sowie verlängern, verkürzen oder wieder entziehen.

Wie sind die Zugriffsrechte für Einrichtungen grundsätzlich geregelt?

Grundsätzlich haben Einrichtungen Zugriff auf alle Daten in der elektronischen Patientenakte, sofern die Patientinnen und Patienten sie über die ePA-App oder mit ihrer Gesundheitskarte berechtigt haben.

Eine Sperre ist in bestimmten Fällen automatisch hinterlegt und kann nicht umgegangen werden:

• Das Zahn-Bonusheft ist unsichtbar für Apotheken, Hebammen, Heilmittelpraxen und Rettungskräfte
• Der Impfpass ist unsichtbar für Heilmittelpraxen
• Elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen, Organ- und Gewebespende-Erklärungen, Daten zur Heilbehandlung und Rehabilitation sowie Abschriften der Behandlungsdokumentation sind unsichtbar für Apotheken, Pflege, Hebammen, Heilmittelpraxen sowie Rettungskräfte

Darüber hinaus haben Patientinnen und Patienten die Möglichkeit, nach ihrem Wunsch über die ePA-App Dokumente auszublenden, die Zugriffsdauer einer Einrichtung zu ändern oder den Zugriff für eine Einrichtung zu sperren.

Kann eine Patientin oder ein Patient mir den Zugang zur elektronischen Patientenakte verweigern?

Ja. Patientinnen und Patienten können für einzelne medizinische Einrichtungen ihrer Wahl ihre Akte komplett sperren. Dies tun sie entweder über die ePA-App oder lassen die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse die Sperre einrichten. Eine solche Sperre kann jederzeit eingetragen oder aufgehoben werden.

Können Patientinnen und Patienten Dokumente ausblenden?

Ja. Über die ePA-App können Patientinnen und Patienten einzelne Dokumente ausblenden. Dafür kennzeichnen Sie diese als privat. Dann sind sie für sie alleine sichtbar. Keine Einrichtung hat Zugriff darauf.

Ferner lassen sich auch Dokumenten-Kategorien ausblenden. Somit stellen Patientinnen und Patienten sicher, dass ganze Gruppe von Unterlagen unsichtbar bleiben.

Patientinnen und Patienten können übrigens über ihre ePA-App Dokumente aus ihrer Akte löschen: sowohl diejenigen, die sie selbst hochgeladen haben als auch diejenigen, die von Leistungserbringenden eingestellt wurden.

Kann ich Dokumente aus der elektronischen Patientenakte meiner Patientinnen und Patienten löschen?

Ja. Arztpraxen mit gültigen Zugriffsrechten können Dokumente aus den elektronischen Patientenakten ihrer Patientinnen und Patienten löschen, zum Beispiel, um veraltete Dokumente durch eine neue Version zu ersetzen.

Kann ich eine elektronische Patientenakte für meine Patientinnen und Patienten anlegen?

Nein. Nur die Krankenkassen dürfen eine elektronische Patientenakte für ihre Versicherten anlegen. Sie können ihre Patientinnen und Patienten jedoch unterstützen, indem Sie behandlungsrelevante Gesundheitsdokumente in den elektronischen Patientenakten ablegen und aktualisieren.

Welche Daten werden automatisch in die elektronische Patientenakte übertragen?

E-Rezeptdaten werden zur Erstellung einer persönlichen Medikationsliste sofort und automatisch in die elektronische Patientenakte übertragen. Darin sind alle Informationen sowohl über die verschriebenen als auch über die dispensierten Medikamente verfügbar. Die persönliche Medikationsliste gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Therapie und hilft bei der Verschreibung von neuen Medikamenten, mögliche Wechselwirkungen ausschließen.

Die Krankenkassen erstellen außerdem einmal im Quartal einen Überblick über alle Leistungen, die Patientinnen und Patienten von Arztpraxen oder Krankenhäusern erhalten haben. 

Hinweis: Bei der Anlage ist die elektronische Patientenakte erst einmal leer. Es erfolgt keine automatische Übertragung von medizinischen Daten und Dokumenten aus der Vergangenheit. 

Welche Gesundheitsdokumente muss ich in die elektronische Patientenakte meiner Patientinnen und Patienten einstellen?

Damit die elektronische Patientenakte die Planung, die Kontrolle und die Dokumentation gesundheitsbezogener Maßnahmen transparenter und einfacher machen kann, sollten alle dafür relevanten Dokumente auch dort gespeichert sein.

Sofern Sie berechtigt sind, sind Sie dazu verpflichtet, die Daten Ihrer Patientinnen und Patienten einzustellen bzw. zu aktualisieren. Das betrifft insbesondere:

• Daten zu Laborbefunden
• Befundberichte aus bildgebender Diagnostik
• Befunde aus invasiven und nicht-invasiven, chirurgischen oder konservativen Maßnahmen
• Elektronische Arztbriefe bzw. elektronische Entlassbriefe von Krankenhäusern

Dabei muss es sich allerdings um Informationen handeln, die im Rahmen der aktuellen Behandlung erhoben werden und in digitaler Form verfügbar sind.

Über ihre ePA-App haben Patientinnen und Patienten übrigens auch die Möglichkeit, vorhandene medizinische Dokumente selbst in ihre Akte hochzuladen.  

Wird die Pflege der elektronischen Patientenakte vergütet?

Ja. Für das erste Befüllen der Akte erhalten Ärztinnen und Ärzte einmalig 10 Euro. Krankenhäuser haben zudem einen Anspruch auf einen Zuschlag in Höhe von 5 Euro für den Eintrag von Daten, die im Rahmen der Krankenhausbehandlung entstanden sind. Patientinnen und Patienten haben einen Anspruch darauf, dass Ärztinnen und Ärzte ihre Akte befüllen.

Können Krankenkassen die elektronische Patientenakte auslesen?

Nein. Krankenkassen sowie technische Betreiber der elektronischen Patientenakten können die Daten in den Akten nicht einsehen.

Wie können Ihre Patientinnen und Patienten auf die elektronische Patientenakte zugreifen?

Über die ePA-App ihrer Krankenkasse. Aus Sicherheitsgründen ist es notwendig, dass Ihre Patientinnen und Patienten sich zuerst identifizieren.

Alle Informationen zur eCare, der ePA-App der Barmer zum Registrierungsverfahren finden Sie auf unserer Infoseite.

Mit der ePA-App können:

• Ihre Gesundheitsdokumente lesen, einstellen, ausblenden und löschen
• Die Berechtigungen ihrer medizinischen Einrichtungen wie z.B. Arztpraxen verkürzen, verlängern oder entziehen. Sie können eine Einrichtung auch komplett sperren
• Vertraute Menschen als Vertretungen für die ePA benennen
• In den Aktivitätsprotokollen nachsehen, wer wann auf ihre Akte zugegriffen hat 
• Die Übertragung von E-Rezeptdaten zur Erstellung der Medikationsliste und von Abrechnungsdaten ablehnen bzw. freischalten
• Zusatzfunktionen der eigenen Kasse nutzen

Mit welchen Geräten können Patientinnen und Patienten die elektronische Patientenakte nutzen?

Patientinnen und Patienten können die ePA-App auf ihrem Smartphone oder Tablet mit Android oder iOS installieren.

Können Patientinnen und Patienten eine Vertretung für ihre Patientenakte einrichten?

Ja. Patientinnen und Patienten können Vertretungen (z.B. Vertrauenspersonen oder Angehörige) hinterlegen, die auf ihre Akte zugreifen und ebenfalls Dokumente einsehen und speichern sowie Berechtigungen verwalten dürfen.

Können auch Patientinnen und Patienten ohne Smartphone oder Tablet von der elektronischen Patientenakte profitieren?

Ja. Für die Nutzung der ePA ist die ePA-App nicht notwendig. So können auch wenig digital affine Menschen von der ePA profitieren. Sofern die Akte mit dem Stecken der Gesundheitskarte freigeben ist, können Sie relevante Daten für Ihre Patientinnen und Patienten in der Akte speichern und lesen.

Ohne App haben Patientinnen und Patienten keine Möglichkeit, auf ihre Akte zuzugreifen und darin ihre Dokumente zu lesen. Sie können allerdings eine Person ihres Vertrauens als Vertretung benennen, die ihre Patientenakte mit der ePA-App der eigenen Kasse verwaltet. Dafür müssen beide Personen nicht bei derselben Kasse versichert sein.

Wenn Patientinnen und Patienten keine Vertretung haben, können sie sich an die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden. Diese setzt für die Versicherten Rechte und Ansprüche in der Akte technisch um. Auf ihren Wunsch muss sie folgendes erledigen:

• den Zugriff einer medizinischen Einrichtung auf die Akte komplett sperren
• die Protokolldaten der Akte zur Verfügung stellen
• die Übertragung der E-Rezeptdaten zur Erstellung der Medikationsliste und die Übertragung der Abrechnungsdaten sperren

Diese Funktionen kann die Ombudsstelle jederzeit wieder aktivieren. 

Sie hat allerdings keinen Zugriff auf die Akten-Inhalte und kann keine Dokumente für ihre Versicherten ausblenden.

Die Ombudsstelle der Barmer für die ePA ist für die Versicherten über unsere Service-Hotline oder vor Ort in einer unserer Geschäftsstellen erreichbar.

Benötigen Patientinnen und Patienten eine PIN, um die elektronische Patientenakte mit der Gesundheitskarte freizugeben?

Nein. Um die Akte freizugeben, brauchen Ihre Patientinnen und Patienten lediglich die Gesundheitskarte einzustecken.

Eine PIN zur elektronischen Gesundheitskarte benötigen Patientinnen und Patienten nur in diesen Fällen:

• wenn sie bei der Einrichtung der ePA-App ihre Identität mit ihrer Gesundheitskarte bestätigen möchten
• wenn sie sich in ihrer ePA-App mit ihrer Gesundheitskarte einloggen möchten
• wenn sie für eine Vertretung den Zugriff auf ihre Akte mit ihrer Gesundheitskarte freischalten möchten

Eine Patientin bzw. ein Patient benötigt eine PIN zur elektronischen Gesundheitskarte. Wo kann diese angefordert werden?

Krankenkassen dürfen PINs zu elektronischen Gesundheitskarten nur nach vorheriger Identitätsprüfung ausgeben. Diese kann für Barmer-Versicherte digital per Online-Personalausweis und zugehöriger PIN oder vor Ort in einer Geschäftsstelle erfolgen. Dazu kommen sie mit ihrer Gesundheitskarte sowie einem gültigen Personalausweis oder Reisepass. Mehr Informationen zur PIN-Ausgabe finden Versicherte der Barmer auf unserer Infoseite zur PIN für die elektronische Gesundheitskarte.

Je nach Krankenkasse ist der Identitätsprüfungs-Prozess unterschiedlich. Am besten informieren Sie sich und Ihre Patienten und Patientinnen direkt bei der betroffenen Kasse.

Was ist, wenn Patientinnen und Patienten ihre komplette elektronische Patientenakte löschen lassen möchten?

Patientinnen und Patienten können ihre elektronische Patientenakte jederzeit über ihre ePA-App oder direkt bei ihrer Krankenkasse kündigen. Die Patientenakte wird dann nach einer Kündigungsfrist komplett gelöscht.

Kann ich die eCare-App testen?

Ja, alle Hauptfunktionen der eCare-App können Sie im Demo-Modus entdecken – ohne Registrierung. Laden Sie die eCare-App und starten Sie den Demo-Modus auf der Login-Seite.

Hier erfahren Sie alles Wichtige zur Barmer eCare.

Welche zusätzlichen Services bietet die Barmer in ihrer elektronischen Patientenakte an?

Die Barmer eCare ist mehr als ein digitaler Ordner. Sie bietet weitere Funktionen, um Patientinnen und Patienten beim Management ihrer Gesundheit zu unterstützen:

• Impfstatus: Darin verzeichnen Patientinnen und Patienten ihre Impfungen selbst. Sie können jederzeit einsehen, wann die nächsten anstehen und welche ihnen gemäß STIKO und Barmer-Satzungsimpfungen empfohlen werden.
• Laborwerte: Mit dieser Funktion tragen die Patientinnen und Patienten ihre Laborwerte ein und verfolgen derer Entwicklung. Über das Glossar erfahren sie, was die Werte bedeuten.
• Medikamente: Per E-Rezept verschriebene Medikamente tauchen sofort und automatisch in der Medikationsliste auf. Patientinnen und Patienten können außerdem selbst gekaufte Medikamente hinzufügen und sich an die Einnahme erinnern lassen.
• E-Rezepte: Versicherte empfangen Medikamenten-Verschreibungen über die App. Von Zuhause lösen sie diese in einer Apotheke online oder in ihrer Nähe ein. Die Medikamente werden entweder geliefert oder stehen zur Abholung bereit. 
• Behandlungshistorie: Die Behandlungshistorie bietet einen Überblick über alle verordneten Medikamente samt Wirkstoff, Stärke und Verordnungsdauer, sowie über Heil- und Hilfsmittel. Sie fasst außerdem die erstellten Diagnosen, Krankenhausaufenthalte und durchgeführte Prozeduren zusammen. Sofern die Informationen verfügbar sind, geht der Überblick bis zu drei Jahre zurück. Somit haben Sie als Ärztin bzw. Arzt eine wichtige Informationsquelle, um die Behandlung optimal zu gestalten.
• Schwangerschafts-Begleiter: Diese Zusatzfunktion unterstützt Schwangere mit hilfreichen Informationen und Checklisten. Zusätzlich erklärt ein Glossar die wichtigsten Begriffe aus dem Mutterpass.
• Mentales Wohlbefinden: Auf einer Selbsteinschätzung finden Versicherte individualisierte Empfehlungen für Präventionsangebote, die Körper und Seele helfen, wieder in die Balance zu kommen. Ob besser schlafen, entspannter leben oder aktiver sein, erhalten die Versicherten zahlreiche Möglichkeiten, um ihr Wohlbefinden zu stärken.

Wie kann ich Fragen zur Barmer eCare stellen?

Viele Antworten auf Fragen zur eCare finden Sie in unserem eCare-FAQ. Gerne können Sie sich auch direkt an uns wenden. Alle Möglichkeiten zur Kontaktaufnahmen finden Sie auf unserer Kontaktübersicht.

Wie sicher sind die Daten in der elektronischen Patientenakte? 

Die elektronischen Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Ihre Inhalte sind nicht auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert, sondern liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

Nur die Versicherten selbst und die von ihnen berechtigten Leistungserbringer dürfen die elektronischen Patientenakte öffnen, und die enthaltenen Dokumente einsehen.

Die gematik testet alle ePA-Aktensysteme vor deren Zulassung, damit Gesundheitsdaten darin sicher gespeichert und verwaltet werden können.

Die Datensicherheit von Barmer eCare entspricht den extrem hohen Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und der gematik.